【ビジネスマナーの基本】日程調整の上手なやり方について教えます

「ビジネスでの日程調整の上手いやり方を知りたい」

ビジネスでは会議や打ち合わせが必要なシーンが頻繁に登場します。

リアルタイムで意見や情報を交換できるこれらの機会は、スムーズに開催できる仕組みを作っておくに越したことはありません。

しかし、参加人数が多ければ多いほど、日程調整が煩雑になってしまうのも事実です。

煩雑で参加者を混乱させてしまうような日程調整は、ビジネスにおけるマナーを欠いてしまうことにも繋がるため、より円滑な日程調整が叶うやり方を身につけておかなくてはいけません。

またスムーズな日程調整は、ビジネスにおけるストレスの軽減はもちろん「タスク管理が明確でスマートな人」という印象を持たせることに繋がります。

これは取引先からの印象を格段に良くする上でも非常に大きな意味を持つでしょう。

そこで今回は、ビジネスにおけるスマートな日程調整のやり方について解説します。

解説する上で注目したいのが、以下の3つのポイントです。

  • ビジネスにおける日程調整の重要性
  • 間違った日程調整のやり方
  • 日程調整の上で欠かしてはいけないこと

日程調整はビジネスにおいて本題にも入っていない前準備の段階ですが、準備がしっかりしていれば会議や商談もスピーディにまとまります。

上手い日程調整のやり方を身に付けることで、よりスマートなビジネスに繋げましょう。

ビジネスシーンにおいて日程調整はとても重要

ビジネスにおける会議や商談・打ち合わせにおいて、日程調整は欠かせません。

どんなシーンでも必要なことはもちろん、時には1つの議題に際して複数回の会議を行う必要もあるため、よりスマートに日程調整できることは業務のストレス・コストを大きく減らすことにも繋がります。

