「秘書としての仕事を楽にしたい」
「秘書だけどスケジュール管理が苦手」
秘書の基本の仕事は、上司のスケジュール管理です。
ただ管理するだけではなく、気配りや仕事の進め方に対しても、意識を向けなければいけません。
この記事では、秘書がスケジュール管理を行う際の注意点について解説し、またスケジュール管理に便利な「スケコン」というツールの魅力をご紹介します。
最後まで読んで頂ければ、秘書としての基本や注意点が把握でき、今後の仕事をスムーズに進められるようになるでしょう。
秘書がスケジュール管理を行う目的
そもそも秘書がスケジュール管理を行う目的。
それは、多忙な上司が円滑に業務上の意思決定をできるようサポートをしてあげることです。
上司、上役者の方というのは常に意思決定をするために時間が足りません。
そんな中で、適切なタイミングで適切なテーマへの対応ができるようスケジュールを調整してあげるのが秘書の役割です。
逆にこの管理が不行き届きになってしまった場合、重要な役割を担うあなたの上司が意思決定の場に立ち会えない、
最悪の場合には意思決定自体ができない…なんてことにもなりかねません。
このように、秘書のスケジュール管理は非常に重要な役割を担っているのです。
秘書がスケジュール管理を行う際の注意点
秘書の仕事は、単純にスケジュール管理を行うだけではありません。
以下では、秘書がスケジュール管理を行う際の注意点について、解説していきます。
予定はわかりやすく管理する
秘書のスケジュール管理で重要なのは、わかりやすく管理することです。
秘書が管理するスケジュールは、誰が見ても上司がいつどこで何をしているのかがすぐにわかる状態でなければいけません。
必要な確認事項は以下の通りです。
・予定の種類
来客、会議、訪問、会食、出張など
・対応事項
事前確認（日時や場所の確認、交通手段の確認、必要な持ち物の確認など）
事前手配（宿泊先手配、会議室予約、電車等の手配、会議等に必要な書類など）
所要時間の把握（移動時間、休憩時間など）
必要な持ち物の手配（会議用書類など）
・その他確認事項
参加者人数と名前・役職、手土産の有無、ドレスコードなど
スケジュールを確認するだけで確認事項や必要な準備が把握できるようにしておくことで、誰が見てもとてもわかりやすく、スムーズにスケジュールをこなしていくことができるでしょう。
予定がかぶらないようにする
基本中の基本ですが、予定がかぶらないようにするのは、秘書として大切な仕事です。
しかし、これがかなり難しい仕事ででしょう。
上司には絶えず仕事が入り続け、急な予定変更なども考えられます。
スケジュールが押してしまうこともあれば、相手方の都合でリスケが入ることもしばしば。
臨機応変にスケジュール管理ができることこそ、秘書としての大切な仕事です。
行動しやすいような予定を組む
ただ単純に、予定がわかるだけでは秘書の仕事は務まりません。
上司が行動しやすいように、予定を組んであげることも大切です。
スケジュール同士の間隔を開けたり、準備をするための時間を作ってあげることも秘書の仕事と言えます。
この場合、しっかりと上司とコミュニケーションを取ることが重要。
そして、上司がスケジュール通りに行動しやすいような仕組みを作ることも、秘書としての役割のひとつです。
スケジュールの共有にも気を配る
「上司の秘書であれば、上司の予定だけを気にしていればいい」と考えていませんか？
デキる秘書は、取引先や一緒に仕事をする人にも、予定を上手に共有しています。
上司の予定をマネジメントするのは秘書の基本の仕事ですが、それと同時に一緒に行動する人に対しての配慮も必要。
一緒に仕事をする人の予定が崩れてしまっては、上司の評価や仕事の成功、失敗にも関わってくるのです。
スケジュールの優先度を確認する
さきほど「予定がかぶらないようにする」と書きましたが、そうは言っても忙しい上司、時には「同じ時間に別の予定をかぶせたい…」
というときもあります。そんなときに大事になってくるのがこの「スケジュールの優先度」です。
それぞれの仕事の重要度に段階を設けて、「どれがずらせる予定なのか」ということを把握しておくこともまた重要になってきます。
ミスが起きにくい環境を作る必要がある
スケジュール管理で最も多いのが、秘書のミスによってスケジュールが実態と違うものになってしまっていた、というものです。
またあるいは、共有すべき大切なスケジュールが適切な人に共有されていなかった、なんてこともしばしば。
そうならないためには、このヒューマンエラーによるミスが起きにくい環境を作る必要があるんです。
上司が動きやすい形にする
秘書のお仕事は、上司の仕事がスムーズに行えるようスケジュールを管理することです。
しかし上司が動きやすい形にするには、上司の意向に沿った形でのスケジュール管理が基本となりますが、このような「上司の意向を汲む」ことができるには普段のコミュニケーションがとても大事になってきます。
上司との良い関係を保ち、信頼関係が築き上げられれば、ある程度の判断は安心して任せてもらえるようになります。
信頼し、任せてもらえるような秘書になるには、常に上司の指示・判断を仰ぐのではなく、最初はまず自分の考えを伝えた上で意向を確認し、どこまでが任せてもらえるラインなのかを探って行くことも必要です。
また、スケジュールの確認はルーティーン化し、翌日の予定、翌週の予定、翌月の予定など、決まったタイミングで確認することでミスを防ぐようにしましょう。
