アポ取りを成功させるポイントとは?よくある失敗の原因や便利なおすすめツールをご紹介

営業活動で行われる「アポ取り」は、取引につなげるための突破口となる重要な業務の一つです。

しかしながら取引のない部外者からの電話ということもあり、新規でアポ取りまでこぎつけるのとても大変な業務ですね。

顔の見えない電話での会話で自社製品やサービスに興味を持ってもらうには、臨機応変に対応できるための十分な事前準備と相手の興味を引き出すような高いコミュニケーションスキルが必要になります。

高いレベルが必要とされる営業活動なので、「なかなかアポが取れない」「熱心に取り組んでいても成果につながらない」と感じている営業マンは意外と多いのではないでしょうか。

こちらの記事では、アポ取りに関する悩みを解決するために、成果がでない人の特徴や電話アポ取りのためのテンプレートなどを紹介しています。

アポ取りとは?

「アポ取り」の「アポ」とは、英語の「アポイントメント(Appointment)」または「アポイント」を略した言葉です。

「アポイントメント」は「面会・会合などの約束」を意味し、「アポイントメントを取る」とは面会や会合なのどの約束を取り付けるという意味になります。

営業がアポを取るのは、例えば電話やメールなどで自社製品の紹介をし、興味を持ってもらえたら更に詳細を説明する機会をもらうために面会の約束を取り付ける、といった流れで「アポ取り」をします。

既に取引のある企業や新規の取引先に対して、自社の製品やサービスなどをより深く知ってもらうため、まずはアポを取ることから始めるというのが一般的な営業になります。

アポ取りが重要な理由

アポ取りは、取引のない企業にも自社製品のことを知ってもらうための有効な手段であり、この地道な努力が企業の業績を変えていく重要な業務の一つです。

自社の製品やサービスの売上を伸ばすためには、より多くの顧客を獲得する必要があります。

受け身の状態では自社の製品やサービスを知ってもらうことすらできません。より多くの見込み顧客を洗い出し、自社の製品やサービスの良さを知ってもらうのが第一歩。

しかしながら、信頼関係を築けていない企業に対して、いきなり会合の約束を取り付けるのは容易なことではありません。

そのため、多くの営業マンは日々アポ取りのための努力をしています。

アポイントが取れない営業マンによくある共通点

営業マンの中には、アポ取りに苦戦する人も多くいます。

アポ取りが上手な営業マンと、なかなかアポが取れない営業マンにはどんな差があるのでしょうか。

ここでは、努力しているのに成果につながらない営業マンの特徴を解説していきます。

トークスクリプトの準備不足

トークスクリプトを事前に準備していないと、想定外の質問や状況に対応できないなど信頼を落としてしまうことがあります。

しかしながら、スクリプトを準備したからと言って必ずしも想定した流れで進むとは限りません。

トークスクリプトのシナリオは、いくつかパターンを準備しておき、臨機応変に対応できるよう念入りに準備しておく方が良いでしょう。

例えば電話の最初の会話でも、最初の受付で伝える内容、担当部署のトップに伝える内容、担当者に伝える内容など、微調節が必要な場合があります。

本題部分では、自社製品の説明だけでなく、複数の質問を想定して回答を準備しておくことも大事です。

トークスクリプトを読むだけ

セールストークは、準備しているスクリプトを棒読みしているようではなんの魅力も感じられません。

重要なポイントはスクリプトで頭に入れておいた上で、魅力ある会話の展開が欲しいところです。

人対人の会話なので、相手への気遣いや、相手の相槌や質問内容から気持ちを汲み取って会話を展開させるなども必要です。

必要な情報の伝達ができていない

必要な情報の伝達ができていない場合があります。

挨拶が長すぎたり、本題に入る前にまわりくどい説明が始まると、相手も「だから何をしたいの?」という状態となります。

まずは何のために電話したのか、訪問したいのか、来社して欲しいのかなど、重要なポイントははっきりと伝える必要があります。

この場合は、トークスクリプトを準備しておくことで簡潔に伝えやすくなるでしょう。

一方的な営業トークになっている

営業マンがアポ取りをするのは自社製品やサービスを見込み顧客に売り込むのが目的ではありますが、しかしながら売り込むばかりの営業トークになってしまっては印象が悪くなり、興味を持ってもらうことさえ難しい状態になります。

アポ取りの段階では、まず自社の製品やサービスを知ってもらい、興味を持ってもらうことから始まります。

現状どんな点で困っているのか、どんな点を改善したいのかなど聞いた上で、その解決法の一つとして自社の製品やサービスが役に立てることを提案していくことがポイントで、相手が興味を示してくれた上で「詳しくは後日改めて説明させていただきたい」という流れでアポを取るのがスマートです。

