「Web会議アプリの種類が多すぎてどれを選んで良いのかわからない」
昨今のテレワークの普及により、Web会議をする機会が増えた方も多いのではないでしょうか？
その需要に合わせて、Web会議ができるサービスもどんどん増えてきています。
中には今後の安定したWeb会議システムの確立のため、いずれかのアプリを導入しようと考えている方もいるかもしれません。
ただ、種類が多すぎるとどのサービスを選べば良いのか悩んでしまうのもまた事実です。
Web会議アプリにはそれぞれに異なる機能性や特徴があり、一概に「どのアプリが一番優れている」とは言えません。
大切なのは、自分ひいてはビジネスにおける目的に合わせて「どんなアプリを導入すればよりビジネスが円滑化するのか」を考えることです。
その上で注目したいのは、以下の3つ。
・Web会議を実施する目的
・Web会議アプリを選ぶ上で重視したいポイント
・各メジャーなWeb会議アプリの特徴
以上を踏まえてWeb会議アプリを選べば、より効率的で円滑なリモートワークが実現するでしょう。
そこで今回は、リモートワークをより効率化するために知っておきたいWeb会議アプリの選び方、おすすめWeb会議アプリを解説します。
Web会議とは？
そもそもWeb会議とは、グループ通話ツールなどを使ってオンライン上で行う会議のことを指します。
このWeb会議システムには、大きく分けると「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類。それぞれの特徴をご覧ください。
クラウド型：Web上のサービスを活用して気軽にWeb会議を始められる方法
オンプレミス型：自社内にサーバーを構築しより密なWeb会議を行える方法
昨今の新型コロナウイルス感染拡大防止の観点から、特に多くの企業が導入しているのがクラウド型です。
既存のWeb会議アプリでアカウントを作成するだけですぐにWeb会議を始められるため、初期費用を大きく抑えられます。
一方で、初期費用は大きくなるものの、セキュリティ面で安全度が高いのはオンプレミス型です。
自社サーバーを使うことでより快適な通信を実現し、遠方からでもスムーズにWeb会議に参加できます。
そのため一時的にWeb会議を実施したい場合はクラウド型、長期的に実施したい場合はオンプレミス型を選ぶと良いでしょう。
Web会議とテレビ会議（ビデオ会議）の違い
カメラ・マイクを使いリアルタイムで画面越しに顔を合わせて話ができる、という点で見れば「Web会議」と「テレビ会議」には大きな違いが無いように見えます。
しかし、これらには明確な違いがあり、社内でWeb会議を導入する際にはこの違いも把握しておかなくてはいけません。
Web会議：インターネット回線を利用し導入コストを抑えて実施できる
テレビ会議：専用回線を使い安定した通信環境で実施できる
テレビ会議は電話回線をはじめ、インターネットを用いずにWeb会議を行える会議方式です。
専用回線や通信のための設備を準備する必要があるため、導入コストはWeb会議よりも高くなりますが、安定した通信環境が実現することは大きなメリットです。
そのため、例えば全国の支社と密に会議を行うために導入するなど、目的に合わせてテレビ会議を導入するのが良いでしょう。
Web会議システムを選ぶポイント
初期費用が抑えられ、すぐに導入できることがWeb会議の大きな強みです。
そのためリモートワークの導入が進む今、自宅から社員が容易に会議や情報共有ができる手段として、Web会議システムを導入するのも良いでしょう。
ここではWeb会議システムを選ぶときのポイントをまとめます。
安定した接続ができるかどうか
急遽Web会議システムを導入した企業の中では、このような声があります。
・通信環境が遅くすぐに音声や画面が止まってしまう
・音質がガビガビで相手の言葉が聞き取りづらい時がある
・資料を画面で見せてくれても画質が荒くて読めない
接続が不安定なことで会議に支障を来すことは少なくありません。
特に自宅からWeb会議に参加する方もいる場合は、家庭用のネット環境でも問題なく接続できる必要があります。
通信環境が原因で会議が滞ってしまえば業務全体の時間のロスにも繋がってしまうため、接続環境が安定しているか否かは重視して選びましょう。
誰でも簡単に使えるかどうか
Web会議は参加するメンバー全員が会議を実施するシステムを扱えなければ始まりません。
そこで、誰でも簡単に使えるかどうかも加味してWeb会議システムを選びましょう。
Web会議システムの中にはメールやSNS感覚で扱えるものも多いため、Webシステムにあまり詳しく無いメンバーもいる場合は、それら操作性に優れたシステムを選ぶのもおすすめです。