"うっかりミス"を防ぐためのコツ
どんなに完璧な管理をしているつもりでも、人間ですからうっかりミスが起こることはあります。
いわゆるヒューマンエラーは誰にでも起こりうることなので仕方のないことなのですが、でもできる限りうっかりミスが起こりにくい環境を作ることや、リスクを最小限に抑えることは必要です。
では、もし"うっかりミス"をしてしまった場合の対処法と、"うっかりミス"の防ぎ方をご紹介します。
スケジュール管理で起こりがちなミスは
スケジュール管理で起こりがちなミスは、ダブルブッキングです。
既に大事な予定が入っているにも関わらず、同じ日程で別の予定も入れてしまうというミスです。
忙しい上司だと日程がギチギチに入っていしまっていることもあり、ダブルブッキングになると再調整も難しいという場合がでてきてしまいます。
また、移動時間を考えず続けて予定を入れてしまったり、渋滞や遅延で予定に遅れてしまい、当日の後半の予定が全てずれ込んでしまうといったことも起こりうるでしょう。
もしミスを起こしてしまったら
もしミスを起こしてしまったことがわかったら、ただちに上司に連絡し、まずは謝罪をしましょう。
そして、その時点でできる限りの最善策を模索し、上司や責任者と相談しながら対処することが大事です。
社外の人にも関わる場合は、早急に連絡を取り、謝罪とともに対応策などお伺いを立てます。連絡は早ければ早いほど良いので、絶対に後回しにはせず、すぐに連絡してください。
誠意が伝われば、その後のりスケジュールにも柔軟に対応してもらえる可能性もあります。
相手先に迷惑がかかる場合には、例え自分のミスでなくてもただちに謝罪の連絡を入れるのがビジネスマナーとしてとても大事です。
ミスの防ぎ方
ミスは誰にでもありますが、ミスが少しでも減らせるよう、今からご紹介するミスの防ぎ方も実践していくようにしてください。
- 常に2重チェック
- 「仮の予定」と「確定予定」の区別をハッキリする
- 予定確認のルーティーン化
- 作業まわりの整理整頓
- 上司とはコミュニケーションを大事にし信頼関係を築く
特に大事なのはやっぱり普段からの上司とのコミュニケーションです。
予定の共有や確認は習慣化し、必ず翌日、翌週、翌月などのタイミングでスケジュールを確認し合い、少しでもおかしな部分があればその場で確認できるような環境にしておきましょう。
作業周りの整理整頓は地味なようでとても大事です。
自分がいないときでも、どこに何があるかわかり、いつでも上司はスケジュールの確認ができるような状況を保っておきましょう。
スケジュール管理は「スケコン」の導入で秘書の仕事が楽になる
スケジュール管理の注意点がわかったところで、それを解決できる「スケコン」というスケジュール管理ツールをご紹介します。
スケコンを導入すれば、秘書の仕事が格段に分かりやすくなり、上司の仕事も捗るはずです。
予定が重なってしまう心配がない
スケコンは、予定が重なってしまったらお知らせをしてくれます。
AIコンシェルジュによって、スケジュールを管理してくれるので、重なってしまうリスクを減らせるのが魅力です。
上司には、たくさんの仕事が絶えず舞い込んくるものかと思います。
その全てを手動で管理するのでは、ミスがあっても不思議ではありません。
スケジュール管理ツールを使って、予定をかぶらせることなく、上手に予定を管理していってください。
予定と行動の仕方が一目瞭然
スケコンは、予定の把握や次の行動が一目瞭然です。
シンプルに情報がまとめられているので、上司からしても非常に行動しやすいと思います。
秘書の最高の仕事としては、声をかけなくても上司が行動してくれるのが理想。
スケコンを導入すれば「次の予定と行動」がスケジューリングされているので、秘書としての仕事を楽に、確実にしてくれます。
予定の共有がスムーズにできる
デキる秘書の条件は、上司以外の人にも気を配れるかどうかです。
上司と一緒に仕事をする人にも、気持ち良く働いてもらえるように、気配りや調整を行わなければいけません。
上司のスケジュールを管理するだけでなく、周りの人にも気持ちよく働いてもらいましょう。
これができることのメリットは、以下の通りです。
- 上司の機嫌が良くなる
- 上司の評価が上がる
- 上司から信頼してもらえる
- 仕事の成功確率が上がる
- 仕事が円滑に進む
スケコンを使えば、取引先や一緒に仕事をする人とのスケジュール共有も簡単です。
メールや電話でスケジュールを何度も打ち合わせするのでは、どうしても相手の時間を奪ってしまいますよね。
そうならないためにも、スケジュール管理ツール「スケコン」を使い、予定の調整と共有をしっかり行いましょう。
まとめ
秘書として、スケジュール管理を行う際の注意点は理解できましたか？
- 予定がかぶらないようにする
- 行動しやすいような予定を組む
- スケジュールの共有にも気を配る
スケジュール管理は、どうしてもミスの心配が付きまといます。
ひとたびミスをしてしまったら、上司のみならず、周りの人間にも迷惑をかけてしまいますよね。
そうなってしまっては、仕事の成功にも関わってくる上に、あなたや上司の評価も下がってしまうでしょう。
回避するために、スケジュール管理ツールの「スケコン」を導入してください。
スケコンを使い、秘書としての仕事を楽に、そして確実なものへとしていきましょう。
