国際時間にも対応したCalendlyでチームミーティングを効率化

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。(「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。)

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお届けします。

国際リモートチームを結成している場合、お互いに時差があり、会議のスケジューリング時に手間がかかります。

そんな時、Calendlyがあるとスムーズに国際リモートチームの予定を組むことができます。

海外との会議でのスケジューリング

たとえば日本国内同士であれば、「10時からのミーティング」というものの受け止め方は、メンバーそれぞれ大差ないと思います。

しかしこれが海外との会議だと話は違います。向こうは早朝、こちらは深夜、みたいなケースだって例えばありえます。

このような「時差」を想定していないでスケジュール調整をしようと思っても、なかなか調整がうまくいかないという難しさが、

実は海外との会議でのスケジューリングでは発生するんです。

おすすめの日程調整ツール

そんな中で、海外とのミーティングを行う上では一体どのような方法で日程調整を行うのがよいのでしょうか?

そもそもこの「日程調整ツール」というものはいま、非常に多様なサービスが存在しています。

その中には「国際的なチーム編成でのやり取り」に重きを置いたサービスも実は存在するのです。

それがこれから紹介する「Calendly」です。

Calendlyとは

Calendly(かれんどりー)とは、直感的な操作でミーティングを行えるスケジュール調整ツールです。特に、時差の調整など国際的なチーム編成でやり取りを行うことを想定して作られた便利機能が特徴的です。

また、複数のカレンダーに対応しているため、今使っているカレンダーアプリをそのまま利用することができます。

このCalendlyは、現時点では日本語に対応していないものの、世界では1,0000万ユーザーが利用しているグローバルでは大変人気なツールです。

Calendlyを使うメリット

Calendlyは、直感的な操作やカレンダーアプリとの連携、時差の調整など使い勝手の良い機能がたくさん備わっています。

直感的な操作でミーティング予約が可能

Calendlyは、リクエストを受ける側の負担を極力減らすように配慮して設計されています。

ミーティングリクエストをする側は、ミーティングを提案する相手から貰ったURLを開き、選択肢にある時間帯の中から希望の時間を選択するだけです。

まずは日付を選び、その後に時間帯を選んで確認ボタンを押し、送信します。

Calendlyでは、リクエストする側はアカウントを持っていなくても日時を選択できるため、馴れないユーザーや社外の人との日程調整にも利用できます。

複数のカレンダーと統合が可能

予定管理は人によって使っているツールが異なります。アナログの手帳を使っていることもあれば、タスク管理アプリやカレンダーアプリを使っている人もいます。

一般的なカレンダーツールやタスク管理ツールでは、スケジュールを共有するメンバー全員が同じツールを使っていないと予定の共有ができないというデメリットがあります。

しかし、Calendlyでは、Googleカレンダーや、Outlook、iCloud Calendarなど、代表的なカレンダーツールなら瞬時に連携ができるので、メンバーがどのカレンダーツールを利用していても、スケジュールの調整に手間取る心配はありません。

Zoom連携が可能

Calendlyは、Zoomとの連携も可能です。

ではZoomと連携・設定方法をご紹介します。

  1. Calendlyの上のメニュー『Integrations』をクリック
  2. Zoomを選択し連携
  3. 『Event type』の編集で『Location』でZoomを選択

以上の設定をしておけば、日程調整をするときにZoomを選べるようになり、日程が確定次第ZoomのURLが自動的に発行されるようになります。

リマインドメールが便利

Calendlyは、リマインドメールの設定も可能です。(有料プラン)

この設定をしておけば、自動的に前日にリマインドメールを送ってくれるので、いちいち手作業で送る手間が省けるのでとても便利です。

リマインドメールの設定方法をご紹介します。

  • 『Notifications and cancelletion Policy』の設定画面を開きます
  • 『Email Reminders』を『inactive』にします
  • 不要の場合は『OFF』にしてください

メールの文面もカスタマイズ可能なので、あらかじめ設定しておけば作業効率がグッとあがるでしょう。

時差の自動調整機能で外国とのミーティングも便利

Calendlyは時差を調整してくれる機能があり、これはノマドワーカーや海外のワーカーにとっては有難い機能でしょう。

国際チームの場合、招待相手がどの国に住んでいるかによって、時間帯を配慮しなければなりません。しかし、招待相手は自分のタイムゾーンでCalendlyを使用可能なため、時差をあらかじめ考慮したスケジュール調整が可能です。

例えば、自分のGoogle Calendarには、12月1日の午前10時が空いているとします。すると、海外にいる相手は現地時間で空き時間が確認でき、お互いの齟齬なく予約をすることができます。

これにより、相手が稼働時間かどうかを気にせずにスケジュール調整が可能です。

面談を招待するユーザーは、対象者がタイムゾーンを移動したら、Calendlyの設定からタイムゾーンの設定をすれば良いのです。

Calendlyで外国とのミーティングをスムーズに

Calendlyは、11のミーティングであれば無料で使用することができます。また、有料版は「プレミア版」と「プロ版」があります。

プレミア版はチーム機能、zoomGo To Meetingとの連携などの機能が使えます。プロ版はプレミア版よりやや料金が高く、SalesforceStripePayPalGoogle Analyticsとの連携ができるようになり、より多機能になっています。

Calendlyは14日の無料トライアルがありますので、まずは無料で使ってみて、もしチームでの導入を考えるならプレミア版やプロ版に移行することを検討してはいかがでしょうか。

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