会話をはずませるスキルの不足

営業マンが問われる重要スキルの一つが会話力です。

明るいハツラツとした雰囲気で会話をはずませるスキルは業績を左右させるほどの影響力があります。

もちろん営業マンとして気遣いや必要な情報の伝達ができることは必須ではありますが、初めての相手でもハツラツとテンポ良く会話が進められると好印象を持たれ、アポ取りに繋がる可能性が上がります。

例えば会話の途中で間が空きすぎたり、軽い談笑も返せず戸惑ってしまうなど、会話のリズムが崩れてしまうのは避けたいところです。

こればかりは得意不得意もありますが、経験を積み重ねることコツを掴むことができるでしょう。業績の良い先輩営業マンを良く観察し、真似してみるのも良いですね。

アポ取り電話の流れとポイント

電話でのアポ取りは、相手の顔が見えない分、相手への気遣いがとても大切です。

一方的な流れにならないよう気をつけながら会話を進める心がけが必要です。

それでは実際に電話でアポ取りをするときの流れとポイントを解説していきます。

【アポ取り】電話の準備

アポ取り電話の流れとポイントは以下のようになります。

  • 相手の情報をまとめておく
  • 相手に確認する点をまとめておく
  • トークスクリプトを準備しておく
  • 相手が迷惑にならない時間帯を調べ電話する

まずは相手の情報を調べておくこと。相手企業にとって、自社のサービスが役に立つかどうかを知るためには、まず最初に相手の情報を調査することがとても大事です。

その上で、「御社のこのよう問題が自社のサービスを利用することで改善されます」という相手にとってメリットのある話で進められます。

他にもどんな点で困っているか、どんな点を改善したいか、目標値はどれくらいかなど、確認したい点も準備しておき、それに対して自社でできることを提案していきます。

このような内容は、ある程度想定できるものはいくつかのパターンのシナリオでトークスクリプトを準備しておくと良いでしょう。

話す内容をイメージして準備がでると精神的な余裕にも繋がり、相手への安心感にも繋がります。

電話する時間帯は、相手企業の就業時間などを出来る限り確認した上で、なるべく迷惑にならない時間を選んで電話しましょう。

一般的な就業時間である9時〜18時まで、お昼の休憩が12時〜13時の場合のアポ取り電話に適した時間帯は、午前10時〜11時、午後16時〜17時くらいになります。

アポ取り電話で避けたいのは以下のような時間帯です。

  1. 始業開始から1時間:朝礼やメールチェックなどの毎朝のルーティーンがある
  2. 昼休み直前:お昼休憩に入るために追い込みで仕事をしている可能性がある
  3. 昼休み中:業務時間外のため
  4. 昼休み直後:メールチェックなど休憩後の毎日のルーティーンがある
  5. 午後15時前後:午後の真ん中なので、会議や外出から戻っていない場合や小休憩中の可能性が高い
  6. 終業直前の1時間:帰宅前の追い込みで仕事をしている可能性がある

他にも月末、年度末、年末なども避けた方がいいですし、外出や定例会議の時間帯がわかるのであればそのような時間は避けるべきです。

職種によっても状況が異なるかもしれませんが、できれば就業時間だけでも事前に確認しておくと良いでしょう。

【アポ取り】電話がつながったとき・電話中のポイント

  • 第一声から、ゆっくりとハキハキとした話し方で好印象を与える
  • まずは礼儀正しく、名乗り、挨拶をする
  • このまま電話で話しても大丈夫か相手の都合を確認する
  • 警戒心を解くために、自分は何者なのかを説明し、電話をした理由を伝える
  • 押し売りにならないようにする
  • 話が長くなりすぎないよう分かりやすく簡潔に伝える
  • 詳細は伝えず興味を引いてアポ取りへとつなげる
  • 担当の名前、役職、部署名、要望、困っていることなど確認しておく

