テレワークが全国的に浸透してきたものの、なかなか上手に業務をこなせなくて困っている人もいるでしょう。
仕事のやり方で困っていたり、手間がかかって悩んでいたりするケースは多々あります。
職種によってテレワークのやり方にも工夫が必要です。
この記事では営業と経理に加えて、ジムで働いているトレーナーがテレワークをするときのコツを紹介します。
営業のテレワークのコツ
営業で働いている人がテレワークをするときには2つのパターンがあります。
自宅などのオフィス外の屋内で営業をするケースと、新規開拓やルート営業などで外勤をするケースです。
それぞれのケースについて仕事のやり方のコツを見ていきましょう。
・内勤のテレワークの場合
営業の人が内勤でテレワークをする場合には自宅を使うことが多いでしょう。
顧客とのコンタクトは電話やメール、電話会議などを使っておこなうのが一般的です。
オフィスで働いているときや外勤をしているときと違って、スケジュールを密にして多くの顧客に営業をおこなえるのがテレワークのメリットです。
その魅力を生かして成果を出すためには日程調整とスケジュール管理をサポートするツールを活用しましょう。
取引先への営業では単独でなく、上司や他部署の人と一緒のこともあります。
メールで連絡をしてもレスポンスが悪く、なかなか取引先に日程を伝えられないこともあるでしょう。
日程調整ツールを使えばリンクを送るだけでウェブ上で参加可能日を入力してもらえます。
会社で使用しているスケジュール管理ツールがあるなら、連携している日程調整ツールを使うとより効率的です。
参加を求めなければならない人たちの都合が悪い時間を最初から排除できるからです。
日程の入力を求めずに、日程を連絡して確認を取るだけで済むでしょう。
このような形で社内調整をおこなうと営業活動をスムーズに進められます。
・外勤のテレワークの場合
外勤のテレワークをするときにはオフィスに行く機会は少ないものの、外でも社内との連絡を取らなければならないことが多々あります。
営業に必要なデータを送ってもらったり、見積書の作成を依頼したりするのが典型例です。
電話で十分と思うかもしれませんが、営業補助の人もテレワークになっていると電話がつながらないことも多いでしょう。
メールを送ると山積みになってしまっていて見逃されることもあり得ます。
この対策として有効なのがタスク管理アプリの活用です。
営業補助の人と共有して使用し、やって欲しいことが生じたときにはアプリ上でタスクを入れるとスムーズです。
内容を定型化しておけば1分もかけずに入力できるでしょう。
タスク管理ツールはアラートも期日もはっきりと示せるので、忘れられてしまうことはまずありません。
書面の場合には受け渡し方なども定型化してタスクの中に入れ込むようにしておくと良いでしょう。
経理のテレワークのコツ
経理のテレワークでは業務システムの活用が最も重要になります。
特に経費申請を受けて一元管理できるようにしておくのが重要で、他にも大勢テレワークをしている人がいて経費を使っている可能性があることを考慮しなければなりません。
効率化をするだけでなく、申請漏れをなくすためにも社員がいつでも手元から経費申請をできるシステムを入れてもらうのが合理的です。
クラウド型の経費精算システムを導入して、スマホでもパソコンでも簡単に申請できるインフラを作り上げましょう。
特に領収書なども電子データとしてアップロードできるようにしておき、システム上で管理すると楽になります。
紙ベースで経理業務をするのはテレワークでは困難なので、早めに必要性を会社に訴えかけて改善を求めましょう。
ジムトレーナーのテレワークのコツ
ジムトレーナーはジムにレッスンを受けに来てもらえないと仕事にならないと思うかもしれません。
しかし、やり方によってはジムトレーナーもテレワークができます。
自宅でのトレーニングをサポートするオンラインレッスンをすれば良いのです。
基本的にはカメラとマイク、スピーカーを通してレッスン生の様子を確認し、トレーニングの仕方を言葉や身体で説明するだけで仕事ができるでしょう。
そのためにはビデオ会議ツールを契約するのが良い方法です。
レッスン生がアカウントを持っていなくても、招待を送ればスマホやパソコンから会議に入れる仕組みのツールを使うと汎用性があって良いでしょう。
招待のアドレスを知っている人だけがアクセスできるタイプのビデオ会議ツールなら汎用性があって便利です。
マンツーマンレッスンも集団レッスンもできるからです。
集団レッスンをする場合には同時に会議に参加できる人数の上限にも注意して選ぶようにしましょう。
職種によってテレワークのやり方は違う
ここで紹介したように職種によってテレワークをうまくおこなっていく方法には違いがあります。
ただ、営業でも経理でも自分一人がツールを使えば良いというわけではなく、一緒に働く人の協力が必要です。
ジムトレーナーの場合にもレッスン生が喜んでツールを使ってくれなければなりません。
相手のことも意識して使いやすいツールを選び、テレワークに取り組んでいきましょう。
