電話でスケジュール調整する場合の注意点

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。(「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。)

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。

今回は、電話でスケジュール調整をする場合の相手へのアポの取り方や注意点について解説していきます。

いつも電話で手間取ってしまう方は、ぜひ参考にしてみてください。

電話でスケジュール調整する場合

スケジュール調整はメールで行う場合が多いですが、急ぎの要件や会議などの場合は、相手の担当者に急遽電話でアポを取ることもあります。

電話でのアポはメモを取り、適切な情報を伝えるようにしましょう。

メモの用意を

電話でのスケジュール調整は記録が残らないため、メモを用意しておきましょう。

メモにはスケジュール調整をした日時や打ち合わせ当日の日時、集合場所と集合時間、担当者の氏名など必要な情報を記録します。また、注意事項や相手の話など重要な情報もメモしておきます。

スケジュール調整が終わったら、念のため相手にメールを送っておくと間違いありません。

相手先窓口に所属と名前を名乗る

電話で挨拶をした後は、スケジュール調整の際は結論から相手に伝えるようにしましょう。

どのような要件で、いつミーティングをしたいのか、結論を先に伝えることで、相手も電話の要件を理解しやすくなり、時間の短縮にもつながります。

特に相手が目上や重役の場合、多忙なスケジュールの中電話に出ていることも考えられます。先に要件を伝えることは、相手の時間をむやみに奪わない配慮としても大切なことです。

時間と場所を指定する

メールの場合は、相手に配慮して複数の希望日時を提出してもらうことができます。電話の場合も、いくつか候補日を出してもらいましょう。

特に、会議などで複数のメンバーのスケジュール調整をしなければならない場合、複数のメンバーの第一希望だけしか聞いていないと、予定が合わず再度メンバーに電話をしなければならなくなってしまいます。

二度手間を避け、一度でスケジュール調整を完了させるためにも、希望日時は複数聞いておきましょう。

また、場所が決まっていない場合、場所を決める必要があります。相手の希望があれば別ですが、こちらから伺う場合は、具体的な場所や最寄りの駅などの情報を提示してあげると相手も意思決定しやすくなります。

スケジュール調整の注意点

スケジュール調整の注意点として、相手の要望を考慮したり、その後の連絡手段を聞いておくことを忘れないようにしましょう。

相手の要望を考慮する

こちらからお願いしてスケジュールを調整してもらう場合、相手の希望をできるだけ配慮してあげる必要があります。日程調整においては複数人のメンバーの希望を全て聞くことは難しい場合がありますが、日時や場所などの希望を可能な限り複数出してもらい、全員が納得できるようにしてあげることが大切です。

一般的に、最寄りの駅から遠いほど、相手の時間や労力はかかってしまいます。できるだけ駅から近く、相手の予定を邪魔しないようになど、情報をもとに判断していきましょう。

今後の連絡手段も聞いておく

電話でスケジュール調整をした場合、いざという時のために電話以外の連絡手段も聞いておく方が望ましいでしょう。

例えば、メールやチャットサービスのアカウント名などを教えてもらうと、後々資料やスケジュール調整結果、リマインドなども送ることができ、連絡コストが減ります。

「電話以外の連絡手段もお聞きして良いでしょうか」などと尋ねてみると良いでしょう。

電話でのスケジュール調整は事前準備が大切

電話でのスケジュール調整は口頭であるがゆえに準備やその後の連絡手段などを確保する必要があります。

何も準備していないと意外と話題が逸れてしまい、相手に時間をとらせてしまうこともあります。できるだけ簡潔にメッセージを伝えられるように、事前に聞きたいことを準備しておきましょう。

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