タスクやプロジェクト管理に最適な『Asana』の使い方を紹介

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。(「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。)

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。

今回はAsanaによるタスク管理やプロジェクト管理の方法について解説していきます。「タスク管理をもっと上手に行いたい!」という方は、今回ご紹介するAsana をぜひ検討してみてくださいね。

Asanaでできること

https://asana.com/ja/?noredirect

Asanaは、白と黒を基調としたシンプルなタスク管理ツールです。

無料版もあり、全体としてチュートリアルが充実しているので普段IT系のツールに使い慣れていないという方もすぐに使い始められるでしょう。

Asanaでは様々なタスク管理のレイアウト設定が可能

Asanaでは、リスト形式、看板形式とチャット形式の3つのレイアウトから自分の好みに合ったものを選んで利用できます。

リスト形式は、タスクを書き込んだチェックリストを縦に一覧化し、完了タスクはチェックボタンを押して消化していく方法。

抱えているタスクを1ページにまとめて、一連の流れやタスク量を可視化できるのが利点です。

また、部門ごとにセクションを追加してタスクを分類したり、タスクごとに期日や担当者を追加することで、チームで利用する際にも細やかなタスク共有ができます。

各タスクの詳細画面にはコメント機能も付いており、チームメイトと随時必要なディスカッションを行えるため、リモートワークなどの場合でもスピード感を持ってプロジェクトを進められそうです。

縦にタスクを管理するリスト形式に対して、看板形式は横にタスク管理をするイメージです。看板形式は、タスクを進捗状況に応じて管理できるのが魅力。たとえ複雑な工程で進めなければいけない作業の場合でも、複数縦列のステータスを追加して、進捗状況に応じてタスクを管理できます。

他のタスク管理ツールと違う点として、Asana ではチャット機能を使ったタスク管理も行えるんです。Asana のチャット上での会話履歴は後で閲覧、検索が可能な上に、期日や担当者を明確に把握できます。

ちなみに普段のチームでの連絡にSlack を使っているなら、連携によってチャットプラットフォームと Asana の三方間で情報のやり取りを行うことができます。

まとめると、各部門ごとにタスク管理を行いたい場合はリスト形式、タスクごとの進捗状況に応じて管理したい場合は看板形式、普段のチャットのみでスピーディーにタスク管理したい方はチャットがおすすめです。

AsanaのカレンダーはGoogle カレンダーと同期可能

Asanaのカレンダー機能は、Google カレンダーと連携して利用できます。

仕事用とプライベート用でカレンダーを使い分けている方にとって、日程調整などの際に両方のカレンダーをその都度確認しなければいけないのは手間ですよね。

Asana では、タスクやプロジェクトを設定するとカレンダーが自動的に作成されます。

設定後の期日の変更も、プロジェクトリストのタスクとカレンダーの両方に反映されるので変更において手動での修正は必要ありません。

Google カレンダーと同期すれば、タスク管理に加えてスケジュール管理も同時に行えるようになるので生活全体の動きが見えるようになります。

また、Google カレンダーからクリックして Asana のタスクに飛んで管理が行えるため、スムーズにスケジュールやタスク管理ができます。

同期をするには、まずAsanaのカレンダーにて現在の日付を選択、「タスク管理」の隣にある設定ボタンをタップ。

それから「エクスポート/印刷」→「カレンダー同期」を開けば、Googleカレンダーで同期可能なURLを取得できます。

次にこのURLをGoogleカレンダーの中の「Googleカレンダーの設定」→「カレンダーをURLで追加」に貼り付けることで同期が完了します。

『Toggle』と連携すればタスク消費時間を可視化可能!

Asanaに連携可能なツールには、タイムトラッキングのToggleもあります。

Toggle は、タスクごとに完了までの所要時間を可視化できる便利ツールです。

時間測定に加えて計測した時間を元に「どのタスクにどれだけの時間を使っているのか」をグラフ化してくれます。

使い方もシンプルです。

AsanaにTggleのChrome拡張機能を追加すると、各タスクの詳細画面に「Start timer」と表示されるので、仕事を始める前にこのボタンを押して、終了したらまたボタンを押すだけ。

計測した時間はToggleにデータとして送られ、分析してグラフ化してくれるためほぼ自動で管理してくれます。

※ただし、タスクが終了後にボタンを押し忘れると正確な分析ができなくなるので気をつけましょう!

自由度の高いタスク管理ツールAsanaでタスクをデータ化しよう

無料版のAsanaは、チームで利用できる人数が15人までと制限があるものの、タスクのレイアウトパターンの豊富さやGoogle カレンダー、Toggle との連携によって生まれる高い機能性が強みです。

有料版はさらに管理者機能やサポートなどが充実しているので、ご自身の必要に応じて取り入れてみてはいかがでしょうか。

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