新年会の幹事の段取り｜年末のうちに日程を決める理由と案内・会場・挨拶のコツ

新年会の幹事で一番多い失敗は、年が明けてから動き出すことです。1月の予定は12月中に埋まります。年明けに候補日を出しても、参加できる人が半分しかいない、ということが普通に起きます。

この記事では、新年会の幹事がやることを12月からの時系列で整理します。忘年会の幹事と重なる部分も多いですが、新年会ならではの注意点を中心に書きます。

新年会と忘年会の違い

店は忘年会より取りやすい一方で、参加者の予定は12月中に埋まるのが新年会の特徴です。

12月中にやること｜日程を決めて予告する

候補日は1月の第2〜3週

1月第1週は仕事始めの直後で、多くの人が休み明けの処理に追われています。第2週の後半から第3週が参加率のピークです。月末は月次の締めで忙しい部署があるので避けます。

候補日を出すのは12月上旬まで

忘年会シーズンと重なりますが、忘年会の案内と一緒に新年会の候補日も出してしまうのが効率的です。「忘年会は12月12日、新年会は1月16日か23日のどちらかで調整中です」と一言添えるだけで、参加者は予定を空けておいてくれます。

候補日への回答を集める手順は、忘年会と同じです。飲み会の日程調整をスマートに決める方法で紹介している「候補日は3つ・締切を明示・ツールで集計」をそのまま使ってください。

12月中に確定して予告を出す

日程が決まったら、年内に「新年会は1月16日（金）に決まりました。詳細は年明けにご案内します」と予告を出します。これで年末年始に他の予定が入るのを防げます。

年明けにやること｜会場と正式案内

会場は年内に仮押さえ、年明けに確定

1月の店は忘年会シーズンほど混みませんが、金曜日は早く埋まります。年内に仮予約を入れておき、年明け最初の出社日に人数を伝えて確定してください。全社規模で人数が多い場合の会場選びは会社の宴会・パーティーの日程調整と幹事の段取りを参考にしてください。

正式案内は仕事始めの週に

件名：【出欠確認】新年会のご案内（1月16日）

あけましておめでとうございます。◯◯です。
本年もよろしくお願いいたします。

先日ご案内した新年会の詳細が決まりました。

日時：1月16日（金）19:00〜21:00
場所：◯◯（住所・地図URL）
会費：5,000円（当日受付でお預かりします）
出欠：1月9日（金）までに返信をお願いします。

新しい一年のスタートに、ぜひご参加ください。

新年会の案内は新年の挨拶を冒頭に入れるのがマナーです。年末に出した予告と違って、年明けの案内は少し改まった書き方にします。件名や締切の書き方は日程調整メールの書き方と例文集にまとめています。

当日の挨拶｜新年会は「抱負」を入れる

忘年会の挨拶が「ねぎらい」なら、新年会は「今年への期待」です。長くする必要はありません。

乾杯の挨拶

あけましておめでとうございます。昨年は皆さまのおかげで良い一年になりました。今年も一緒に良い仕事をしていきましょう。本年もよろしくお願いいたします。乾杯！

締めの挨拶

本日はありがとうございました。今年一年、皆さまにとって良い年になりますように。それでは、一本締めで締めさせていただきます。よぉーっ、（パン）。ありがとうございました。

乾杯は役職が上の人に頼むのが一般的です。年内に「新年会の乾杯をお願いできますか」と声をかけておけば、年明けに慌てません。

新年会ならではの注意点

• 年始の挨拶回りと重なる部署がある。営業部門は1月第2週まで外出が多い
• 成人の日の三連休を挟むと、連休明けの火曜は避けたほうがよい
• インフルエンザの流行期。当日欠席が出やすいので、店には「前後2〜3人の変動あり」と伝えておく
• 新入社員や異動者がいれば、新年会が初めての顔合わせになる。自己紹介の時間を取る

幹事の仕事は12月で8割終わる

新年会の幹事は、12月中に日程を決めて予告を出せば、仕事の8割は終わりです。年明けにやるのは会場の確定と正式案内、当日の進行だけ。逆に12月に動かなければ、年明けに何をやっても人が集まりません。

忘年会の幹事と兼任することも多いので、日程調整は仕組みに任せて、幹事の時間を節約してください。スケコンのような日程調整ツールなら、忘年会と新年会の候補日を同時に出して、それぞれの回答を別々に集計できます。