スケジュール調整でお困りであれば、調整アポをはじめとしたスケジュール調整ツールの導入がおすすめです。
「調整アポってどんなツールなの？」
「どんな使い方ができるのかな？」
「調整アポを使うメリットが知りたい！」
この記事を読むと調整アポの使い方が分かります。
スケジュール調整は非常に業務量が膨大なだけでなくミスが許されないため、自動化しなければ生産性が上がりません。
スケジュール調整ばかりに時間を掛けてしまえば、知らないうちに「仕事が遅い人」という評価をされて損をしている可能性もあります。
調整アポは面倒なスケジュール調整を自動化できるツールです。
ぜひこの記事を最後まで読んで、あなたの仕事の効率を上げましょう。
スケジュール調整ツール「調整アポ」とは？
参照：調整アポ
調整アポは、ディライテッド株式会社が2020年2月から提供しているスケジュール調整ツールです。
あなたのカレンダーと連携して関係者のスケジュールと会議室の空き状況を見える化して、スムーズなスケジュール調整を実現しています。
同社が提供するクラウド受付システム「RECEPTIONIST」と組み合わせればスケジュール調整と受付業務をワンストップで管理できます。
RECEPTIONISTとは
参照：RECEPTIONIST
RECEPTIONISTは2017年1月にサービスを開始した受付システムです。
内線電話を使わず、ビジネスチャットやSMSを利用して、直接担当者に来客を通知するため、来客対応業務が不要になります。
IT/Web系を中心に導入する企業が増えており、2020年時点で2500社の企業が導入しています。
調整アポの特徴
調整アポはビジネスにおけるスケジュール調整や予定のリマインドに掛かる業務を自動化できるWEBツールです。
- 候補日の選定やダブルブッキングの防止
- 専用のスケジュール調整フォームを作成
- 連携したカレンダーにスケジュールを自動入力
- 確定したスケジュールのリマインドメールを自動送信
調整アポはスケジュール調整におけるあらゆる業務を自動化でき、業務を効率化できるだけでなくダブルブッキングや情報の共有忘れをはじめとしたミスを減らせることも魅力です。
自動生成されたスケジュール調整フォームも、都合の良い日時を選ぶだけですぐに回答できるため、スケジュール調整ツールを使ったことがない相手も利用しやすいでしょう。
より手軽に・効率的にスケジュール調整を済ませたい方は、ぜひ調整アポの導入を検討してみてください。
調整アポの料金
調整アポの料金は、予約ページ数と「スタンダード・エンタープライズ・プレミアム」の3プランの組み合わせにより、月額5,500円（税込）から料金を展開しています。
特に月々200ページ以上の予約ページ作成が必要な場合は、問い合わせにより見積もりを利用できるため、用途やスケジュール調整の頻度に合わせて導入を検討してください。
なおどのプランであっても、登録人数に制限はないためスケジュール調整の頻度が少ないのであれば、少額で調整を済ませられるため、人件費の削減においても役立つツールです。
調整アポの使い方
調整アポはRECEPTIONISTと組みあわせて使うことで威力を発揮します。
具体的な使い方と合わせてみていきましょう。
調整アポはとっても簡単。たった4ステップで完了です。
１．自分のスケジュールを確認して空いてる日時を選択します。
必要なら会議室も選択します。これでスケジュール調整用の専用URLが発行されます。
２．相手のメールアドレスなどに発行されたURLを送付して、調整の依頼をします。
このタイミングであなたのカレンダーには仮予定が作成されるので、ダブルブッキングの心配はいりません。
３．相手が届いたメール内のURLを開くと、日時候補の一覧が表示されます。
この時、会議室が空いていない選択肢に表示されません
４．相手が都合の良い日時を選択すると、アポイントメントの日時が確定します。
この時に会議室も予約され、仮予定は削除されます。
当日の受付がスムーズに
アポイントの当日、あなたの会社に来社した相手は受付システム「RECEPTIONIST」に6桁の受付コードを入力するだけで受付が完了します。
受付時に社名や氏名を入力する必要もありません。
受付に人を配置する必要がなく、コスト削減に貢献します。
調整アポでスケジュール調整するメリット
調整アポを使うことで、あなたは２つの無駄を削減できます。
- カレンダーから候補日を探す無駄
- メールに候補日を打ち込む無駄
カレンダーから候補日を探す無駄
調整アポはGoogleカレンダーやOffice365と同期できます。
従って打ち合わせの候補日を出す時は、同席予定者の空いている時間が一目でわかります。
あなたが数名のスケジュールを照らし合わせる無駄がなくなります。
メールに候補日を打ち込む無駄
メールで日時を打ち込むのは、意外と手間がかかります。
調整アポでは画面を選択するだけなのでこの無駄もなくせます。
さらに通常の日程調整で必要なメールのやりとりも1往復で片付きます。
調整アポでスケジュール調整をするのがおすすめな人
調整アポは社外の人と自社で開催するイベントのスケジュール調整に最適です。
社外の来訪が多く、受付業務とスケジュール調整業務でお悩みの方は導入の検討をおすすめします。
また同じ内容のスケジュール調整を何度も行う場合、調整アポであればあらかじめ作成した予約ページを複製することでさらに効率化を目指せるため、日程調整の手間がさらに減るでしょう。
例．人事部の採用面接
おすすめの使用シーンが新卒・既卒の採用面接です。
人事部は候補者との面接の日程調整を人数分だけ行う必要があります。
しかし、調整アポを使えば面接の日程調整の工数を減らせるため、時間の削減につながります。
人事担当者が採用面接をスムーズに進められる便利ツールを詳しく解説
ツールを活用して日程調整を自動化させよう
「調整アポ」はスケジュール調整を自動化するツールです。
しかし、クラウド受付システム「RECEPTIONIST」と連携することが前提となるので注意しましょう。
「誰とでもすぐにスケジュール調整できるツールを導入したい」と考えているのであれば「スケコン」もおすすめです。
スケコンはGoogleカレンダーと連携できるので、手間のかかるスケジュール調整が自動化できます。
WEBカレンダーとの連携により空き時間を自動抽出できたり、WEBカレンダーを連携しているメンバー同士の日程調整を瞬時に済ませることもできるため、使い方や業務環境に合わせてご利用ください。
調整アポの使い方が分かったので、次は「実際に使ってみようかな！」と思っていただけた方もいるのではないでしょうか。
調整アポやスケコンなど、あなたにぴったりのスケジュール調整ツールを見つけて、仕事の効率を上げてください。