アポ取りの基本は、押し売りにならないように相手に配慮しながら話を進めていくことです。

お互い顔が見えない分、礼儀正しく、聞き取りやすい速さと音量でハッキリと話すことが重要です。

相手の都合の悪いタイミングに電話しているかもしれないため、礼儀として必ず最初に「今お時間大丈夫でしょうか」など一言確認を入れましょう。

面識のない人からの電話は、押し売りのしつこいセールス電話でではないかと警戒しています。

まずは相手の警戒心をなくし耳を傾けてもらわなければ始まらないので、第一印象はとても大事です。

アポ取り電話の段階では、まずは興味をもってもらうことにフォーカスし、詳細は不要で主要部分だけ伝えるのがポイント。

相手の興味を引き出してから「詳細は改めてご説明させていただきます」と次回会う日程を取り付けましょう。

また、相手先の担当者の名前、役職、部署名、要望、困っていることなどを確認して、自社の担当部署に共有することも忘れないようにしましょう。

【アポ取り】日程調整の際のポイント

  • 基本は相手の予定に合わせる
  • なるべくその場で日程を決定できるようにする
  • こちらの都合を掲示するときは、具体的な日程を3つ上げる
  • 相手への連絡方法を確認する(メールや携帯番号など)
  • 日程調整が必要な場合は、メール・電話などどの方法でやり取りするか確認する
  • 電話の内容やアポイントメントの日程は、確認のためメールで送信しておく

アポの約束を取り付けたら、次は具体的な日程を決めます。

できればその場で具体的な日程まで決定できるよう、相手に合わせて調整しましょう。

日程調整は後日となると、日程調整に時間がかかってしまったり、日程が決まる前に心変わりしてキャンセルされてしまう可能性もあります。

基本的には相手の都合に合わせるのが礼儀ですが、もしこちらの都合を掲示する場合には3つほど具体的な日時を上げられるようにしましょう。

そこから選んでもらえるようにすれば、相手のスケジュール確認の手間も省けます。

電話ではなく別途日程調整が必要な場合は、連絡方法をしっかり確認しておくことが必要です。

このとき、できれば担当者に直接連絡できる携帯番号やメールアドレスなども聞いておくと便利です。

アポイントメントの日の直前に連絡しなければならない場合などに、直接連絡がつく連絡先が必要となります。

メールアドレスは、電話の内容やアポイントメントの日程などを確認のために電話の後に送信することもできるため、「決まりました日程は後ほどメールでお送りします」と伝えれば、メモする必要がなくなるなど相手の負担が減らせられます。

メールアドレスがあれば、資料を事前に添付したり、リマインダーメールを送ることもできるようになり、メールリストにも残るので他の件でも連絡しやすい状態となります。

アポ取り電話のテンプレート例

アポ取りの電話で使えるテンプレート例を、「最初の挨拶」「本題」「クロージング」の3つに分けてご紹介します。

ご自身の状況に合うよう調整してお使いただくようお願いします。

【アポ取り電話】最初の挨拶のテンプレート

アポ取り電話の最初の流れのテンプレートはこちらです。

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わたくし、株式会社△△の〇〇と申します。
恐れ入りますが、□□部の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか。
本日は、わたくしどもの新サービスでありますWeb集客に特化したツールについてご紹介させていただきたく、お電話させていただきました。
よろしければ、今5分ほどお時間いただけますでしょうか。

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ゆっくり・ハッキリと声を張って話すこと。礼儀正しく、好印象を持ってもらえるようにしましょう。

声が小さい、喋りが早すぎる、受話器が近すぎる・遠すぎるなどは相手にとって聞き取りにくく悪い印象を持たれてしまいます。

もしも担当者の名前がわからない場合は、部署や紹介したい商品の関連で「□□のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか」と伝えることもできますが、なるべく名前を伝えた方が取り合ってもらえます。

【注意点】

  • 「もしもし」は必要ない
  • 「おられますでしょうか」はNGです。「いらっしゃいますでしょうか」が正しい敬語です。
  • 最初に手短に電話をした理由を伝えます
  • 所要時間は適切に伝えること(本当は10分かかるところを2〜3分などという案内はしない)
  • 相手の都合に配慮する

【アポ取り電話】本題のテンプレート

アポ取り電話の本題への流れのテンプレートはこちらです。

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ありがとうございます。
わたくしどもの◯◯では、Web集客の伸び悩みにお困りの◯◯業の方に、Web集客◯%アップが期待できるツールの販売を開始しご好評いただいております。
現在までの◯社モニター様からは◯ヶ月間で◯%アップのご報告をいただいており、ぜひこの機会にお試しいただければと思っております。
御社ではWeb集客に関して何かお困りではございませんでしょうか?

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よろしければ、後日詳しい資料とともにご説明いたしますので、近日中にご訪問させていただき、ご面会させていただけますでしょうか。
来週などご予定はいかがでしょうか。

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日程のご連絡はどちら様にさせていただければよろしいでしょうか?

