リモートワークが増えることで、直接同じ部署の仲間などと顔を合わせる機会が減るため、仕事の日程調整がしにくくなることもあります。
直接会えない状況でもスムーズな日程調整をするために、ツールを活用するのも1つの手です。
日程調整のツールを利用するメリットや選ぶポイントを押さえながら、状況に適した形でツールを使うようにしましょう。
日程調整を自動化できるツールを利用するメリットを知ろう！
職場で会議が必要になったとき、その場にいる社員に予定を聞いて会議の日程を調整できます。
しかしリモートワークでお互い異なる場所で働いている場合、会議の時間を調整するのが難しくなります。
そこで日程調整のツールを利用するのも1つの手です。
日程調整のツールでは、複数人の場合でも個別に連絡を取らずに一斉送信で予定の確認ができます。
それぞれの希望日を集めてツール側が調整することで、何度もスケジュールを確認する手間が省けます。
調整にかかっていた時間に別の仕事ができるので、効率よく仕事を進めることにもつながります。
ツールを選ぶポイントを押さえよう！
日程調整のツールには多くの種類があるため、最初に利用用途を整理することが大切です。
食事会などの日程調整に適したツールもあれば、ビジネスの場面に特化したものもあります。
仕事で使うなら、ビジネスに特化したものを使用頻度に合わせて選択することが大切です。
オンライン会議などの日程調整を頻繁にしたい場合には、同時に複数の予定の管理が可能かなどの点を確認しましょう。
ほかにも操作が難しくないか、使いやすいデザインか、カレンダーは共有できるのかなどの点から利用するツールを選択できます。
必要な機能が揃っているのか、使いやすいかなどの点を確認するために、無料のお試し期間があるタイプを選ぶのも1つの手です。
初めての日程調整ツールの導入でも、試しに使ってみることで相性が良いか確認してから本格的に導入するか決められます。
日程調整ツールの利用例をチェック
日程調整は社内や社外の方との会議や打ち合わせのスケジュールを調整するだけではなく、さまざまな場面で活用できます。
導入を検討しているなら、どのような場面で利用できるのか押さえておきましょう。
活用できるケースを知ることで、日程調整ツールを利用したい場面を整理し、必要な機能が揃っているものを選択する基準を作れます。
例えば人材登用のための面接でも、日程調整ツールを活用することが可能です。
予約受付型の日程調整ツールを導入すれば、URLを相手に送るだけで相手が日程を選んで面接のスケジュールが決められます。
面接希望者が多くても個別に連絡を取る手間が省けるため、人事担当の負担を大きく減らすことが可能です。
ほかにも広告代理店や弁護士など定期的に会う必要がある方との打ち合わせでも、予約ページのURLを相手に渡しておくことでその都度連絡を取って予定を決める手間が省けます。
料金を考えて選ぶこと
実際に日程調整ツールを導入するとしたら、どのくらいの料金がかかるのでしょうか。
無料で利用できるツールもあれば、1人あたり月に700円～1000円ほどかかるものもあります。
無料で利用できるツールも、オプションを利用する場合には料金が発生することがあるので、無料で利用できる範囲を確認したうえで選択することが大切です。
経費を抑えるために、無料の日程調整ツールの利用を検討する方もいるでしょう。
しかし複数人で利用する場合、人数が増えると無料のツールだと機能が物足りないと感じることもあります。
個人で利用する場合には無料のツールで十分に対応できますが、複数人で利用する場合には有料の機能が充実しているツールを選択するのも1つの手です。
利用状況や人数を考慮したうえで、機能と料金の問題について考えていくようにしましょう。
機能を考えて選択しよう
日程調整ツールにはさまざまな種類があるため、どのような選択肢があるのか知ったうえで比較しながら選択することが大切です。
比較するうえで特に大切なポイントとなるのが、ビジネスの場面で利用するのに十分な機能があるのかという点です。
機能面を比較しながらビジネスの場面で利用するのに適しているか判断することが大切です。
例えば職場の仲間でツールを利用するなら、カレンダーが連携できる機能があることでお互いの予定を確認しやすくなります。
またオンライン会議の日程調整をメインに利用する場合、オンライン会議のシステムと連携しているものを選ぶこともポイントの1つです。
完全なオンラインの会議ではなく、一部会議室を利用する場合には、会議室の空き状況を考慮した日程調整が可能なツールを選ぶことも可能です。
ほかにもパソコンだけではなくスマートフォンからも利用可能なツールもあるため、状況に合わせて必要な機能があるものを選べます。
働き方の変化に合わせた日程調整
同じ職場に集まって働くのが当たり前の時代から、リモートワークの機会が増えるなど人々の働き方も変化しています。
離れた相手との会議でもスケジュールが調整しやすいように、日程調整ツールを導入することが大切です。
日程調整ツールを利用するときには、必要な機能や料金などに注目しながら適切なサービスを選びましょう。
