「スケジュール管理がめんどくさい」
「もっと効率良くスケジュールを管理したい」
このような悩みを抱えている方は、スケジュール管理をAIに任せてみるのがおすすめです。
従来のスケジュール管理は自分で全て管理や調整を行うものでしたが、最近はAIによるスケジュール管理が主流となっています。
この記事では、AIによるスケジュール管理の魅力や、今後のスケジュール管理が便利になる「スケコン」の紹介をしていきます。
最後まで読んで頂ければ、これまでのスケジュール管理をがらっと変えることができるはずです。
AIによるスケジュール調整ができるスケコンとは
AIに日程調整を任せたいなら、まず「スケコン」の導入をおすすめします。
スケコンはAIコンシェルジュが搭載された日程調整ツールで、以下の流れで日程調整を済ませることが可能です。
- スケコンを使って日程調整フォームを作成する
- 調整したいメンバーにフォームを共有する
- 出揃った回答をスケコンが集計する
- AIコンシェルジュが回答結果をもとに日程調整する
- 調整結果をもとに確定した日程をメンバーに共有する
以上の手順のうち、自分でやる必要があるのはフォームの作成と確定した情報をメール等で共有するのみ。
メンバーそれぞれと何度もメールのやりとりをして日程を探し出したり、大人数のスケジュールを集計する必要はありません。
日程調整において手間が掛かる業務をすべて任せられるため、日程調整を手間なく済ませたいと考えている方は、ぜひ導入を検討してみてください。
スケコンを導入して日程調整する手順
スケコンは以下の流れで導入し日程調整を始められます。
- スケコンにログインする（フリープランなら登録無料）
- 採用面接の内容や対象者からタイトルを決める
- 日程調整の条件を細かく設定する
- 候補日を確認する（カレンダー連携可）
- 設定した内容で日程調整フォームを作成する
- 調整フォームを採用候補者に共有して回答してもらう
- 回答内容をもとに日程調整して開催日を候補者に知らせる
スケコンは無料登録から利用でき、すぐに使い始められます。
月々8件までの成立であれば機能の制限なく日程調整できるため、日程調整の負担を減らしたいと考えている方はフリープランからご利用ください。
AIによるスケジュール管理はこれからの必須条件
これからの時代は、AIにスケジュール管理をしてもらうことが一般的です。
以下では、その理由について解説していきます。
忙しい人ほどスケジュールのミスが起こる
忙しければ忙しいほど、スケジュールのミスは起こるもの。
立て込んでしまうと、どうしてもスケジュールの把握が難しくなるからです。
- 予定が重なってしまう
- 優先順位がわからなくなる
- 仕事が後手後手になる
これらの問題やミスは、仕事やプライベートの予定が多くなれば、必然的に確率が上がってしまうものでしょう。
自分でスケジュール管理をしている限り、どうしてもリスクが付きまとってしまいます。
スケジュール管理にかける時間や労力は無駄
スケジュール管理にかける時間や労力は、ハッキリ言って無駄です。
注力すべきは仕事や行動であるため、スケジュールを管理したり確認、調整することには価値がありません。
スケジュール管理には、お金が発生しませんよね。
なのでできれば、その手間は省きたいところ。
少しでも楽になるために、そして労力や時間を使わないようにすることこそ、スケジュール管理の超えるべきハードルでしょう。
人数が多くなると管理が難しい
スケジュールは、参加人数が多くなればなるほど、どんどん管理が難しくなっていってしまうものです。
1対1のスケジュールの打ち合わせなら、さらっと終わるかと思います。
ですが、例えば5人、10人となれば、それだけでスケジュール管理をするのが大変になりますよね。
特にビジネスにおいては、複数人でスケジュールの調整をすることも多いでしょう。
管理をするだけでも大変ですが、リスケや変更があった際は再調整が必要です。
また、連絡をするのも場所を抑えるのも、ゼロから再度設定するのはとても困難ですよね。
人数が多くなれば、それだけ労力や時間も増えてしまうのが、現状のスケジュール管理の難しさです。
日程調整には人件費がかかる
会社を経営する上で「コスト」をどうコントロールするかがとても重要になってきます。そのコストの多くを占めるのは人件費です。
つまりコストをうまく調整するには、当然ながら人件費をコントロールする必要があります。
従来の日程調整では、人件費がかかる上に作業効率も低下させる可能性もあることを認識しておくべきでしょう。
日程調整など直接的な売上につながらない業務にも想像以上の人件費がかかっており、そのコストを下げるという意味で人工知能（AI）を活用することは避けられなくなっています。
AIを活用したスケジュール管理とは、単にスケジュール管理をするだけでなく、プロジェクトの進捗管理の効率化や、それらに関わる人員の作業効率のアップにもつながります。
スケジュール管理がAIでできる「スケコン」は魅力
スケジュール管理は、AIにしてもらうのがベストです。
以下では、AIコンシェルジュがスケジュール管理や調整を行ってくれる「スケコン」についてご紹介していきます。
