予定調整がどんどん入ってくるような、超多忙な上司の秘書としてお仕事をしているとスケジュールの把握が難しかったりしませんか。
上司が忙しいと、秘書である自分との時間はどんどん後回しになってしまって、報告や相談の打合せがなかなかできなかったりしますよね。
上司の人柄にもよると思いますが、自分でどんどん予定を詰め込んでしまう方や、この後の予定を言った気になってうまくコミュニケーションがとれない上司など様々なタイプがいます。
そこで、どんな上司が相手でもうまく対応することができる日程調整術をまとめてみましたので、活用してみてください。
【秘書のお仕事】日程調整の悩みとコツ
秘書の役割とは、「担当する上司の仕事がスムーズに運ぶようサポートする」ことが基本となります。
余計な雑務は全て秘書で処理し、上司には仕事だけに集中できる環境になるよう心がけることが大切です。
具体的には、以下のような内容が秘書の主な仕事です。
- 予定の管理：会議・ミーティング・来客・訪問・会食・出張など
- 予定の日程調整：日時・場所・所要時間・移動時間など
- 予定に付随する確認や手配：必要書類の確認・交通手段の確認・交通チケット手配・宿泊手配など
- その他確認事項：相手先情報確認（正式会社名、名前、役職、メンバーなど）・ドレスコード・手土産の有無や手配など
日程調整の際、変わりすぎるスケジュールを把握できなかったり、報告・連絡・相談をする時間を上司とつくれなかったりと悩む場面は多々あると思います。
そんな時は、下記のようにルール付けすることをオススメします。
悩む時間を削減することも大事なことですので、自分の上司にあった方法を編み出してみてください。
スケジュールが変わりすぎて追いつかない場合のルール案
候補日を上げるときは複数案を準備！
社内や社外から上司の時間を依頼された時は、自分が把握しているスケジュールの中から候補を複数用意しましょう。
３〜５案程度あれば良いと思います。
空いていると思っていた日に、上司が予定を入れているということもあるので、候補日を多めに用意することがポイントです。
また、候補日を上げるときには前後の予定も必ず確認しましょう。
訪問の場合には特に、移動手段や移動時間も考慮しないと前後の予定に影響が出てしまうこともあります。
前後の予定をみて十分に余裕があるか、更に前後の予定の内容も把握し無理のないスケジューリングかどうかなど確認した上で候補日を用意しましょう。
仮スケジュールが入っていることを早めに伝えよう
上司に依頼があった旨を報告し、そもそも依頼のあったスケジュールを上司が受けるかの確認も必須です。
お受けする場合には、候補としてあげた日程を伝え、先方に返事をします。
伝えたら出来るだけ早く日程を確定させることもポイント。
多忙な上司だと、この先方からの返事待ちの段階ですでに別予定が入ってしまうこともあるからです。
仮スケジュールの段階であっても素早い対応が迫られるため、単にスケジュールをはめ込んでいくのではなく、重要度の高いものを優先に、必ず内容まで確認し常に優先順位を判断して予定を入れていく必要があります。
例えば、取引先との関係性やプロジェクト等の重要度だけでなく、「締め切り日があるので後ろ倒しにできない」「相手先の都合で今週しか会えない」など、優先されるべき予定かどうかを判断していくようにします。
上司に合わせたスケジュール管理法を身に付けよう
「確定した内容しか、手帳に記入しない」
「そもそも決まった内容じゃないから聞く耳を持たない」etc…
など、上司の性格によって、スケジュール管理が困難になる場合があります。
ですが多忙な上司の場合、常に指示を仰ぐのもうまくいかないと思います。
仕事をしていくと、上司の人柄や置かれている立場、仕事の状況などが分かってくると思います。
それらに沿って優先順位や上司の意向を把握できれば、できる秘書に近づけたといえるでしょう。
その人にあったスケジュール管理をするためにも臨機応変に動き、パターンを確立させましょう。
気づいたらダブルブッキング！防ぐためのルール案
上司だけでなく、いろんな方の迷惑にもなるので避けたいのがダブルブッキング。
完全に回避する方法はなかなかないですが、２つのルールを実践することで、ダブルブッキングを予防することはできますよ！
上司だけでなく関わりのある社員にこまめな声かけを心がける！
打ち合わせや会合などに上司とよく行く社員さんはいませんか。
そういった方は同じ案件を任されていたり、クライアント先が一緒だったりと、同じようなスケジュールで動いている場合もあります。
時間のある時で構いませんので、徹底的に他社員のカレンダーを確認してみるのも一つの手かもしれません。
ヒューマンエラーを防ぐためには二重チェック！
書き間違えや見間違えでミスをしてしまったり、確定内容じゃないスケジュールを伝えてしまったりと、人間であれば誰しもミスはあるものです。
ですが、それを防ぐためにも上司のスケジュール状況を確認する際は、二重でチェックすることをオススメします。
また「調整中の予定」「確定した予定」をしっかり区別して管理することも大事です。
