「スケジュール共有を快適にしたい」
スケジュールの共有は、効率的でなければいけません。
そのために、Googleカレンダーを使っているという方も多いでしょう。
ですがGoogleカレンダーには、スケジュール共有にデメリットがあります。
もちろん優れたサービスであることに違いはないのですが、注意点も把握したうえで活用しましょう。
この記事では、Googleカレンダーでスケジュール共有をする時の注意点について、解説します。
また、スケジュール共有を快適にする「スケコン」というツールについてもご紹介するので、導入を検討してみてください。
Googleカレンダーとは別のスケジュール共有の方法についても紹介しているため、ぜひ最後までご覧ください。
Googleカレンダーでスケジュール共有をする時の注意点
Googleカレンダーでスケジュール共有するなら、注意点があります。
以下では、Googleカレンダーのデメリットについて解説していきます。
使用にはGmailアドレスが必要
Googleカレンダーを使うためには、Gmailアドレスが必要になります。
Googleアカウントは無料ですぐに作成できますが、Googleカレンダーを活用する場合は新規登録から始める必要があるでしょう。
また作成したGoogleカレンダーを他人に共有したい場合、相手もGoogleアカウントを持っている必要があります。
Googleアカウントを持っていれば良いのですが、相手が持っていない場合は相手にGoogleアカウントを作成してもらうほか、別の共有方法を検討しなければいけなせん。
スケジュール共有するなら、相手がGmailアドレスを持っていない可能性も考えておきましょう。
企業によってはGoogleアカウントを許可していない
Googleは素晴らしいサービスを展開しています。
もちろん普段使いをする分には問題ありませんが、ビジネスでGoogleカレンダーを使う場合には、事前の確認が必要です。
企業によっては、セキュリティ上の理由からGoogleアカウントのビジネス利用を承認していない場合もあります。
企業では機密情報を扱うからこそ、誰でも無料で登録できるGoogleアカウントは取り扱いに細心の注意を払わなければいけません。
またスケジュール共有をする相手が、Googleアカウントを使えないとなれば、Googleカレンダーの共有はたちまち困難になりますよね。
企業によってはGoogleカレンダーの使用が許可されていない場合もありますので、相手が利用できないケースもあるということを押さえておきましょう。
ビジネスとプライベートが混同する
Googleアカウントは、持っておけば様々なツールを利用できます。
ビジネスにもプライベートにも役立つからこそ、アカウントの取り扱いには十分に注意して、混同しないよう気をつけましょう。
例えば、Gmailアドレスをプライベート利用している相手に、ビジネスのスケジュール共有をするのはリスクがあります。
相手のスケジュールを混同させてしまったり、プライベートのカレンダーを共有している第三者に、情報を漏らしてしまう恐れがあるためです。
ビジネスとプライベートの予定は分けたいという方も多いため、このような場合は注意が必要です。
スケジュール共有はGoogleとも連携できる「スケコン」がおすすめ
Googleカレンダーでスケジュール共有は可能ですが、注意点を解決するサービスがあります。
それは、スケジュール管理ツールの「スケコン」です。
以下では、スケコンの魅力と特徴について解説します。
URLを送るだけで予定の共有が可能
スケコンは、URLの送付やSNS共有など、さまざまな方法でスケジュールや日程調整フォームを共有できます。
- 招待文をコピーしてのメール共有
- Chatworkなどを活用したSNS共有
- htmlタグを活用したサイト埋め込み
そのため、相手がGoogleアカウントを持っていてもいなくても利用できます。
共有方法は、スケコンでの日程調整フォーム作成後に簡単に選択できます。
スケジュールの共有は「簡単なこと」が鉄則です。
相手がスケジュールを一目瞭然で、すぐに確認できることが大切。
スケコンを使えば、URLをクリックするだけなので、とても手軽にスケジュールの共有が行えるでしょう。
暗号化されているのでセキュリティは強固
スケコンの魅力は、情報が暗号化されていること。
Googleカレンダーのセキュリティも強固ですが、企業によっては導入が許可されていない場合もあります。
しかしスケコンでは第三者への情報漏洩が無いよう、暗号化により強固なセキュリティが担保されています。
機密情報を扱うビジネスシーンでも安心して活用できるため、Googleアカウントではセキュリティ面が不安な場合にも役立つでしょう。
スケコンであれば、Googleアカウントのように相手が利用できないというケースも減るはずです。
Googleカレンダーと連携すればより快適に
スケコンは便利ですが、Googleアカウントを持っている方は、もっと効率的に使えます。
Googleカレンダーと同期すれば、自分の空き時間や日程調整における候補日をGoogleカレンダーの情報から自動抽出できるため、候補日の選定における手間やミスを大きく減らせます。
これにより、自分も相手もGoogleカレンダーを活用すれば、スケコンで瞬時に日程調整を済ませることも叶うのです。
スケコンとGoogleカレンダーの連携は、以下の手順で簡単に進められます。
なお、カレンダー選択は日程調整フォームの作成時に個別に選択することも可能です。
スケジュール管理ツールはたくさんありますが、Googleカレンダーと連携できるものは限られています。
もちろん連携させずに使うこともできるので、公私混同させたくない方にも安心です。
Googleカレンダーと連携させて使うことで、スケコンの魅力を存分に発揮できるでしょう。
実際にスケコンを活用してみよう！スケコンを活用した複数人での日程調整の手順を詳しく解説
スケコンとGoogleの連携で日程調整はさらに簡単に！
今回は、Googleカレンダーでスケジュール共有する際の注意点と、スケコンが優秀ということを解説しました。
Googleカレンダーでスケジュール共有する際の注意点は、以下の通りです。
- 使用にはGmailアドレスが必要
- 企業によってはGoogleアカウントを許可していない
- ビジネスとプライベートが混同する
Googleカレンダーは非常に便利なのですが、共有する際は注意です。
スケジュールを共有するのならスケコンを導入して、ビジネスやプライベートの予定管理を快適にしましょう。