また、音声・動画での通信の他にデータ共有やチャット機能も欲しい場合は、それらの機能が備わったWeb会議システムを選ぶのも選択肢の1つ。
もちろん機能が多ければ多いほど、扱いに慣れるまで時間が掛かる場合もあります。
そこで機能性と使いやすさを鑑みて、多くのメンバーが使いやすいと思えるようなシステムを選ぶことが大切です。
セキュリティ対策が万全かどうか
Web会議システムを使って社内会議を行うのであれば、セキュリティ対策が万全かどうかも考えなければいけません。
各Web会議システムのセキュリティをリサーチの上、万全な対策が取られているものを選びましょう。
特に機密情報や個人情報を取り扱う場合は、細心の注意を払う必要があります。
場合によってはデータ共有をよりセキュリティレベルの高い別のサービスで行うなど、より安全に情報のやりとりができる仕組みを考えることが大切です。
Web会議システム おすすめ3選
昨今のリモートワーク需要に合わせて、新たなWeb会議システムはどんどん登場しています。
そのため「結局どれを選べば良いのかわからない」と悩んでしまう方も多いのでは無いでしょうか？
ここではおすすめのWeb会議システムをご紹介します。
Zoom
Web会議システムと聞いて、まずZoomを思い浮かべる方は多いかもしれません。
Zoomは近年のリモートワークの急速な需要の拡大をきっかけに爆発的に利用者が増えているWeb会議システムです。
利用者の輪が広まっていることには、以下のような理由が存在します。
・常に端末・回線の通信状況を認識し通信を最適化している
・URLを共有するだけですぐに誰でも会議に招待できる
・背景を自由に設定でき自宅を移すことなく会議に参加できる
・Web会議の様子をアーカイブ化し議事録を簡単に作れる
Zoomには背景設定機能やアーカイブ機能など、従来のWeb会議システムにはありそうでなかった機能が多く追加されています。
また基本利用料が無料で気軽に導入できることも、Zoomの利用者が拡大している理由の1つです。
Microsoft Teams
Microsoft Teamsはその名前の通り、Microsoft社が開発した無料のWeb会議システムです。
WordやExcelで知られるOffice365が開発に携わっており、特にビジネス向けのやりとりに特化していることがTeamsの魅力。
そのメリットについてまとめます。
・リアルタイムでのノイズキャンセリング機能
・データ保持をはじめセキュリティ対策が優れている
・WordやExcelなどのOfficeソフトとデータ連携できる
・最大10,000人まで同時接続できセミナーやイベントにも使える
例えばTeamsを活用すれば、1つのExcelデータを共同編集しながらWeb会議を行うこともでき、より作業を効率化することも可能です。
また社内外での少人数のWeb会議にはもちろん、オンラインセミナーやイベントのためにも使用でき、幅広い利用方法があります。
Google ハングアウト
Google ハングアウトはGoogle社が開発した無料のWeb会議システムです。
利用料は完全無料のため初期費用がほとんど掛からず、急遽Web会議が必要になった際にも選びやすいことで評判を集めています。
このGoogle ハングアウトの魅力についてご覧ください。
・最大10人までのWeb会議を実施できる
・PCはもちろんスマホ・タブレットからもアクセスできる
・Googleドキュメントを連携・共同編集できる
リアルタイムでのWeb会議は最大10人までですが、グループチャットは最大100人まで招待できるため、大規模な情報・データ共有も可能です。
またカメラ・マイク機能付きのPCはもちろん、スマホやタブレット端末からも気軽に会議に参加できるため、設備投資もほとんど必要ないことで支持されています。
Web会議を活用してビジネスを加速させよう
Web会議を導入すれば、ビジネスも働き方の幅も一気に広がります。
しかし、導入するためには参加するメンバーが扱いやすいWeb会議システムを導入する必要があり、通信環境やセキュリティ面もよくチェックしておく必要があります。
システム選びからWeb会議の基盤をしっかりと練り上げて、より円滑なリモートワークを実現しましょう。
また、Web会議を開催するにはメンバーの日程調整を行うことも大切です。
「スケコン」は複数人でスケジュールを共有し自動で日程調整を行えるビジネスツール。
ツール内ではZoomやMicrosoft Teams、Googleアカウントとも連携できるため、Web会議の効率化にも役立ちます。
Web会議システム、そしてスケコンをはじめとしたツールもうまく活用して、より円滑なビジネスを実現しましょう。
