「秘書の仕事は多すぎてもはや寝る時間すらない…」
リモートワークの促進に伴い、オンライン秘書の需要が増え始めています。
しかし秘書の仕事は幅広く、いつの間にか膨大な仕事量を抱えてしまっていたというケースも。
しかも秘書の業務の中には、スケジュール管理や日程調整など、ミスが許されない・業務が煩雑になりやすい業務も多く登場します。
そこで活用したいのが、スケコンをはじめとした日程調整ツールです。
日程調整ツールを活用すれば、煩雑で時間が掛かりやすい日程調整業務をよりスマートに済ませられるでしょう。
今回はオンライン秘書が導入したい日程調整ツール・スケコンの魅力や注目の機能について解説します。
日程調整の時間とコストを大幅に削減したいと考えている方は、ぜひ導入を検討してみてください。
優秀なオンライン秘書こそ使っている日程調整ツール
日程調整はメールや電話を使い空き時間を確認したり、移動時間や予定変更の可能性を踏まえて組んでいく必要があるため、非常に頭を使わなくてはいけない業務です。
そしてこの業務は、会議に参加するメンバーが多ければ多いほど、より煩雑になっていくでしょう。
しかし、煩雑な日程調整はツールを導入することで解決を目指せます。
まずは日程調整ツールの概要と、導入するメリットについてご覧ください。
日程調整ツールとは
日程調整ツールとは、その名前の通りシステムを使いビジネスにおける日程調整をアシストしてくれるツールです。
まずは基本的な使い方をご覧ください。
- 主催者が予約フォームを作成
- 参加メンバーに参加可能日を入力してもらう
- システムが開催可能日を自動算出
ツールを使わない場合、オンライン秘書はメールや電話を使い会議参加メンバーそれぞれに空き時間を聞いて回り、日程を組み上げる必要がありました。
しかし、日程調整ツールを使えば1回の予約フォーム作成で済む上、開催日程そのものもシステムが自動で行ってくれます。
ダブルブッキングを防げる
日程調整は参加メンバーが多ければ多いほど頭を悩ませがちです。
特にダブルブッキングは秘書業務を続けていく上であってはならないミスで、細心の注意を払って調整しなくてはいけません。
しかし、日程調整ツールにすべてのスケジュールを入力しておけば、システムが空き時間を算出し正確に開催可能日を判定します。
そのため、ダブルブッキングをはじめとした日程調整におけるミスは、日程調整ツールを活用することで大きく削減できるでしょう。
自動調整により別の業務に時間を割ける
日程調整ツールを導入すれば、以下の業務にかかる時間が削減されます。
- 会議に参加するメンバー全員へのメール・電話での空き時間確認
- 空き時間が提出された後の予定の組み立て・日程調整業務
以上の業務は非常に時間がかかる上、頭を悩ませがちな仕事でもあります。
それらの業務をツールに任せきりにできれば、他の業務に回す時間が増えるでしょう。
オンライン秘書の業務は多岐にわたり、どんなに技術が発達しても人力でしかこなせない業務もあります。
だからこそ「人がやるべき業務」に時間を回せる日程調整ツールは、秘書の強い味方です。
オンライン秘書向けの日程調整ツールならスケコン
オンライン秘書が業務効率化を目指す上で、日程調整ツールの導入にはさまざまなメリットがあります。
中でもおすすめしたいツールが「スケコン」です。
ここではスケコンをオンライン秘書におすすめしたい理由について解説します。
アカウント連携でオンラインでの調整が簡単
スケコンではGoogleカレンダー、Outlookカレンダーとのアカウント連携が可能です。
これらのオンラインカレンダーにスケジュールを入れ込んでおけば、よりスムーズな日程調整が実現します。
業務効率化を目指す際は、自分が担当している方のスケジュールは、アカウント連携したカレンダーに逐一入れ込んでおきましょう。
そしてスケコンを使って日程調整された予定についても、連携したカレンダーに自動記入されます。
スケコンは使えば使うほど、日程調整に関する手間やコストを削減できるツールです。
煩雑なメール・電話のやりとりを解消できる
日程調整は、お互い忙しければ忙しいほど業務が煩雑になりがちです。
特に埋まっている日程が多い場合は、メールでいくつか候補日を出したとしてもすべて埋まっていたり、後から予定を変更せざるを得ない事態に陥る場合もあります。
このように、日程調整をすべて人力でやろうと思うと、煩雑なメール・電話でのやりとりが重なるでしょう。
しかし、スケコンを活用すれば予約フォームを共有するだけで日程調整がスマートです。
さらに、万が一後から予定が変わった際も、すぐに再調整できるため、万が一の際にも柔軟に対処できます。
スキマ時間のオンライン会議も気軽に開催
オフィス間を移動することになる対面での会議・打ち合わせの場合は数時間にも及ぶ調整が必要ですが、移動の手間がないオンライン会議であれば、短時間でも対話が叶います。
この短時間の日程調整でもスケコンはおすすめで、スケコンでは30分単位での日程調整も可能です。
さらにスケコンでは予約フォームの会議開催場所として、ZOOMのトークルームURLも送付できるため、スケコンの活用のみでZOOM会議の調整が完結します。
会議やちょっとした話し合いは短時間で済ませられれば済ませられるほど円滑な業務を目指せるでしょう。
日程調整業務はスケコンに丸投げしよう
スケコンを活用すれば、秘書の頭を悩ませがちな日程調整業務をよりスマートに解決できます。
- 予約フォームを作成でき空き時間確認がスムーズ
- 提出された空き時間を元に簡単に日程調整できる
- ZOOM会議をはじめ新たな会議の形にも対応できる
仕事が早いオンライン秘書は、ビジネスの場でも重宝されます。
ツールを上手く活用することで自身の労力を減らし、より早く業務をこなせるようになれば、より高い評価にも繋がるでしょう。
オンライン秘書の煩雑な業務を解消したい際は、ぜひスケコンの導入を検討してみてくださいね。
