「役員会議の日程調整をしないと…」
「役員の人に連絡を入れるのは緊張する…」
役員会議の日程調整は、大事でミスが許されない仕事です。
目上の人に対して連絡を入れるのは、いつだって緊張感があるものでしょう。
役員の方たちは、基本的に毎日多忙です。
スケジュールも埋まりがちなので、こちらも気を遣う必要があります。
この記事では、役員会議の日程調整をするポイントについて解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
また、役員会議の日程調整を楽にするスケジュール調整ツール「スケコン」についてもご紹介します。
最後まで読んで頂ければ、役員会議の日程調整がスムーズに行えるようになるはずです。
役員会議の日程調整は重要な業務
役員会議の日程調整業務では、以下の内容をミスなくスピーディに行う必要があります。
- 参加する役員に会議の具体的な内容や所要時間を案内する
- 参加する役員に会議を開催したい時期と候補日を共有する
- 各役員の参加可能日をまとめて開催可能な日程を検討する
- 確定した日程を参加する役員に共有する
以上の案内や共有を、メール等を使って進めていくことになります。
参加する役員の人数が増えれば増えるほど、工数や日程調整の難易度は増えていくでしょう。
特に役員会議は社内で行うものであるだけでなく、社内の上役や上司に自分の仕事ぶりを直接見せることになります。
自分の評価に直結する場合もあるため、プレッシャーを感じてしまう方も多いでしょう。
役員会議の日程調整を任されたら、計画的に業務を進めていくことはもちろん、業務効率を上げるための方法を知っておくことも大切だといえます。
役員会議の日程調整ならスケコンがおすすめ
役員会議の日程調整をミスなく効率的に進めるなら、日程調整ツール「スケコン」の導入がおすすめです。
スケコンは登録不要で共有できる日程調整フォームを簡単に作成でき、フォームに入力された情報をもとにAIが自動的に日程調整を進めるため、日程調整の負担を大きく減らせます。
なかでも役員会議をはじめ3人以上で日程調整する場合は、以下の手順で調整を進められます。
- スケコンにログインする（フリープランなら無料）
- 予定の名前や調整条件を決める
- 予定の対象カレンダーを選ぶ
- 予定を開催する時間帯と所要時間を選ぶ
- 開催期間を指定する
- 候補日一覧を確認する
- 予定調整を作成してメンバーに調整する
- 集められた参加者のスケジュールを確認する
以上の8ステップで日程調整は完了します。
あとは回答内容をもとにスケコンから提案された日程を確認のうえ、役員会議に参加する方に日程を共有すれば、役員会議の日程調整業務も完了です。
スケコンでの日程調整の手順は動画でも紹介しているため、導入の際は合わせてご覧ください。
社内会議でのスケコン活用事例はこちらで紹介！複数社員の日程調整をまとめて進めよう
スケコンなら役員会議の日程調整も楽々
役員会議などの重要なイベントは、しっかりスピーディーに予定調整することが大切。
ミスは許されない日程調整なら、簡単に使えて確実に日程調整ができる「スケコン」がおすすめです。
以下では、スケコンの魅力や特徴についてさらに詳しく解説していきます。
シンプルなので誰でも使える
スケコンの魅力は、シンプルなところです。
見た目や使い方が非常に簡単なので、初めてスケコンを使う方でも、直感的に利用できるでしょう。
スケジュール調整ツールはたくさんありますが、多機能なものも多いです。
便利ではあるのですが、シンプルに使えたほうが日程調整ツールとしては親切ですよね。
スケコンは、余計な機能を省いた少数精鋭型ツール。
そのため、日程調整をスムーズに行うことが可能です。
また役員の方たちの中には、デジタルに慣れていない方もいるはず。
年長者になればなるほど、スケジュール管理や調整はアナログの方が馴染み深いでしょう。
そのような方たちでも簡単に使えるので、デジタルへの抵抗感なく役員会議の日程調整ができます。
暗号化されているのでセキュリティ面が安心
