- 「予定を合わせるのが大変」
- 「スケジュール調整がいつも苦手」
ビジネスでもプライベートでも、予定を合わせるのって大変ですよね。
お互いの予定をすり合わせるために、何度もメールやLINEをやりとり…そして期日がどんどん迫ってきて焦ってしまう。
そんな経験は、誰にでもあることでしょう。
この記事では、予定を合わせる時のポイントについて解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
また、そのポイントを解消できるスケジュール調整ツール「スケコン」についてもご紹介します。
最後まで読んで頂ければ、予定を合わせることが苦ではなくなるはずです。
予定を合わせる時のポイント
予定を合わせるには、ただ連絡をやりとりするだけではいけません。
いくつかのポイントを踏まえておけば、予定調整も楽になっていくはず。
以下では、予定を合わせる時のポイントについて解説していきます。
遠慮しない
予定を合わせる時には、遠慮しないようにしましょう。
相手に合わせてばかりだと、自分のスケジュールを圧迫してしまい、痛い目を見たりストレスを溜め込んでしまうからです。
遠慮しがちで優しい人は、自分の予定を犠牲にしがち。
でもそれではどうしても、スケジュールがどんどん忙しくなり、余裕を持って生活することが難しくなります。
予定を合わせる際には、自分のスケジュールに余裕が持てるように、しっかり相手にも意思を伝えるようにしてください。
迅速に予定を調整する
予定を合わせる際には、迅速に予定を調整しなければいけません。
ゆっくり調整していては、どんどん期日が迫ってくるからです。
例えば、候補日をいくつかリストアップすると非常に親切。
3つほどの候補日を挙げておくことで、自分も相手も、都合がつきやすい日を選べます。
「いつが都合が良いですか？」と聞くよりも、相手が回答しやすいと思います。
返信を早くもらって予定を決定していくためにも、迅速に予定を調整することがポイントになってきます。
キャンセルの締切日を設定しておく
複数人の参加・不参加を管理する上で注意しなければならないのが、「参加すると返事したが急用で参加できなくなった」など、何らかの理由があるにせよギリギリでのキャンセル希望者が出る可能性があることです。
どのような内容の予定かにもよりますが、例えばイベントやレストランでは決められた期日以降のキャンセルにはキャンセル料が発生することが多々あります。
当日になってキャンセルが出たために人数が減った場合にも、お店側には予約人数分を支払わなければいけないという状況になることも想定されます。
そうなった場合にこのキャンセル分はどのように負担するのかという問題が出てきてしまいますね。
そのため、前もって会場やお店などにはキャンセル料発生の有無や期日を確認しておき、その上でキャンセル料発生の1〜2日ほど余裕をもった期日でキャンセルの締切日を設定した状態で日程の連絡をすることが望ましいです。
「キャンセルの受付は3日前までです。それ以降のキャンセルは参加費を返却できませんのでご了承ください。」など追記しておくようにしましょう。
早めに連絡する
予定を合わせるなら、早めの連絡が肝心です。
自分から相手に連絡をする時、相手からの連絡の返信をする時、いずれにしても早めの連絡は非常に大切。
ゆっくりしていたら、期日や期限がどんどん迫ってきてしまいます。
早めに予定を合わせるようにし、ゆとりを持ってスケジュール調整を行いましょう。
また、自分や相手のスケジュールもどんどん埋まっていくため、スピーディーに連絡をやりとりしなければいけません。
お互いが理想的に予定を合わせるためにも、早めに連絡をすることを大切にしてみてください。
前日・当日のリマインド連絡
会議やイベントなど、日程も決まっていて既に連絡済みであったとしても、予定の前にリマインド連絡はしておきたいところです。
日程調整から当日まで期間がある場合は特に、前日にリマインド連絡があると忘れてしまうことも防げますし、再確認という意味で相手に当日の準備をしてもらう時間の余裕も与えることができます。
例えば、「集合場所の再確認をする」「場所や時間に変更なしです」「当日は○名参加予定です」「○時に集合場所の○駅前でお待ちしています」など、ちょっとした確認事項などがあると参加者側もとても安心感があります。
タイミングとしては、前日の午後あたりの連絡が定番ですが、前日午後と当日朝の2回でもいいかもしれません。
スケコンなら予定を合わせるのも楽々
予定を合わせるなら、スケジュール調整ツールを使うと効率的です。
おすすめは「スケコン」というツール。
以下では、スケコンの魅力や特徴について解説していきます。
平等に予定を合わせられる
スケコンを使えば、相手に遠慮することなく、平等に予定を合わせられます。
予定を合わせる際、相手が年長者や権限のある人だと、どうしてもこちらが遠慮してしまいますよね。
それでは、どうしても自分ばかりが苦しい思いをしてしまいます。
スケコンは、共有のURLにお互いがスケジュールを入力していくだけ。
後はスケコンのAIが、空き予定を導き出してくれます。
平等に予定を合わせられるので、どちらか一方がしんどい思いをしなくて済みます。
スケコンを使って、平等に予定を合わせていきましょう。
URLひとつで予定の共有ができる
スケコンを使えば、予定の共有が非常に楽です。
URLひとつで予定の共有ができるので、面倒なメールやLINEのやりとりが必要ありません。
そのため、迅速に予定を調整できるでしょう。
迅速に予定を合わせられることで、お互いにゆとりを持ってスケジューリングができるはず。
もちろん複数人での予定調整も簡単なので、あらゆるシーンで便利さを実感できるでしょう。
スケコンを使うことにより、迅速な予定調整が可能になるはずです。
最新の予定が常に更新される
スケコンを使えば、全員の「最新の予定」が把握できます。
共有したカレンダーが、常に更新されるからです。
共有のカレンダーで一目瞭然なので、予定忘れや重複をいったトラブルも防げます。
また、暗号化されているので、セキュリティ面も安心。
ビジネスで利用する場合でも、問題なく使えるでしょう。
スケコンを使って、スピーディーな予定調整を実現していきましょう。
ツールを無料で利用できる
日程調整は、よりスムーズで正確に、そして相手にも手間をかけさせないで行うのが鉄則。
しかしながら実際は細かな作業が多く効率が悪くなりがちで、面倒なやり取りや手間と時間を省くことはなかなか難しいところです。
そこで面倒な日程調整はツールに任せて作業効率をアップさせることは、これからのビジネスには欠かせなくなってくるでしょう。
スケコンの日程調整ツールは、無料のフリープランもあります。
まずはフリープランで使い心地や必要性を確かめてから、使用状況に合わせたプランに切り替えるのが良いでしょう。
もちろんずっと無料のフリープランで利用することも可能です。
日程調整はお互いのためにも手早く済ませよう
今回は、予定を合わせる際のポイントについて解説しました。
- 遠慮しない
- 迅速に予定を調整する
- 早めに連絡する
ポイントを踏まえることによって、予定を合わせるのが非常に楽になります。
自分や相手にとっても、きっと効率的に予定調整できるようになるでしょう。
予定を合わせるのが苦手な方は、ぜひ「スケコン」を導入してみましょう。
これまでの予定調整の方法をアップデートし、快適なスケジューリングを実現させていってくださいね。
