OJTとは「On-the-Job Training」の略であり、先輩社員から新人社員への業務上必要となるスキルを習得させる方法です。
OJTは新人教育の方法としてメジャーなやり方であり、多くの企業がその手法を取り入れています。
しかし、実はこのOJTには大きな問題があります。
それは「時間が取れないこと」です。
多くの企業でOJTを採用してはいるもの、実際時間を空けてOJTが上手く機能している企業はどの程度あるでしょうか
OJTを取り入れるのならば、まずは日程調整を確実に行うことが大切です。
そこでこの記事ではOJTを成功させるポイントと、おすすめのスケジュール管理ツールについて紹介します。
OJTを成功させるポイント
OJT成功させるためには、以下のポイントを気を付ける必要があります。
- 新人社員が積極的に学ぶ姿勢を持つ
- 先輩社員が積極的に教える姿勢を持つ
- 新人社員と先輩社員がお互いに時間を空ける
特にOJTを成功させるためには、教育するための時間が確保されていることが大前提です。
お互いの日程を調整しつつ、OJTに十分な時間を確保して下さい。
新人社員と先輩社員がお互いに時間を空ける
新人社員も先輩社員もお互いにOJTに対して積極的な姿勢を持つことは大前提ですが、時間の確保が上手く出来ないことは十分あり得る話です。
特にOJTは現場で行われますので、先輩社員は自分の業務をこなしながら新人社員に教育をする時間を作らなければいけません。
実際先輩社員としては「OJTをしても自分の仕事が減るわけではない」を感じることが多く、OJTにかける時間は最低限にしておきたいと考えることも多いです。
結果、新人社員が育たず、業務に支障をきたすような負の連鎖が続いてしまいます。これがOJTが失敗する理由です。
OJTを確実にこなすためには、まずは先輩社員も新人社員も、OJTの日程を明確に決めておく必要があるのです。
OJTにおいて日程調整はなによりも大切
OJTは日程調整が重要だということは説明しました。
特に
- 課題などの提出物の期限(新人から先輩へ)
- フィードバックの期限(先輩から新人へ)
を決めておくと、スムーズにOJTを行うことが出来ます。
OJTは半年や一年など期限が決められていることが多いので、確実に教育をするためには都度スケジュールを組んで満遍なくスキルを習得させる必要があります。
これらのスケジュールの調整は、スケジュール管理ツールなどを用いて行うと無駄な手間をかけずに行えるのでおすすめです。
いちいちお互いのスケジュールを確認していたら、元々時間が取れないことが問題なOJTにおいて更に時間をかけてしまうことになります。
OJTの日程調整をスムーズに行うことが、OJTを成功させる大前提となります。
OJTの日程調整におおすすめなスケジュール管理ツール
OJTの日程調整をする上でおすすめなスケジュール管理ツールを５つ紹介しますので、有意義なOJTになるよう、ぜひ活用してください。
伝助
伝助を利用すれば全員の予定が一目で分かり、複数人OJTをする場合にも役立つスケジュール管理ツールです。
また、日程も複数日指定することが出来るので、いちいち確認をする手間もなく日程調整をすることができます。
TimeRex(タイムレックス)
Googleカレンダーと同期可能であり、自分の予定から空き日程を抽出することが可能です。
またOJTの所要時間や、移動にかかる時間など条件設定をすることも出来るので、より詳細な日程調整が可能になります。
日程調整が完了した予定は、Googleカレンダーに自動で登録されるので、調整した予定を忘れる心配もありません。
easy(イージー)
OJTの候補日程や時間を、新人社員にURLで送ることで日程を調整することが出来ます。
新人社員は自分が動ける日程を返信するだけですので、先輩社員共に日程調整の手間が大幅に削減されます。
TimeTree
共有を前提に作られたスケジュール管理ツールのTimeTree。
グループカレンダーに全員が予定を入れることで、スケジュールが重なることもなく、一目で予定が分かります。
またグループ内でチャットする機能もあるため、OJTに際して必要なことがあれば、手軽に伝えることも出来ます。
スケコン
OJTの日程調整をするには、全員の空き時間から最適な時間を割り出すことが重要です。
スケジュール管理ツールの「スケコン」を使えば、先輩社員の予定と新人社員の予定から空き時間を抽出し、いくつか候補を自動で提示してくれます。
その中からスケジュールを確定することで、その他の日程は削除されますので、予定が二重で組まれる心配はありません。
なお決定した予定は自動でカレンダーに入力されるため、入力を忘れることもありません。
OJTの日程調整をするには特に「スケコン」がおすすめです。
まとめ
今回のポイントは
- OJTは先輩社員と新人社員がお互いに積極的に関わる姿勢が大切
- OJTを成功させるコツは、お互いが時間を空けること
- 日程調整にはスケジュール管理ツールの導入がおすすめ
でしたね。
特にOJTの日程調整では、お互いの空き時間から最も適した時間を自動で抽出してくれるスケコンがおすすめです。
スムーズな日程調整で、有意義なOJTを行ってください。
