飲み会の日程調整をスマートに決める方法｜幹事の負担を減らす段取り

「飲みに行こう」と盛り上がったのに、日程が決まらないまま流れた——よくあることです。原因は誰も決めないからではなく、多くの場合候補日の出し方にあります。

この記事では、少人数（4〜8人程度）の飲み会を確実に決めるための日程調整の進め方を、幹事の実務として解説します。大人数の宴会とはやり方が違うので、分けて考えてください。

なぜ飲み会は決まらないのか

「いつがいい？」と聞いている

これが最大の原因です。自由回答で聞くと、全員が「相手の答えを待つ」状態になります。誰も最初に自分の都合を言い出しません。

候補が多すぎる

10日分の候補を出すと、全員が全部を確認する必要があり、返信が重くなります。3〜4日に絞るほうが速く決まります。

期限がない

「都合のいい日教えて」だけでは、いつ返せばいいか分かりません。返信は後回しにされ、そのまま流れます。

3ステップで決める

ステップ1：幹事が候補を3〜4日出す

全員に聞く前に、幹事が候補を決めてしまいます。曜日と時間帯まで指定してください。

来月あたり飲みに行きませんか。下記でどうでしょう。
1. 10/8（木）19:00〜
2. 10/13（火）19:00〜
3. 10/15（木）19:00〜
参加できる日に○を付けて、今週金曜までに返してもらえると助かります。

ステップ2：最多の日に決める

全員が参加できる日を探さないでください。最も多く集まれる日で確定します。1人欠けるくらいなら、次回に呼べば十分です。

ステップ3：即座に店を押さえる

日程が決まったら、その日のうちに予約します。「店はあとで決めよう」で止まると、日程まで流れます。

誘い方のコツ

• 目的を軽く添える … 「◯◯さんの異動前に」「案件が終わったので」
• 人数と顔ぶれを伝える … 誰が来るか分かると参加判断しやすい
• おおよその予算を書く … 「4,000円くらい」の一言で参加率が上がります
• 断りやすくしておく … 「都合が合わなければ次回ぜひ」を添える

店の予約で押さえること

ドタキャンへの備え

少人数の飲み会では、1人の欠席が全体に響きます。

• 前日にリマインドを送る … 「明日19時、◯◯でお待ちしています」の一言で欠席が減ります
• 人数変更の期限を全員に共有する … 「明日の12時までなら人数変更できます」
• 会費の扱いを先に決めておく … 当日キャンセルの扱いを揉める前に決める

社内の飲み会・接待の場合

上司や社外の方が参加する場合は、進め方が変わります。目上の方の都合を先に押さえてから、他のメンバーを合わせるのが基本です。誘い方も、選択肢を渡す形にすると相手が答えやすくなります。

社内の歓送迎会は社内懇親会・歓送迎会の日程調整をスムーズに決める方法、取引先との会食は会食・ランチミーティングの日程調整の進め方、接待の場面は接待ゴルフの日程調整と段取りを参照してください。

予定が合わないときの割り切り

どうしても候補が合わない場合は、次のどれかを選びます。

• ランチに変える … 夜より圧倒的に予定が合いやすい
• 人数を分ける … 無理に1回でやらず、2回に分ける
• 時期をずらす … 繁忙期を避けて翌月にする

「全員そろわないと意味がない」と考えると、いつまでも実現しません。詳しくは候補日が1日しかない・いつでもいい時の日程調整メールでも扱っています。

まとめ

飲み会の予定調整は、幹事が候補を3〜4日出す・期限を切る・最多の日で決める・すぐ店を押さえるの4つで決まります。「いつがいい？」と聞かないことが、いちばんのコツです。

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