接待ゴルフの日程調整と段取り｜メンバー集め・コース予約・当日までの実務

接待ゴルフの幹事を任されたとき、最初にぶつかるのが日程調整です。参加者は役職者が多く、しかも丸1日を空ける必要があります。通常の会食と違い、日程が決まらないとコースの予約も進まないため、ここで止まると全体が止まります。

この記事では、接待ゴルフの日程の決め方と、そこから当日までの段取りを実務ベースで整理します。

接待ゴルフの日程調整が難しい理由

• 拘束時間が長い … 移動を含めると朝から夕方まで。半日では終わらない
• 参加者の役職が高い … 先方も自社も、予定が最も埋まっている層
• 人数が固定される … 4名1組が基本で、欠員が出ると組が崩れる
• コースの予約枠と連動する … 人気コースは数か月先まで埋まっている
• 天候に左右される … 予備日の考え方が必要になる

手順1：先方の都合を最優先で押さえる

接待である以上、順序は先方が先です。自社側で日程を固めてから声をかけると、選択肢を狭めることになります。

1. 先方のキーパーソンに幅を伝えて打診する … 「10月中の平日で、ご都合のよい日はございますか」
2. 先方の希望が出たら、自社側を合わせる … 自社の参加者は後から調整する
3. 候補が複数出たら、コースの空きと突き合わせる

打診のときに伝えること

「ゴルフはいかがですか」だけでは相手も答えにくいものです。おおよその時期・エリア・参加予定者を先に伝えると、判断が速くなります。

10月中の平日で、◯◯様とご一緒にゴルフへ伺えればと考えております。
弊社からは私と部長の◯◯の2名、場所は◯◯方面を想定しております。
ご都合のよろしい日をお聞かせいただけますでしょうか。

手順2：日程とコースを同時に進める

ここが接待ゴルフ特有の難所です。日程が決まらないとコースを押さえられず、コースが埋まっていると日程が無駄になるという循環が起きます。

解決策は、候補日の段階でコースの空きを調べておくことです。

• 先方から候補が3つ出たら、その3日それぞれでコースの空きを確認する
• 空きのある日だけを残して、先方へ「この日でいかがでしょうか」と返す
• 仮予約ができるコースなら、キャンセル期限を確認したうえで押さえる

「日程が決まってからコースを探す」と、人気コースは取れません。並行して進めるのが実務です。

手順3：自社側のメンバーを固める

先方との日程が固まったら、自社の参加者を確定させます。ここは社内なので、カレンダーを見て直接押さえるのが速いです。

役員が参加する場合は、秘書を通した調整になります。丸1日の拘束であることを明示してください。移動時間を含めた実際の拘束時間を伝えないと、後から「その日は夕方に会議がある」となります。社内メンバーの予定を押さえる方法は「社内予定調整」の使い方、役員の予定を扱う場合は秘書の日程調整・予定調整を仕組み化する方法を参照してください。

手順4：確定後に伝えること

雨天時のルールを先に決めておく

「当日の朝に判断」では、参加者が動き出してしまいます。前日の何時までに、誰が、どの基準で判断するかを確定時に共有しておいてください。中止の場合の振替日も、可能なら先に押さえておくと安心です。

手順5：当日と翌日

• 幹事は30分前に到着する … 受付とロッカーの確認を済ませておく
• 組み合わせは事前に紙で用意する … 当日その場で決めない
• 翌営業日にお礼の連絡を入れる … その日のうちに送れれば理想的
• 次の商談につなげる … お礼と一緒に、次の打ち合わせの調整URLを添える

接待の目的は関係づくりです。そこで終わらせず、次の商談へつなぐところまでが幹事の仕事といえます。商談の進め方は商談の日程調整を仕組み化する方法にまとめています。

まとめ

接待ゴルフの予定調整は、先方の都合を最優先に打診し、候補日の段階でコースの空きを並行して調べ、自社側は後から合わせるという順序で進めるのが確実です。

そして雨天時のルールを確定時に共有しておくこと。ここを決めておかないと、当日の朝に幹事が最も苦労します。会食の段取りは会食・ランチミーティングの日程調整の進め方もあわせてどうぞ。

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