スケジュールかぶりがない
AIによるスケジュール管理は、重複してしまうことがありません。
予定が重なってしまったら自動判定してくれるので、しっかりリスク管理をしてくれます。
忙しくなれば、どうしても先に決まっていた予定を忘れてしまうものです。
そのような場合でも、AIは覚えていてくれるので安心。
スケジュールかぶりは、相手にも迷惑がかかり、自分で自分の首を締めてしまうことにもなりかねません。
スケコンのAIコンシェルジュで、しっかりリスク回避をしていきましょう。
スケジュール管理の時間や労力が減る
スケジュール管理に関する労力や時間は、AIに解決してもらいましょう。
前述しましたが、スケジュールを管理、調整するための労力や手間は無駄です。
AIが全て行ってくれるので、あなたは行動や仕事に集中すれば大丈夫。
例えば、スケジュールがどうなっているのか心配する必要もなくなります。
リーダーとしてスケジュール管理をした人は経験があるかもしれませんが、かなりの労力や気遣いが必要になりますよね。
そういった時間や労力の削減という意味でも、AIがスケジュール管理をしてくれる「スケコン」はおすすめです。
複数人でのスケジュール管理も余裕
複数人やグループでのスケジュール調整こそ、AIに任せるべきです。
まとめるのも大変ですし、連絡もひと苦労ですよね。
スケジュール管理ツールのスケコンなら、自動で相手にお知らせをしてくれます。
そのため、スケジュールに参加する人が何人いようが、AIがうまく処理してくれるのです。
AIにとって、参加人数の多さは関係ありません。
瞬時にスケジュール調整をしてくれ、連絡までしてくれるのです。
スケコンを使えば「参加人数が多いとスケジュール管理が難しい」という経験は過去のものとなります。
「スケコン」のおすすめの使い方
面倒な予定・日程調整が誰でも簡単にできる「スケコン」。スケジュール調整AIで簡単に日程調整ができます。
- 社内/社外での会議・打合せ日程調整
- バイトのシフト管理
ここでは「スケコン」のおすすめの使い方として、以下の2つをご紹介します。
社内/社外での会議・打合せ日程調整
スケコンの日程調整は、複数人との調整でも簡単にでき、手間も時間もかかりません。
Googleカレンダー、Outlookカレンダーに対応しており、日程調整時には同僚のカレンダーの選択も可能です。
複数人（3人以上）で日程調整する場合、日程調整画面で簡単にカレンダーを選択できます。
URLを発行するだけで簡単に日程調整ができ、決定した日程はカレンダーに自動で反映してくれるので予定を忘れることもありません。
また会議室のカレンダーを対象カレンダーに追加することで、合わせて予定調整が可能。
複数人での打ち合わせでは、参加者全員の予定を認識し、自動で予定が入っている日を候補から外してくれる機能があります。
この機能を使うことで回答の催促の必要がなく、スムーズ・快適に予定をすすめることができます。
バイトのシフト管理
スケコンのシフト管理は、全員がスケジュールの共有をできるだけでなく、自分の空き時間から入れるシフトをAIが自動で抽出します。
空き時間を抽出したい場合、スケコンの「空き時間確認」機能が役立ちます。
この機能を活用すれば、連携したGoogleカレンダーの情報をもとに自動的に空き時間が抽出されます。
空き時間抽出では、自分以外のカレンダーを指定して空き時間を抽出できるほか、抽出したい空き時間の期間や長さも細かく指定できます。
つまりシフト調整の際、従業員にGoogleカレンダーで稼働できる時間を提出してもらえば、あとは空き時間抽出機能を活用することで簡単に1日ごとのシフトを検討できます。
従来のような、「従業員の一人一人に出勤可能日や出勤不可日を提出してもらい、その回答を確認しながらシフトを組む」といった手間が一切なくなるというわけです。
複数人の予定調整も簡単にシェアして調整出来るので、管理者の負担がかなり減りますね。
急なシフト変更に対しても、「誰が代わりに出勤可能か」などの確認が簡単にできるのはとても便利です。
シフト調整は他のスケジュール調整よりも手間がかかる場合が多く、何度もやり取りが必要なこともあります。
シフト管理者の負担を大きく減らすことができるので、スケコンのシフト管理はとても役に立つでしょう。
バイトのシフト管理でのスケコンの活用事例を紹介！シフト調整の悩みはツールで解決しよう
スケコンでスケジュール管理の手間を省こう
今回は、AIによるスケジュール管理についてと、快適にスケジュールを調整してくれる「スケコン」についてご紹介しました。
スケジュール管理の課題は、以下の通りです。
- 忙しい人ほどスケジュールのミスが起こる
- スケジュール管理にかける時間や労力は無駄
- 人数が多くなると管理が難しい
この課題を解決させるためには、スケジュール管理ツールのスケコンの導入がおすすめです。
AIによるスケジュール管理を体験すれば、これまでの予定調整にはもう戻れないはず。
無料プランから導入できるため、スケジュール調整にお悩みの方は、ぜひスケコンを利用してみてください。
