こんにちは。スケコンマガジン編集部です。（「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。）
今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。
今回は、無駄を省いて効率的な採用業務を行うためのポイントをお話していきます。
自社の採用に課題を感じている人事や経営者の方はぜひ参考にしてみてくださいね。
人事部門で効率化できる部分
採用シーズン、人事の業務は日々増えていきますよね。そんな中でも、コストや労力、ミスマッチなどの問題を回避しつつ、効率化を意識して取り組むことで、業務にかかる負担を減らすことができます。具体的には、以下の4つです。
Webサービスを考える
採用業務における効率化を考えたとき、特に効率化の余地がある業務は「コミュニケーション」、なかでも「社内外の各関係者への定型的な連絡業務」といえます。採用にあたり、人事は日々の業務においてコミュニケーションをとらなければいけない人数も頻度も多いことが挙げられます。
そこで、Webサービス、主に採用管理システムを活用することで日々発生する採用業務の効率化を進めましょう。
採用管理システムは、応募者の採用状況を一元管理できる機能を備えています。
各求人ポータルサイトとの連携による、応募状況の確認や選考状況の共有、時間調整機能、自動メッセージ機能などといった、業務にかかる労力を最低限に抑え、採用業務を効率化する機能を利用できます。
導入コストや機能性、セキュリティ体制などをしっかり確認し、自社に適したものを選んでみてくださいね。
リモート面接の導入
新型コロナウイルスの影響もあり、普段の業務でもリモート化が進んでいますが、採用の肝である面接のリモート化もおすすめです。
リモート面接は、主にZoomやWhereby、Skypeといったオンラインミーティングツールを利用することで、物理的距離を問わず行える面接のことです。
リモート面接を導入することで、対面での面接に比べて総合的にかかる時間短縮が望めます。
具体的には、面接会場を押さえる必要がないこと、そして時間の融通が利くことの2点です。対面面接に比べて、大きな会議室などの面接場所を確保する必要がないため、会議室の空き状況などを気にすることなく、面接を行えます。
また、対面の面接では設定できなかった昼休みなどの短い時間でも面接を組みやすくなるため、次の面接までの時間短縮にもつながります。
試験の簡略化
一般的に学力検査＋適性検査で構成される入社試験の目的は、主に「学力で候補者を選ぶ」「性格や適性など目に見えない情報を視覚化する」ことが挙げられます。
中には業界や企業にまつわるオリジナルの問題を出す企業もあるのではないでしょうか。そんな入社試験ですが、近年、採用適性検査を簡略化できるサービスが続々と生まれています。
いま主流とされているSPIに加えて、職場適応性テストやストレス耐性診断といったものから、「問題解決力」を測定するWEBテストなど、その目的に合わせた様々な試験サービスがあります。
自社の求人像を踏まえ、今後こういったサービスを利用することで試験の簡略化を進めましょう。
歩留まり内定者を増やす
内定者が、必ずしも自社を選んでくれるとは限りませんよね。
また、それを想定して企業側も内定を出すため、実際の入社率は内定人数に対して低めということもよくあります。
企業としては、いかに選考過程で応募者の離脱を防ぎ、内定者の辞退を減らすかがカギとなります。それに伴い、自社に「歩留まり」してくれる内定者を選べるかどうかが重要です。そんな歩留まり内定者を増やすためには、応募者に対するフォローの見直しや、魅力的な待遇アピールなどといった対応の改善に加えて、競合他社の選考期間と重ならないように選考スケジュールを早めるなど、選考フローにかかる期間の短縮も検討する必要みてみてもいいかもしれません。
組織の効率化は採用部門から
先ほどお話したように、採用部門は繁忙期はもちろん普段の業務から、社内外におけるコミュニケーションの人数、頻度が多いことが特徴です。
しかし一方で、その特徴を生かして効率化を進めることで組織全体の効率化を図りやすい部門でもあります。今回ご紹介した内容を参考に、効率的な採用業務を意識してみてはいかがでしょうか。
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