以下でビジネスにおける日程調整の重要性について、詳しくご覧ください。

正確に調整することが重要

ビジネスに限らず、日程調整は正確であればあるほどスムーズです。

「何月何日何時」に会議をスタートするのかなど、会議や打ち合わせの設定日時は日程調整において不可欠なことだと言えるでしょう。

もちろん「◯日の午後はいかがでしょうか?」など、明確に「◯時」と定めない曖昧な尋ね方もNGです。

またそれだけでなく、以下の項目も日程調整と合わせて定めておく必要があります。

  • 打ち合わせや会議に掛かる時間の目安
  • 会議を行うための場所や手段の選定
  • 万が一都合が合わなかった場合の予備日程

このように、決められる部分はより正確に選定しておくと、スムーズに本題に入ることができます。

特にビジネスでは、後から入ってきた予定によって先の予定を動かさざるを得ないシーンも少なくありません。

これは自分はもちろん相手方にも言えることです。

そのため、日程調整後に都合が付かなくなる可能性も視野に入れながら日程調整を行うことも大切です。

調整する目的に応じて相手への配慮もする

日程調整する内容によっては、相手への配慮も欠いてはいけません。

相手もビジネスの話をしている以上、止むを得ない事情で打ち合わせの日時を変更する必要が出てきてしまうことに加え、会議の手段によっても考えるべきことが増えます。

  • 会議や打ち合わせに際する移動時間の考慮
  • 想定よりも多く見積もった時間・打ち合わせ場所の確保

例えば自社内で打ち合わせをするのであれば、相手に自社に足を運んでもらうことになります。

相手が遠方にいる方であればあるほど、移動時間は長く考慮する必要があるため、合わせて配慮しておきましょう。

また打ち合わせの内容によっては、当日になって参加メンバーが増えたり、想定外に会議時間が押してしまう可能性も考慮しなくてはいけません。

そのため日程調整や打ち合わせ会場の準備についても、想定よりも多く見積もって準備しておくことが大切です。

日程調整に時間をかけない

双方ともにスケジュールが詰まっていると、どうしても日程調整に時間が掛かってしまうかもしれません。

この大幅な時間のロスが打ち合わせのストレスになったり、打ち合わせそのものが流れてしまう原因にもなってしまいます。

そこで、日程調整には時間をかけない、メールの場合は少ないメッセージの応酬で決めてしまうことも大切です。

例えば1回のメールで候補日として、こちらが参加可能な日をリストアップして伝えた上で、相手にその候補の範囲内で可能な日を選定してもらうなどの方法が挙げられます。

またどうしても予定が合わない場合は、対面での打ち合わせではなくより時間ロスの少ないオンライン会議を導入するのも良いでしょう。

日程調整のNGなやり方

日程調整はやり方を間違えると、打ち合わせそのものが流れてしまったり、打ち合わせが始まる前に相手方からの印象を下げてしまう可能性もあります。

ここではビジネスにおける日程調整でやってはいけないNGなやり方についてご覧ください。

ピンポイントで1つの日程だけを提示する

「◯日◯時からはいかがでしょうか?」

このように、ピンポイントで1つの日程を提示しても、相手もビジネスをしている以上は空いていない可能性の方が高い場合がほとんどです。

そしてその日程が埋まっている返答をもらって「では△日△時はどうでしょうか?」とまたピンポイントで別日を提案しても、これもまたNGな可能性は十分にあります。

このように、ピンポイントな日程を提案→NGの応酬が続けば、一向に日程調整は叶いません。

これが時間の大幅なロスになってしまったり、打ち合わせを始める前にお互いに強いストレスを抱いてしまう原因にもなってしまいます。

このストレスの原因は相手の予定が詰まっているからではなく、日程の提示方法が間違っていることです。

日程はピンポイントで聞くのではなく、まずはこちらが参加可能な日を複数日程提案し、その中から選んでもらう方法がスムーズでしょう。

もちろんリストアップした日がすべてNGな場合もあります。

そのためリストアップした最後には「以降の日程でも対応可能ですので、遠慮なくご相談ください」と添えておくとさらに丁寧な印象を持たせられます。

あいまいな時間指定

「◯日の午後はいかがでしょうか?」

午後といっても人によって定義する時間が異なる上、時間範囲が広いため相手を困らせてしまう可能性があります。

そこで、曖昧な時間指定も避けるのが鉄則です。

ビジネスにおける打ち合わせは1日で複数行う場合も珍しくないため、柔らかく幅を持たせた尋ね方よりも、明確に1つの時間を指定した方がスマートにまとまります。

また多くの方がやってしまいがちな尋ね方として「◯日◯時頃はいかがでしょうか?」というものもあります。

確かに時間を指定してはいますが「◯時頃」と幅を持たせるような言い方をしてしまうと、こちらも曖昧な印象に取られる可能性があるため、避けるのが良いでしょう。

前日のリマインドも忘れない

ビジネスでは連日多くの会議や打ち合わせを行うため、時にはスケジュールが煩雑になって忘れられてしまう場合もあります。

それをお互いに防ぐためにも、予定の前日にはメールなどで「明日◯時からの打ち合わせよろしくお願いします」とリマインドしておくことも大切です。

あくまでも「明日の打ち合わせに関する事前の挨拶」として送れば、社外の方との打ち合わせでも円滑にリマインドできるでしょう。

日程調整はビジネススキルが求められます!しっかりと調整を!

スムーズに日程調整ができることは、一流のビジネスマンとしてのマナーであり不可欠なスキルです。

ビジネスは社内のメンバーとだけコミュニケーションを取るわけではないため、お互いに不快な思いをせずに会議や打ち合わせができるスキルは身に付けておきましょう。

この日程調整は、メールや電話などで直接コミュニケーションを取りながら行うのはもちろん、日程調整が円滑に進むビジネスツールを導入して行うのもおすすめです。

「スケコン」は連携したGoogleカレンダーに入れ込んだ予定を元に、AIが自動で日程調整を行うツールです。

作成した日程調整はURLを送るだけで複数人に共有できるため、より円滑な日程調整を行いたい方におすすめします。

ビジネスツールをうまく活用することで、ビジネスにおける煩雑な業務から解放されましょう。