drop box Businessでテレワークをスマートに!効率化のためのノウハウをご紹介

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。(「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。)

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお届けします。

今回ご紹介するのは、オンラインストレージサービス「Dropbox Business」です。

今年発表された株式会社アドビ システムズの調査によると、テレワークが進む一方で業務のペーパーレス化やタスクの見える化が進んでいないことが分かりました。

職場環境に課題を感じている方や、「効率化を進めて今よりもっと成果を出したい!」と考えている方は、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。

Dropbox Businessとは

Dropbox Business は、個人からチームまで幅広くプランが用意されているオンラインストレージサービスです。

Dropbox Business なら、ファイルを安全に保管できることに加えて、シームレスに既存のワークフローの最適化を行えます。

drop box Businessでスマートなワークスペースを構築する方法

「Dropbox Business」がテレワークにおすすめな理由を以下の3つにまとめてみました。

Dropbox Spacesでワークスペースを構築

Dropbox Spaces は、チームでの共同作業のためのワークスペース機能を指します。

まず、画像や PDF、クラウド ドキュメントなど、関連するすべての Dropbox ファイルを 1 つの Dropbox Binder にまとめられるほか、公開バージョンとしてチーム メンバーと共有・共同編集ができます。

それに加えて、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド、Microsoft Office ファイル、Dropbox Paper のクラウドのコンテンツもすべて Dropbox で作成、編集、共有が可能です。

画像検索も、各画像ファイル(JPG、JPEG、PNG、GIF)で検索を行い、目的の画像をすばやく見つけられます。

たとえば、衣服の画像ファイルを探しているのに、ファイル名を忘れてしまった場合、「衣服」で検索すれば探している画像がすぐに見つかります。

概要、タスク、主なマイルストーンをフォルダに記入しておけば、コンテンツを常にアクティブな状態に保てます。

Dropbox Spaces は、単にファイルを保存するだけの場所にとどまらず、共同作業プロジェクトの拠点として快適なテレワークに役立つでしょう。

Dropbox のデスクトップ アプリ、dropbox.com、モバイル アプリで利用が可能で、毎日の作業も 1 つのツールで完了します。

様々なツールと連携が可能

Dropbox なら、Chatwork や freee 、 Zoom など人気のコミュニケーション ツールをそのまま使うことができます。

まず Chatwork と Dropbox の連携により、Dropbox にファイルがアップロードされた際に Chatwork に通知が送られ、いちいち全員に共有のURLを送ったり、ファイルを追加した旨を伝えなくて済むので、円滑にファイル共有につながります。

Chatwork を利用している方は連携しておくと良いです。

次に freee と連携することで、Dropboxの所定のフォルダに保存をしたファイルが freee のファイルボックス(信憑管理機能)へ自動的にアップロードされます。

そのため、大量に画像をアップロードしたり、勘定科目や金額、日付を記帳したりする手間も省略できます。

連携を通じてチーム メンバーがそれぞれ使い慣れたツールを使いながら、チーム全員で全体像を把握し、最新情報を共有しましょう。

ペーパーレス化の高度化

前述したとおり、Dropbox Business では同じ場所からすべてのツール、コンテンツ、共同編集者にアクセスが可能です。

これによりペーパーレス化を進めつつ、同僚や顧客にあらゆるサイズのファイルを簡単かつ安全に納品できます。

カスタムパスワードと有効期限を設定してビジネス用ファイルを保護すれば、ダウンロード通知により受信を確認でき、とても便利です。

Dropbox Business を使って、職場のペーパーレス化を進めていきましょう。

Dropbox Business は単なるストレージサービスじゃない!

これまでの説明を含めて、Dropbox Business は単なるストレージサービスではなく、テレワークの活動拠点として大活躍します。

円滑なコミュニケーションや資料共有、そしてペーパーレス化に向けて、Dropbox Business の導入をぜひ検討してみてください。

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