リモートワークの普及によって対面でのコミュニケーションが減り、スケジュール管理の重要性が増しています。
スケジュール管理を効率的にする方法の1つが、GoogleカレンダーとTo Doリストの共有です。
パソコンやスマートフォン、タブレットともすぐに同期でき、ビジネスの進捗や会議などの調整、プライベートの予定の管理が捗るでしょう。
この記事では、GoogleカレンダーやTo Doリストの強みや、共有方法について解説しています。
Googleカレンダーの5つのメリット
Googleカレンダーは、Googleが2007年から提供を開始しているアプリケーションです。
「Gmail」や「Googleドキュメント」などのアカウントからアクセスできます。
Googleカレンダーのメリットは、以下の5つです。
#さまざまなアクセス方法
Googleカレンダーはさまざまなアクセス方法があります。
Google以外のブラウザやスマートフォン用のアプリケーションからもアクセスでき、スケジュールの追加や変更はすぐに同期されます。
オフィスや出先、自宅など、場所を選ばずスケジュールの管理ができるでしょう。
#複数人での共有
仕事仲間やクライアント、家族など、さまざまな人とカレンダーを共有できます。
複数のカレンダーを設定できるので、ビジネスとプライベートを分けて管理しやすくなっています。
また、共有する際には、共有する人の権限の設定が可能です。
権限は4つあり、「予定日時の表示」「予定の詳細」「予定の変更権限あり」「予定変更および共有レベルの管理」となっています。
スケジュールを共有することにより、チームで進めるプロジェクトの進捗状況を把握しやすくなったり、クライアントとの打ち合わせの調整がスムーズになったりするメリットがあるでしょう。
ToDoリストとの共有
Googleカレンダーには、ToDoリストを作成する機能があります。
リスト化することでスケジュールを管理しやすくなるうえ、ToDoリストはカレンダーに反映されるので効率的です。
基本的な機能は無料
ストレージの増設やサポートを必要としないのであれば、基本な機能は無料で使えます。
カスタマイズ
Googleカレンダーは月や週、3日、1日ごとなど、管理しやすいようにカレンダーの表示をカスタマイズできます。
Googleカレンダーと ToDoリストの共有方法
Googleカレンダーと ToDoリストを共有する方法は、以下の3ステップです。
Googleカレンダーにログイン
GmailなどのアカウントからGoogleカレンダーにログインします。
ブラウザとスマートフォンのアプリケーションは同じアカウントからログインし、同期させておきましょう。
ToDoリストを設定
Googleカレンダーの右側にあるリストアイコンをクリックします。
「マイタスク」が表示されるのでクリックし、「新しいリストを作成」を選択します。
ダイアログボックスが表示されたら、管理者の名前を入力して「完了」をクリックしましょう。
「タスクを追加」を選び、タスクを入力します。
タスクを2つ以上入力する場合は、もう一度「タスクを追加」をクリックするか、「Enter」キーを押して追加の欄を表示させましょう。
追加されたタスクの右の「詳細を編集」から、日時やサブタスクを入力すればToDoリストの設定は完了です。
GoogleカレンダーとToDoリストを共有
Googleカレンダーの左下に表示されている「マイカレンダー」にある「ToDoリスト」にチェックボックスを入れます。
ToDoリストに入力した内容がカレンダーに反映され、他のデバイスからアクセスするGoogleカレンダーにも共有されます。
Googleカレンダーを共有する方法
Googleカレンダーを誰かと共有する方法は以下のとおりです。
ユーザーの追加
Googleカレンダーの「マイカレンダー」にある共有したいカレンダーの右、「オーバーフローメニュー」をクリックします。
「設定の共有」を選択し、「ユーザーを追加」に進みましょう。
上の段の「メールアドレスまたは名前を追加」に共有したい相手の情報を入力します。
下の段にある「権限」を選択します。権限には4段階あり、管理者に近い権限をあたえる「予定の変更および共有レベルの管理」は、設定する際に注意しましょう。
右下の「送信」をクリックすれば、共有したい相手にメールが送られます。
届いたメールからログイン
届いたメールを開き、「このカレンダーを追加」をクリックします。
ダイアログボックスが表示されるので、「追加」に進めば共有は完了です。
GoogleカレンダーとToDoリストを共有させてスケジュール管理を楽にしよう
GoogleカレンダーとToDoリストを共有させれば、デバイスを選ばずスケジュール管理ができ、自動で同期されるので楽です。
また、ビジネスパートナーや家族と共有すると、予定を組みやすくなるでしょう。
リモートワークの普及により、対面でスケジュールの確認をする機会が減りました。
少なくなった対面でのコミュニケーションを補うために、スケジュールの管理ツールを導入してみてはいかがでしょうか。
