googleカレンダーはビジネスだけでなく、プライベートにおいても大変便利なツールです。
自分のスケジュール管理ができるだけでなく、ほかのユーザーと情報共有ができるからです。
互いの予定を好きなときに確認できるようにすれば、あらゆる予定のすり合わせが簡単にできるようになります。
今回は、googleカレンダーのスケジュール共有方法について解説します。
googleカレンダーとは？予定管理と共有のメリット
グーグルが提供している予定管理ツールがgoogleカレンダーです。
グーグルのアカウントを取得すれば、誰でも使えるようになります。
利用料金は無料なので、これからITツールを導入しようと考えている人でも安心して使えるでしょう。
また、google meet（ビデオ会議）・google chat（チャットツール）、gmailといったサービスとの連携が簡単にできます。
パソコン上だけでなくスマートフォンやタブレットでも操作が可能なので、外出先でも気軽に予定の管理ができます。
googleカレンダーで予定管理するメリット
googleカレンダーを使えば、予定の種類ごとに日程表が簡単に作成できるので、一目で予定がわかるようになります。
アカウントと紐づけておけば、予定ごとに分類して一元管理可能です。
もちろん、タスクの一元管理もできます。
予定に期限を設定しておけば、タスク抜けの防止にも効果的です。
カスタマイズにも優れており、日ごとや予定ごとに表示色を変更することもできます。
しかし、ツール操作が苦手な人もいるでしょう。
自分でカスタマイズせずとも、たくさんのフリー素材が一般公開されています。
その中から自分に最適なものを選ぶとよいでしょう。
予定を共有するメリット
予定の共有にはさまざまなメリットがあります。
仕事上の予定やスケジュールを共有した場合は、メンバーの仕事の状況が把握しやすくなるでしょう。
プロジェクト内のタスクの進捗報告も簡単にできるようになります。
互いに情報を把握していれば、手軽に仕事の進捗の相互チェックができます。予定表を通して互いの状況を密に理解できるようになるので、チームワーク向上効果も期待できるでしょう。
友人や家族の間で予定を共有すれば、連絡が取りやすくなります。
急な用事ができたときも予定を追記するだけで、家族や友人に予定変更を知らせることが可能です。
また、予定にアラームを設置しておけば、うっかり忘れてしまうこともなくなるでしょう。
予定の共有方法！ユーザーや公開範囲の設定をしよう
googleカレンダーでスケジュールを公開するには、カレンダーの共有設定が必要になります。
特定のユーザーにのみカレンダーを共有
メイン画面を開いたら、画面右上にある歯車のマーク（設定メニュー）をクリックします。
メイン画面左側にある「マイカレンダー」から目的の予定表を選び、右端にある「︙」をクリック。「設定と共有」を選択します。
次に設定画面から「特定のユーザーとの共有」を選んでください。
そのなかにある「＋ ユーザーを追加」をクリックすると「特定のユーザーとの共有」画面が開きます。
この画面で、メールアドレスか名前を入力すると、登録されている人物が表示されます。
その中から予定を公開したい相手を追加し、与える権限を指定したなら「送信」をクリック。
すると、予定を公開したい相手に招待メールが届きます。後は、招待メール内にある「このカレンダーを追加」を招待したいユーザーがクリックすれば共有されます。
予定を公開したいだけなら、権限を「予定の表示（すべての予定の詳細）」にするとよいでしょう。
予定の入力や修正まで権限を与える場合は「変更および共有の管理権限」を選びます。
なお、追加や修正された予定には「作成者」という項目が追加されます。
これを確認すれば、メンバーの誰が作成した予定なのか確認可能です。
カレンダーの公開範囲を変更する
画面右上にある歯車のマーク（設定メニュー）をクリックして、メイン画面の左側にある「マイカレンダー」から目的の予定表を選び、右側にある「︙」を押して「設定と共有」を開きます。
次に「アクセス権限」を選択。
ここから設定を変更できます。
アクセス権限は「一般公開して誰でも利用できるようにする」「組織内で利用できるようにする」「他の Google アプリにカレンダーの情報を表示する（アクセス権による制限付き）」の3つから選択できます。
なお、「一般公開して誰でも利用できるようにする」を選択すると、言葉の通りに誰からでも予定が見られるようになるので注意してください。
情報を公開したい人をグループ設定しておけば、「組織内で利用できるようにする」を選ぶだけで、簡単に特定の人間に情報を公開できます。
公開範囲を選択しチェックを付けると、右側のプルダウンメニューから表示設定の詳細決定ができるようになります。
urlを使ってカレンダーを共有する
urlを通知すればgoogleアカウントを持っていない人にもカレンダー共有できます。
メイン画面を開き、画面右上にある「歯車のマーク（設定メニュー）」、画面左側の「マイカレンダーの設定」、「アクセス権限」という順番でクリックします。
設定画面内にある「アクセス権限」をクリック。
「共有可能なリンク」を選択してください。
カレンダーのリンクのurlが表示されるので、画面右下に表示されている「リンクをコピー」を押してコピーします。
あとは公開したい方にurlを通知してください。
通知を受けた方は、urlをクリックすれば予定が見られるようになります。
カレンダーの共有は便利な機能！しかし情報漏洩のリスクには注意しよう
googleカレンダーはスケジュール管理だけでなく、カレンダーの共有ができる優れたツールです。
管理画面からユーザーを追加し、追加した旨を相手に通知すれば、特定の相手とカレンダー共有ができます。
また、urlを送信するだけでも可能です。
しかし、情報の共有は一歩間違えれば機密事項やプレイベート情報の漏洩につながります。
そのため、細心の注意を持って設定するようにしましょう。
