オンライン面談での評価ポイントは面談中の受け答えだけ。そう思ってはいませんか？
確かにオンライン面談を行う以上は、面談中の受け答えの様子や内容は非常に重要です。
しかし、面談中と合わせて面談前後のメールのやりとりも、評価の内に含んでいる企業は少なくありません。
ビジネスではメールのやりとりをする機会も多いからこそ、ビジネスメールのマナーはもちろん、その文体やメールのスピード感が良いことは、高く評価されるポイントとなるのです。
しかし、特にオンライン面談は、近年になって導入する企業が急速に増えている採用フローです。
オンライン面談前後にはどんなメールを送れば失礼に当たらないのか、おかしな文章にならないのか…。
こうしたオンライン面談前後のメールの文面は、まだまだ定型文が確立されていない今だからこそ、通常の採用フロー以上に気をつけなければいけない部分でしょう。
このオンライン面談前後のメールのやりとりにおいて、特に気をつけたいのが以下の3つのポイントです。
・オンライン面談前後に送受信するメールの種類
・オンライン面談の日程調整を行うメールのコツ
・相手から見てわかりやすいメールの文面に整えるコツ
相手が受け取って「読みやすい」「快適だ」と思えるメールを送れることは、そのままビジネスマンとして高い評価に繋がります。
今回は、オンライン面談前後に気をつけたいメールの送り方・マナーをご覧ください。
オンライン面談におけるメールの種類
オンライン面談ではその前後に、いくつかのメールのやりとりを行うことになります。
一般的な対面型の採用面接に際するメールであれば、ネット上にも多くの定型文が紹介されているため極端に悩むことはないでしょう。
ただ、近年になって機会が急速に高まっているオンライン面談の場合はまだまだルールやマナーが確立されていないのが現状です。
そのためメールの目的に合わせて正しい文体・メール形式を臨機応変に整えることで、相手企業に不快な思いをさせることなくうまく自分の意思を伝えましょう。
このオンライン面談前後に送るメールは、大きく分けると3種類。
状況に合わせて送り方を工夫して、相手企業と円滑なやりとりを行いましょう。
１：日程調整の確定について返信するメール
「◯月◯日◯時にオンライン面談を行いたいと考えておりますが、ご都合付きますでしょうか？」
オンライン面談を行う前には、まず日程調整を行う必要があります。
この日程調整に際して、相手企業から上記のような日程の提案があるかもしれません。
そして提案された日程で問題がない場合は、その日程で確定したい旨を返信する必要があります。
この場合、以下のように返信しましょう。
「面談の日程について、承知しました。では◯月◯日◯時に参加させていただきます。オンライン面談、よろしくお願いします。」
気をつけたいのが文体です。通常の採用面接の場合「◯日に伺わせていただきます」など「伺う」という言葉が頻出します。
しかし、オンライン面談では面接会場に足を運ぶわけではないため「参加する」など別の言葉に言い換えましょう。
２：日程の変更を依頼するメール
日程を提案され、その日は都合がつかなかった場合は日程変更を依頼する必要があります。
日程変更は企業からの印象ダウンに繋がってしまうかも、と考える方もいるかもしれませんが、正しい文体で依頼メールを送れば、印象が下がることはありません。
日程を変更したい場合のメールの一例をご覧ください。
「ご提案いただいた◯月◯日◯時からは予定が詰まっており、参加が難しい状況です。別日に調整していただくことは可能でしょうか？お手数おかけして申し訳ございません。何卒ご検討いただけますと幸いです。」
オンライン面談に参加できない理由は伏せても問題ありませんが、伝えられる範疇であれば正直に伝えても構いません。
またメールの締めとして一言謝罪する文章を添えると、さらに丁寧な文面にまとまります。
３：自分から候補を送るメール
もし提案された日程が難しい場合、変更を依頼するとともに、自分から候補を送るのもおすすめです。
「誠に勝手な提案で恐縮ではございますが、以下の日程に調整していただくことは可能でしょうか？
・◯月◯日 ◯時〜◯時
・◯月◯日 ◯時〜◯時
・◯月◯日 ◯時〜◯時
お手数おかけして申し訳ございません。何卒ご検討いただけますと幸いです。」
この時、提案する日程は可能な限り多い方が良いでしょう。
また可能な日程を箇条書きにすることで、一目見て日程をわかりやすくすることも大切です。
相手から見てわかりやすく、丁寧なメールを心がけると相手企業からの評価も高まるでしょう。
日程調整のメールで気をつけること
日程調整のメールを送る上で、気をつけるべきことも存在します。
メールの送信形式はもちろん、件名や宛名の書き方もマナーを守ることで、より読みやすいメールへと変わっていくでしょう。
ここでは日程調整メールにおける見逃しがちな注意点をご覧ください。
件名はシンプルに目的を伝える
メールにおける件名はメールの内容が一目でわかるように付ける題名のようなものです。
特に企業からのメールにそのまま返信するとなると、件名も放置しがちになってしまいますが、件名は極力変更して送りましょう。
特にオンライン面談の日程を変更したい場合は、件名は必ず変えておくと企業もその要旨をすぐに理解しやすくなります。
「オンライン面談の日程調整のお願い【名前】」
採用活動を行なっている企業は、同時に複数の採用希望者を対応している場合もあるため、件名に名前も入れておくとよりわかりやすくなります。
できるだけシンプルにするとともに、必要な情報は簡潔に盛り込むとより明確なメールになるでしょう。
宛名は正式名称で間違っていないか確認する
ビジネスメールの最初には宛名を入れるのがマナーです。
この宛名は基本的に正式名称で書く必要があるため、名前や企業名に誤りがないか今一度確認してから送りましょう。
「株式会社◯◯ 御中」
「株式会社◯◯ 人事部採用担当 ◯◯様」
採用担当部署や名前がわかっている場合は名前まで、わかっていない場合は企業の正式名称に「御中」を付ける形で送りましょう。
基本的には企業から送られてきたメールの署名を参考にして送る形で問題ありません。
ただ、不安な場合は企業の公式ホームページの会社概要欄などもチェックした上で、メールを送ると良いでしょう。
返信の場合はどの文章に対しての返信かわかるように
特定のメールに対して返信したい場合は、メールのどの文面に対する受け答えなのかわかるよう工夫するのもポイントです。
例えば、企業から「オンライン面談の日程の提案」「オンライン面談を行う媒体の案内」など、複数の情報が送られてきた場合。
この時「承知しました」と一言送るだけでは、何に対して了承したのかわからず企業側を混乱させてしまいます。
そこで、返信はなるべく「何に対して」なのかわかるよう行いましょう。
「オンライン面談の日程・実施媒体について承知しました。」
「面談の日程について、承知しました。実施媒体についてですが…」
このように、2つの事柄に対して了承する場合はその2つに対して了承する旨を、一方に対して質問や確認事項がある場合は、その旨がわかるよう伝えましょう。
面談前からいい印象を与えられるようにメールしよう
メールの送り方次第でも、企業からの印象は大きく変わります。
スムーズなメールのやりとりができることは、面談だけでなく実際に入社してから、別企業とのやりとりをする場面でも大きく役立つスキルです。
快適にメールのやりとりをすることで、有用な人材であることをアピールしましょう。
またこの円滑な日程調整において、メールでのやりとりだけでなく日程調整ツールを活用するのもおすすめです。
「スケコン」では個人がそれぞれにスケジュール帳感覚で予定を入力することで、面談日程を自動算出できます。
オンライン面談ではもちろん、ビジネスシーンでも有用なツールのため、スケジュール調整にかかる時間や手間を削減したいと考えている方は、ぜひ活用してみてください。
