- 送別会の幹事の全体スケジュール
- 1. 主役に聞くこと｜日程の前に確認する
- 2. 日程の決め方｜主役の都合が最優先
- 3. 店選び｜主役の好みと会話しやすさ
- 4. プレゼントと花束
送別会の幹事が他の飲み会と違うのは、主役がいて、その人の都合が最優先だということです。参加者の多数決で日程を決めてはいけません。主役が来られない送別会は成立しないからです。
この記事では、送別会の幹事がやることを主役への確認から当日までの順番で整理します。
送別会の幹事の全体スケジュール
送別会は主役の最終出社日から逆算して組みます。目安は3週間前から動き始めることです。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 3週間前 | 主役に都合とNGを聞く。候補日を決める |
| 2週間前 | 参加者に日程を打診し、確定する。店を予約 |
| 10日前 | 案内を出す。プレゼント・花束の手配 |
| 1週間前 | 出欠を締める。店に人数を伝える。寄せ書きを回す |
| 前日 | リマインド。挨拶する人に声をかける |
| 当日 | 受付・進行・贈呈・主役の挨拶・見送り |
1. 主役に聞くこと｜日程の前に確認する
幹事を任されたら、最初に主役本人と5分話す時間を取ってください。聞くのはこれです。
- 最終出社日 … 送別会はこの日か、その直前に行う
- 都合の悪い日 … 引っ越し・挨拶回り・有給消化などで、最終週は意外と埋まっている
- 呼んでほしい人・呼ばないでほしい人 … 部署をまたいで世話になった人がいることが多い
- やってほしくないこと … 「大げさにしないでほしい」「泣かせないでほしい」など
- プレゼントの希望 … 聞ける関係なら聞く。聞けないなら周囲に相談
これを聞かずに進めると、「最終日は有給だった」「あの人を呼んでいなかった」という取り返しのつかない失敗が起きます。
2. 日程の決め方｜主役の都合が最優先
送別会の日程調整は、主役の都合で候補日を2つに絞り、参加者にはその2つから選んでもらう形にします。
【◯◯さんの送別会・日程調整】
◯◯さんが◯月末で退職されます。
ご本人の都合で、下記のどちらかで開催します。
・◯月25日（木）19:00〜
・◯月26日（金）19:00〜
参加できる日に○をお願いします。締切：◯月14日（金）
参加者が多い場合は、日程調整ツールで○×を集めると集計が一瞬で終わります。手順は飲み会の日程調整をスマートに決める方法と同じです。打診の文面は日程調整メールの書き方と例文集の候補日提示の型が使えます。
最終出社日と同じ日にするか
最終出社日の夜に送別会をすると、主役が「その日で終わり」の実感を持ちやすく、参加者も「今日が最後」と分かって集まりやすいです。一方で、最終日は挨拶回りや引き継ぎで主役が疲れていることもあります。本人の希望を優先してください。
3. 店選び｜主役の好みと会話しやすさ
- 主役の好きな料理・よく行った店を選ぶ。本人に聞くのが一番早い
- 個室か貸切。贈呈と挨拶があるので、他の客がいると進行しにくい
- 主役の席を決めておく。全員が話しかけやすい位置（テーブルの中央）
- 人数の変動に対応できる店。送別会は「一言だけ言いに来る人」が当日増える
歓迎会と合同で「歓送迎会」にする場合は、主役が二人になるぶん席次と進行が変わります。社内懇親会・歓送迎会の日程調整で扱っている段取りを参考にしてください。
4. プレゼントと花束
予算は一人1,000〜2,000円を集めて、まとめて用意するのが一般的です。会費と別に集めるか、会費に含めるかは案内に明記してください。
- 花束 … 定番。持ち帰りを考えて大きすぎないものに。当日の受け取りを幹事が手配
- 寄せ書き … 色紙かメッセージカード。1週間前から回し始めないと間に合わない
- 記念品 … 転職先で使えるもの、家で使えるもの。名入れは好みが分かれるので慎重に
プレゼントの手配は会場担当とは別の人に任せると、幹事の負担が分散します。
5. 当日の進行｜贈呈と挨拶の順番
- 乾杯（上司または幹事）
- 歓談（40分）
- 参加者からの一言（希望者のみ、一人1分以内）
- プレゼント・花束の贈呈
- 主役からの挨拶
- 締め・見送り
主役の挨拶は最後にします。先にやると、そのあとの歓談が締まらなくなります。主役には「最後に一言お願いします」と事前に伝えておいてください。当日いきなりだと話す内容がまとまりません。
幹事の締めの挨拶
◯◯さん、本当にお疲れさまでした。新しい場所でのご活躍を、ここにいる全員が願っています。それでは、◯◯さんの前途を祝して、一本締めで締めさせていただきます。よぉーっ、（パン）。ありがとうございました。
送別会で幹事が避けるべきこと
- 退職理由に触れる … 円満でない場合もある。挨拶では触れない
- 転職先を公開する … 本人が言うまで幹事からは言わない
- 主役を長時間立たせる … 贈呈と挨拶は合わせて10分以内
- お金の話を当日にする … 会費・プレゼント代は案内で伝え、当日は受付で完結させる
主役に「やってよかった」と思ってもらう
送別会は、主役にとってその職場での最後の記憶になります。派手にする必要はなく、「ちゃんと送り出してもらえた」と感じてもらえれば十分です。
そのために幹事がやるべきことは、主役の都合を最優先に日程を決め、来てほしい人を漏れなく呼ぶことです。日程調整の作業自体はスケコンのようなツールに任せて、幹事は「誰を呼ぶか」「何を贈るか」に時間を使ってください。