日頃から上司とのコミュニケーションを大切にし、毎日のスケジュール確認を習慣化するなどでもミスを防ぐ効果もあります。
常にデスク周りを整理整頓し、必要なものがすぐに確認できるような状態で維持するとミスをする前に気づくことも多いです。
やってしまいがちなミスは、常に目にする手帳などに記録しておくなど意識してミスを防ぐよう心がけましょう。
できる秘書が日程調整しているテクニック
できる秘書がやっている日程調整のテクニックをご紹介していきます。
できる秘書とは、ミスをしないだけでなく、細かな気遣いや先回りした準備ができ、上司が安心して仕事に集中できるようサポートできる人材です。
スムーズかつ臨機応変に対応できる柔軟さも必要とされているため、いつどんな状況になっても迅速・最適な選択ができるよう工夫しておかなければなりません。
ここで紹介する秘書のスケジュール管理業務に役立つテクニックをぜひ取り入れてみてください。
手帳やカレンダーでの管理
自分用の手帳やカレンダーでの管理は、即手書きで対応できるというのがポイント。
パソコンなどでの確認よりも、その場で素早い対応が可能となります。
他にも、カラーマーキングを使いひと目で優先度や完了タスクが確認できるようにすることで、より的確なスケジューリングが可能となります。
予定変更は消さずに2本線を引いておいて新しい予定を追記すれば、以前の予定も同時に確認することができ、変更時のミス防止や予定変更の頻度なども確認ができます。
オンラインツールなどで上司と共有するスケジュール管理ツールがあったとしても、上司用と自分用に当日分や一定期間の予定を印刷しておくことで、パッと一覧で確認できるのでとても便利です。
1日の流れを確認するのも簡単になり、当日必要な書類と一緒にまとめておくことができたりと、忙しい中でもスムーズな行動のためのサポートもできます。
ただし、常に最新の予定を印刷しなければいけないので、変更があったときにはすぐに差し替える必要があります。
上司のスケジュール表は社外秘情報が含むこともあるため、紛失などがないよう取り扱いには十分注意しましょう。
ツールでの管理
秘書が管理する日程調整は、上司と常に最新状況が共有できる管理ツール・アプリを利用するととても効率的です。
特に外出の多い上司では、外出先からでも秘書が管理するスケジュールを確認できるようなオンラインツール・アプリが必須とも言えます。
オンライン管理ツール・アプリの特徴
- 外出先からもお互いの最新のスケジュールが確認できる
- 電話やメール不要で仮予定を入れたり、スケジュール調整を秘書に依頼することができる
- 「リマインダー機能」付きであれば、予定忘れの防止ができる
このようなインターネットを介して利用できるカレンダーやスケジュール管理ツール・アプリを利用することで、お互いのミス防止や業務効率アップにとても役に立ちます。
業務の負担を減らすだけでなくヒューマンエラーも防止する役割があるため、上司と秘書どちらにとっても利点があると言えるでしょう。
【秘書のお仕事】日程調整で利用して欲しいツール3選
日程調整は、忙しい上司を持つ秘書にとって紙ベースの管理ではかなり厳しく、ミスをしてしまう機会も多くなってしまいます。
業務の負担を減らし、効率的なスケジュール管理やミス防止などにはツールの利用がおすすめ。
日々進化しているスケジュールツールを有効活用することで、効率的に日程調整が可能となります。
そこで日程調整のコツがつかめたところで、次に便利なツールも紹介したいと思います。
Googleカレンダーなど、上司の活用しているツールと合わせたり、自分自身の管理のしやすさで選び、業務の効率化狙いましょう。
TimeTree
https://timetreeapp.com/intl/ja/
とにかくスケジュール内容を共有したい場合は、「TimeTree」がオススメです。
カレンダーを見るだけで最新の情報が分かるようにしておけば、多忙で打合せをする時間がない上司とのスケジュール共有も簡単に行えます。
eeasy
上司がGoogleカレンダーやOffice365などを利用しているならオススメしたいのがこちら。
連携しておき、打合せの詳細などを選択することであっという間に候補日を上げることができます。
決まった予定は自動で記入しておいてくれるので、上司はカレンダーのチェックだけでOK。
かなりの手間を省けます。
「スケコン」
こちらも同じくGoogleカレンダーを連携することで、ボタンひとつで空き時間を抽出できます。
スケコンが便利で助かるのは、共有したスケジュールを調整中に、別の予定が入った場合です。
予定が入った日程を外し、自動で別日への予定調整をしてくれるところが優秀です。
秘書の日程調整が手軽にできるのは「スケコン」
他にも便利で役立つツールがたくさんありますが、一番オススメしたいのはスケコンです。
理由は下記です。
- ボタン一つで空き時間抽出
- 自動でリスケ可能
- 決定した予定は自動でカレンダーに記入
- 暗号化でセキュリティ面も万全
予定調整できる時間が一目で分かる機能は本当に便利だなと思います。
日程調整のコツと合わせて、ぜひ活用してみてくださいね！
