- 同窓会の幹事の全体スケジュール
- 1. 幹事は一人でやらない
- 2. 連絡先を集める｜届かない人を減らす
- 3. 日程の決め方｜帰省時期に合わせる
- 4. 会場と会費を決める
同窓会の幹事が普通の飲み会の幹事と違うのは、参加者の連絡先が手元にないことです。卒業から年数が経つほど、住所も電話番号も変わっています。日程を決める前に、まず「誰にどうやって連絡するか」を作らなければ何も始まりません。
この記事では、同窓会の幹事がやることを準備開始から当日までの順番で整理します。
同窓会の幹事の全体スケジュール
同窓会は半年前から動き始めるのが目安です。連絡先集めに時間がかかるためです。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 6か月前 | 幹事チームを作る。連絡先を集め始める |
| 4か月前 | 候補日を出して日程を確定する |
| 3か月前 | 会場を予約する。会費を決める |
| 2か月前 | 案内状を送る。出欠を集め始める |
| 1か月前 | 出欠を締める。会場に人数を伝える |
| 1週間前 | リマインドを送る。当日の役割分担を決める |
1. 幹事は一人でやらない
同窓会は最低3人で幹事チームを組んでください。理由は連絡先集めです。クラスや部活ごとにつながりが残っている人が違うので、複数人で手分けしないと届かない人が出ます。
- 連絡担当 … 連絡先を集め、案内を出す
- 会場担当 … 店を探し、予約し、当日の段取りをする
- 会計担当 … 会費を決め、集め、支払う
2. 連絡先を集める｜届かない人を減らす
ここが同窓会の幹事で一番時間がかかる工程です。やり方は3つを組み合わせます。
今つながっている人から辿る
幹事チームがそれぞれ連絡できる人に声をかけ、「他に連絡が取れる人はいないか」を聞いていきます。1人が3人を知っていれば、3回辿れば27人に届きます。
LINEグループを作る
集まった人からLINEグループに入ってもらい、そこから招待を広げます。連絡先が分からなくても「グループの招待リンク」を転送してもらえば届きます。同窓会の連絡手段としては現在これが最も確実です。
学校・同窓会組織に聞く
母校に同窓会組織があれば、名簿や連絡手段を持っていることがあります。個人情報の扱いは慎重ですが、案内の送付を代行してくれる場合もあります。
3. 日程の決め方｜帰省時期に合わせる
同窓会は遠方から来る人がいるので、飲み会のように「来週の金曜」では決まりません。
- お盆・年末年始・ゴールデンウィークなど帰省時期に合わせると参加率が上がる
- 土曜の夕方が定番。日曜は翌日に響くので避けられやすい
- 候補日は2〜3つ。全員一致は不可能なので「多数決で決める」と宣言しておく
回答を集めるのは、人数が多いので必ず仕組みを使ってください。LINEグループで集めるならLINEスケジュールの作り方の手順で候補日を立てられます。LINEを使っていない人がいるなら、スケコンのようにURLだけで回答できる日程調整ツールが向いています。メールでもショートメッセージでもURLを送れば回答できるので、連絡手段が混在していても1つの集計表にまとまります。
4. 会場と会費を決める
会場の選び方
- 駅から近いこと。遠方からの参加者が迷わない
- 貸切または個室。他の客がいると盛り上がれない
- 人数の増減に対応できるか確認する（同窓会は直前の変動が大きい）
- 母校の近くや、当時よく行った店を選ぶと話が弾む
会費の決め方
会費は「料理＋飲み放題＋予備費」で計算します。予備費は会費の1割程度を見ておき、当日のドタキャンや追加注文に充てます。余ったら二次会の補助にするか、返金します。
集め方は事前振込が確実です。当日集金は受付が混雑し、釣り銭の用意も大変です。振込先を案内状に書き、締切を設けてください。
5. 案内状の書き方
必要な項目は決まっています。LINEでもメールでもハガキでも、この項目を入れてください。
◯◯高校 ◯◯年度卒業生 同窓会のご案内
卒業から◯年、久しぶりに集まりませんか。
日時：◯月◯日（土）17:00〜19:30
会場：◯◯（住所・地図URL）
会費：6,000円（◯月◯日までに下記へお振込ください）
出欠：◯月◯日までに返信をお願いします。幹事：◯◯・◯◯・◯◯
案内は2回出してください。1回目は日程が決まった時点で「予定を空けておいて」と伝える予告、2回目は会場と会費が決まってからの正式案内です。
文面に迷ったら日程調整メールの書き方と例文集の「案内」の型が使えます。少人数の同窓会なら、段取りは飲み会の日程調整をスマートに決める方法とほぼ同じです。
6. 当日の段取り
- 受付 … 名簿でチェック。名札があると初対面の距離が縮まる
- 席 … 自由席より、クラスや部活でまとめたほうが最初の会話が生まれやすい
- 進行 … 乾杯→歓談→恩師の挨拶→近況報告→集合写真→締め。歓談の時間を長めに取る
- 写真 … 集合写真を撮る係を決めておく。参加できなかった人にも送る
最初の一歩は「連絡先を3人集める」
同窓会の幹事は工程が多く、何から手を付ければいいか分からなくなります。まずは幹事を一緒にやってくれる人を2人見つけることから始めてください。3人集まれば連絡先が集まり、連絡先が集まれば日程が決まり、日程が決まれば会場が決まります。全部は一度にやらなくていいので、順番に進めてください。