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まずは時間を取ってもらえたことに対してお礼を伝えます。

紹介したい製品やサービスについては簡潔にわかりやすく伝えましょう。このとき、料金・使用方法・契約方法などの詳細を伝える必要はありません。

自社の製品やサービスを利用することにより、相手にとってどんなメリットがあるのかをわかりやすく伝えるのがポイントです。

その後は、相手の状況を質問をするなどし興味を持ってもらうよう会話を広げてみましょう。

アポ取りまでこぎつけた場合、できれば担当者の名前・部署・役職だけでなく、直で繋がる携帯番号やメールアドレスも聞いておくと緊急で連絡取りたいときに役立ちます。

【アポ取り電話】クロージングのテンプレート

アポ取り電話のクロージングのテンプレートはこちらです。

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それでは来週◯月◯日午後◯時にご訪問させていただきますので、どうぞよろしくお願い致します。
本日はお忙しいところお時間をいただきありがとうございました。
ご訪問の際にお会いできるのを楽しみにしております。
それでは失礼いたします。

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クロージングの際、もしアポの日程が決まった場合には最後にもう一度復唱します。

もし決まっていない場合は「それでは日程の調整は別途メールにてご連絡させていただきます」など、日程調整方法など決まった事項を復唱しましょう。

最後にもう一度、時間をさいてもらったことに対してお礼を伝えます。

最後は「失礼いたします」と言い、相手が電話を切るのを待ってから切りましょう。

話し終わったと同時に切るような行為は失礼に当たりますので気をつけてください。

もしメールアドレスを聞いているようなら、電話内容の確認も兼ねてメールでお礼を送ると良いでしょう。

アポ取りにおすすめのツール

アポ取りをスムーズに行うための便利なツールをご紹介します。

新規顧客開拓や日程調整など、ニーズに合った最適なツールを導入することで、営業マンの負担を減らすことができます。

ではそれぞれのツールの特徴も合わせてご紹介しますので参考にしてください。

GeAIne

「GeAIne」はエッジテクノロジー株式会社が提供するサービスで、BtoB向けの新規開拓営業支援ツールです。

企業の問合せフォームに自動で営業メールを送り、効率良く新規アポ取りを獲得。

受注リストをAIが解析し、企業リストから確度の高い営業リストを抽出し、最適なアプローチを行います。

公式サイト:https://the.geaine2.jp/

ListA

「ListA」は、エコノス株式会社が提供するアポ取りツールです。

自動リスト作成ソフト「リスタ」でWeb上に散在するデータを自動収集しリスト化し、多用な絞り込みで見込み客のターゲティングを行うことで、新規顧客開拓の効率化を実現します。

ターゲット絞込みにより無駄打ちを削減し、作業コストをカットすることで営業効率を改善します。

公式サイト:https://listalp.site/index.php

APPOLO SALES

「APOLLO SALES」(アポロセールス)は、株式会社 Onionが提供する完全成果報酬型の新規アポイント獲得支援ツールです。

アタックしたい企業の条件を指定することで、インターネット上の企業情報からリストを自動作成されるので、情報収集にかかる手間と時間が大幅に削減されます。

作成された営業リストから自動でアプローチをすることができ、手間をかけずにアポイントの取得が可能となります。

公式サイト:https://apollosales.co/

ノリスケ日程調整

ノリスケ日程調整は、株式会社N2iが提供している日程調整ツールです。

Googleカレンダーとの連携が可能で、日程調整を自動化してくれます。

日程調整の面倒なやり取りが、日程調整のためのURLを送るでだけで、メールの往復なしでもアポ取りが可能となります。

公式サイト:https://lp.norisukebiz.jp/

ScheCon(スケコン)

ScheCon(スケコン)は、TIME MACHINEが提供するAIのサポートによる日程調整ツールです。

Google・Outlookカレンダーと連携が可能で、1対1だけではなく複数人での会合の日程調整も簡単に行うことができます。

シンプルな管理画面で操作性にも優れ、誰でも簡単に直感的な操作が可能。

日程調整の面倒なやり取りは全てツールに任せ、本来の営業業務に集中することができます。

公式サイト:https://schecon.com/

まとめ

電話でのアポ取りは、最初の声や話し方の印象で企業イメージが出来上がってしまうこともあります。

顔が見えない電話であっても、一旦正面を向き姿勢を整えて、ハツラツとした表情で声を張って第一声を出してみてください。

もちろん相手への配慮やトークスクリプトの準備も大事ですが、目の前に相手がいるイメージで話すことでとても良い印象の話し方になるでしょう。

こちらでご紹介した電話でのアポ取りのポイントやテンプレートもぜひ参考にしていただき、業績アップのお手伝いができれば幸いです。