「日程調整にいつも時間がかかる」
「複数人の予定を調整するのが大変」
予定のすり合わせって、いつの時代も大変ですよね。
電話やメール等、複数のツールで各メンバーに予定を聞いてまわって、予定をまとめて、調整して、また連絡する。
考えただけでも大変です。
この記事では、煩わしい日程調整の時間を短縮する「スケコン」というスケジュール調整ツールをご紹介します。
最後までお読み頂ければ、日程調整をはるかにスピードアップすることができるでしょう。
ツールなしでは日程調整に時間がかかってしまう
これまでの日程調整は、とかく時間がかかってしまうものでした。
たくさんの人と連絡を取ったり、メールやチャット、カレンダーなど複数のツールを行き来したり。
しかし、日程調整に時間をかけることは、色々な不利益を生んでしまいます。
ビジネスチャンスを逃してしまう
昨今のビジネスシーンはスピードが命。
時代の変化の潮流に乗り遅れることは、ビジネスにおける敗北を意味します。
例えばあなたが新商品の企画担当であり、良い試作品が完成したとします。
本当はすぐにでも、上司を捕まえてプレゼンをしたいところですよね。
そのためにはまず、部署のメンバーにメールを送り、企画会議の日程調整を開始しなければいけません。
しかし、メンバーそれぞれ忙しく、レスポンスを待っているだけで時間が過ぎていく..ということもあるかと思います。
そして、気づいたころにはライバル会社が新商品を発表していた...という最悪の事態も考えられるでしょう。
このように、少しでも日程調整に時間がかかってしまうだけで、掴めたはずのチャンスを逃がしてしまう、なんてこともあるのです。
時間が無駄になってしまう
日程調整はいつだって面倒なものでした。
それぞれのメンバーから「どこどこなら空いている」「この日は無理だ」そうした連絡をひとまとめにし調整するだけで、結構な時間がかかります。
文面や口頭で送られてくる「個々の予定」という情報は、とても複雑ですよね。
ひとつのスケジュールとしてまとめて「見える化」する作業は、それだけでひとつの書類を作るようなものです。
きっと、日程調整に使った時間で、見積書や企画書が1枚書けたことでしょう。
遊びの予定でさえスムーズに進まない.
日程調整に時間がかかることは、プライベートでも悪影響を及ぼします。
例えば学生時代の仲間と「久々に会おう！」と、チャットグループが盛り上がったとします。
しかし日取りを決める段になって、弾んでいた会話が急にしぼんでいった、という経験、あなたにもないでしょうか。
日程を決めるにあたり、まずは自分の予定を確認しますよね。
その時点で面倒を感じてしまう「マイペース人間」はチャットグループから脱落し始めてしまいます。
いくらリーダー格が予定を聞いても、レスポンスがまばらになってしまうこともあるでしょう。
日程調整は、時間がかかればかかるほど、スムーズに進まなくなります。
そして行き着く先は「予定のお流れ」となってしまうのが、日程調整の典型的な失敗例です。
調整ツール「スケコン」で日程調整を時間短縮できる理由
これまで、日程調整に時間がかかることの弊害を説明してきました。
なんとか時短の術はないのか… そんな時に役立つツールがこの「スケコン」です。
ここからは、スケコンが優秀なツールである理由をご紹介します。
全員の空き時間が一度に把握できる
スケコンなら、Googleカレンダーでログインしたメンバーの予定をAIが解析し、全員の空き時間を自動で教えてくれます。
任意のメンバーを選択し、空き時間を調べることも可能。
割り出された空き時間は、「日程候補」として、メンバーにメールやSNSですぐに共有可能です。
※AIが割り出すのは空き時間のみで、メンバーの予定が丸見えになることはないのでご安心ください。
「直感的」「視覚的」に予定が把握できる
スケコンなら「見やすい画面で」「少ない操作で」日程調整ができます。
予定を作成するときも、表示される選択肢を選んでいけば、サクッと作成できるツールなのです。
メンバーに共有するときも、画面に出てくるメンバーを選んでいき、タップひとつで予定を送信可能。
また、決定した予定は、メンバー各々のGoogleカレンダーに自動で表示。
Googleカレンダーを使用していない人にも、スケコンからメッセージを送ることができます。
他ツールの行き来なく、スケコンひとつで日程調整できる
スケコンは「ひとつのツールで」日程調整を完結させることができます。
一目でメンバーの予定が分かるため、色々なアプリやメール、チャット等の複数ツールを行き来することなく、スケコンひとつで日程の調整ができるのです。
Googleカレンダーを使っていない人にも、スケコンからのメッセージで、予定を聞くことができます。
スケコンを使って機会損失を減らそう
今回ご紹介したことをおさらいします。
日程調整に時間がかかることの弊害は以下の3つです。
- ビジネスチャンスを逃す
- 時間が無駄になってしまう
- 遊びの予定でさえスムーズに進まない
スケコンで日程調整の時短ができる理由は、下記の通り。
- 全員の空き時間が一度に把握できる
- 「直感的」「視覚的」に予定が把握できる
- 他ツールを使わず、スケコンひとつで日程調整できる
これからは、あらゆる分野でより一層のスピード感が求められる時代。
みさなんも、スケコンというツールを駆使すれば、生活の質、人生の質を高めることができるかもしれません。
