重要なことに時間をかけよう！時間管理マトリックスの考え方をご紹介

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。（「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。）

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。

今回は、日々の仕事において重要な「時間管理」に役立つ考え方をご紹介！

「日々の仕事を捌くのに精一杯で余裕がない」「仕事をもっとスマートに効率よく行いたい」という方におすすめの内容なので、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。

「時間管理マトリックス」について

そもそも効率よく仕事を進めるには、まず「仕事の優先順位」を明確につけておく必要があります。

そこで使える考え方が「時間管理マトリックス」。

これはスティーブン・Ｒ・コヴィー氏の著書『７つの習慣』で紹介された考え方です。

この本は成功する人の習慣について綴られており、著者が亡くなって8年経った現在も多くの人に影響を与えています。

今回ご紹介する「時間マトリックス」とは、この書籍の中の「7つの習慣」のうち「第三の習慣」になります。

時間管理マトリックスとは

このマトリックスは、物事の優先順位を決めるために「重要かそうでないか」「緊急かそうでないか」という2軸を使い、計4領域にタスクを分類して考えるというものです。

縦軸が「重要性」、横軸が「緊急性」を表しており、この4つの領域はそれぞれ以下のような意味を示しています。

第Ⅰ領域は「必須：緊急かつ重要」、第Ⅱ領域は「価値：緊急ではないが重要」、第Ⅲ領域は「錯覚：緊急だが重要ではない」、第Ⅳ領域は「無駄：緊急でも重要でもない」という内容です。

重要なこと緊急なことを区別する

時間管理マトリックスにおいて意識したいのが「重要」と「緊急」を「区別する」ということ。

効率的な仕事をするためには、いかに「緊急かつ重要」な仕事に時間を割けるかが重要になるためです。

やらなければいけないと焦りを感じる仕事には、主に2種類あると考えられます。

第一領域の「緊急かつ重要」な仕事と、第三領域の「緊急だが重要ではない」仕事です。

特に日々仕事量の多さにキャパオーバー気味な方は、緊急であまり重要ではない仕事に追われて、緊急ではないけど重要な仕事に手を付けられていない、なんてこともあるのではないでしょうか。

そんな人こそ、効率的な仕事を行うために「緊急かつ重要」な仕事に時間を割く必要があります。

緊急な仕事でも、社内向け報告書や会議の資料作りなどといった、他者に任せられる程度の仕事であれば、思い切って任せてしまうのも手です。

また、人に任せられない場合は、タスクを第Ⅲ領域から第Ⅱ領域に移動させることも考えてみてください。

例えば、他者に任せられない第Ⅲ領域のタスクには、入浴や食事があります。

ただ入浴するなら第Ⅲ領域ですが、入浴中に読書や勉強を取り入れることで第Ⅱ領域に移動させることができます。昼食も、職場の人とのランチミーティングに変換すれば第Ⅱ領域です。

ご自身のポジションや役割を踏まえて、緊急かつ重要な仕事に時間を割けるよう、このような選択肢もぜひ検討してみましょう。

大切なのは「第Ⅱ領域」

時間管理マトリックスにおいて最も重要な領域は、「緊急ではないが重要」の第Ⅱ領域です。個人であれば自己研磨やスポーツ、読書、人間関係の構築などがこれにあたります。

例えば、営業担当の人が仕事で実績を出したいとき。第Ⅱ領域にあたるタスクは、顧客との信頼関係の構築や営業力・問題解決能力の向上です。どちらもすぐには結果が見えなくとも、意識して継続することで顧客満足度も個人の価値も上がります。

また日常生活でも、第Ⅱ領域にあたる適度な運動やスキンケアは日々積み重ねることで健康的な体へと導いてくれるものです。このように第Ⅱ領域は緊急度は低いものの、積極的に取り組むことで効率的に時間を使える生活に切り替えたり、集中したい仕事に注力する仕組みを整えたりなど、将来的な価値を生み出せます。

第Ⅱ領域への投資は豊かな人生への第一歩

先ほどお話ししたように、第Ⅱ領域は時間管理マトリックスにおいて最も大切な領域です。

つい後回しになりがちな第Ⅱ領域への投資を行うことは、競合他社あるいはライバルとの差別化や、会社や自身の安定した基盤固め、ひいては豊かな人生に繋がります。

緊急ではないからといって後回しにするのをやめて、意識して第Ⅱ領域のタスクに割く時間を作ってみてはいかがでしょうか。

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