スケコンは、セキュリティ面でも安心です。
入力した情報やスケジュールは全て暗号化されるので、安全に使えます。
役員会議は、とても重要で機密情報が多いです。
また役員の方たちの個人情報や企業情報も飛び交います。
そんな中、セキュリティに不安があるスケジュール調整ツールだと対応できませんよね。
会社や企業としても、コンプライアンスを守るために導入を許可してくれません。
スケコンなら、しっかり情報が暗号化されるので、セキュリティ面で安心して導入可能です。
役員会議の日程調整を手軽に行うなら、ぜひスケコンの導入を検討してみてください。
役員会議の日程調整をする際のポイント
忙しい毎日を送る役員の方達。
そんな人たちを集めての役員会議は、日程調整が最初の関門です。
スムーズに日程調整をするためには、いくつかのコツを押さえておきましょう。
以下では、役員回避の日程調整をする際のポイントについて、解説していきます。
候補日をリストアップする
役員の方たちは、毎日のように重要な予定が入っています。
そこを避けて日程調整するのは、至難の技です。
そのため、あらかじめこちらから、役員会議の候補日をリストアップしておきましょう。
そうすることで、役員の方たちも日程調整がしやすくなります。
候補日としては、3つ程挙げておくと良いです。
多すぎるとかえって混乱を招くことになるので、多くても5つぐらいに絞ってください。
役員の方たちの日程を優先しますが、あくまでも主導権はあなたが握るのが大切です。
こちらが日程をコントロールするつもりで、候補日をいくつか挙げておきましょう。
そうすることで結果的に日程調整は早くでき、役員の方たちに迷惑もかからないはずです。
返答に期限を設定しておく
会議に参加する役員に役員会議の候補日を案内すると同時に、返答の期限も明確に定めておきましょう。
期限の設定がなければ返答を後回しにされて、なかなか参加者全員のスケジュールが揃わない場合があります。
しかし期限を設定すれば、各役員から早めに返答をもらえる可能性が高まるため、候補日とともに返答期限も設けて候補日を伝えてください。
返答期限を定めるうえでのポイントは、日程調整のデッドラインよりも早めに設定することです。
役員会議の日程を定めなければいけない日程よりも数日〜1週間程度早めに設定して返答を募りましょう。
早めに設定すれば、もし一部の役員の返答が遅れても日程調整業務に響くリスクが少なく、余裕を持って日程調整を進められます。
早めに連絡を入れる
役員たちはみなさん多忙なので、早めに連絡を入れることが大切。
返信が欲しい日や候補日から逆算して、早めに一報を入れるようにしましょう。
役員ともなれば、スケジュールはどんどん埋まっていきます。
ゆっくりしていると、全員の空き予定を踏まえることができません。
また、すぐに返事が返ってくるかどうかも怪しいところです。
役員の方たちには、日々重要な連絡が入っています。
そこに割って入らないといけないので、返信が遅いことも十分考えられます。
場合によっては、返事の催促をしなければならないでしょう。
そのような事態が予想されるので、できるだけ早めに連絡を入れることが大事。
そして返事が返ってきたら、すぐに返信や調整を入れるようにしてください。
役員会議の日程調整は、早めの連絡をしっかり心がけていきましょう。
役員会議の日程調整はスケコンで効率化しよう
今回は、役員会議の日程調整で押さえておくべきポイントについてご紹介しました。
- 候補日をリストアップする
- 返答に期限を設定しておく
- 早めに連絡を入れる
日程調整は、簡単なようで奥が深いです。
特に役員などの立場が強い人をまとめてスケジュール調整するのは、気遣いが必要なだけでなく、プレッシャーがかかることも多いでしょう。
そのような不安を少しでも取り除くために、日程調整ツール「スケコン」を導入してみてください。
スケコンを使えば、役員会議の日程調整を、少し楽にできるはずです。
ミスやトラブルのないスムーズな日程調整を、スケコンで実現させましょう。
