OB・OG訪問の日程調整メール例文｜社会人への依頼マナーと返信の書き方

OB・OG訪問は、就職活動のなかでも相手に一方的に時間をもらう数少ない場面です。だからこそ、日程調整のやり取りがそのまま印象になります。相手は仕事の合間を縫って会ってくれる社会人であり、学生側が段取りよく動けるかを自然と見ています。

この記事では、OB・OG訪問の依頼から当日までのメールを、そのまま使える例文で解説します。

大前提：相手の負担を最小にする

OB・OG訪問の依頼で最も避けたいのは、相手に考えさせることです。次の3つを守るだけで、返信率が変わります。

• 自分の空いている日時を先に、幅広く出す … 「ご都合はいかがですか」だけで終わらせない
• 所要時間を明示する … 「30分程度」と書く。相手が予定を組みやすくなります
• 形式の選択肢を渡す … 「オンラインでも対面でも構いません」

社会人にとって、候補日を考えて返信するのは意外と手間です。選ぶだけで済む形にしてください。

場面1：初回の依頼メール

件名：OB訪問のお願い（◯◯大学 ◯◯）

株式会社◯◯
◯◯部 ◯◯様

突然のご連絡失礼いたします。
◯◯大学◯◯学部3年の◯◯（氏名）と申します。
大学のキャリアセンターより◯◯様をご紹介いただき、ご連絡いたしました。

現在、◯◯業界を中心に就職活動を進めており、実際に働かれている方のお話を伺いたいと考えております。
お忙しいところ恐縮ですが、30分程度お時間をいただくことは可能でしょうか。

私の都合は下記の通りです。ご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと幸いです。

• 10月14日（水）10:00〜18:00
• 10月15日（木）終日
• 10月16日（金）13:00〜19:00
• 10月19日（月）10:00〜15:00

上記以外の日時でも調整いたしますので、ご遠慮なくお申し付けください。
形式はオンライン・対面のどちらでも構いません。

お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――――――
◯◯大学◯◯学部◯◯学科3年
氏名／電話番号／メールアドレス
――――――――――

押さえたポイント

• 誰の紹介かを最初に書く（面識がない相手なので必須）
• 候補は4日以上、時間帯も広く出す
• 「上記以外でも調整します」の一文を入れる
• 署名に大学名・学年・連絡先を入れる

場面2：日時を提示されたときの返信

相手から日時が指定されたら、24時間以内に返します。承諾するだけでも、必ず一度返信してください。

◯◯様

お忙しいなかご返信いただき、誠にありがとうございます。
◯◯大学の◯◯です。

それでは10月15日（木）15:00〜にお伺いいたします。
オンラインとのことですので、当日は接続URLよりお待ちしております。

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

場所や接続方法が書かれていないとき

遠慮せず確認してください。当日になって迷うほうが迷惑をかけます。

恐れ入りますが、当日の集合場所（またはオンラインの接続URL）について、後日ご共有いただけますと幸いです。

場面3：日程を変更してもらうとき

学業や他社の選考と重なることはあります。分かった時点ですぐ連絡してください。相手の時間を押さえてしまっている以上、遅れるほど迷惑がかかります。

◯◯様

お世話になっております。◯◯大学の◯◯です。

10月15日（木）15:00にお時間をいただいておりましたが、大学の必修講義と重なることが判明し、伺うことが難しくなりました。
ご調整いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

大変恐縮ですが、下記の日時で再度ご検討いただけますでしょうか。

• 10月20日（火）終日
• 10月21日（水）13:00〜19:00
• 10月22日（木）10:00〜18:00

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。

変更を伝えるときの考え方は日程変更のお願い・お詫びメール例文にもまとめています。

場面4：訪問後のお礼メール

お礼は当日中に送ります。翌日でも遅くはありませんが、当日のほうが印象に残ります。

件名：本日はありがとうございました（◯◯大学 ◯◯）

◯◯様

本日はお忙しいなか、貴重なお時間をいただき誠にありがとうございました。
◯◯大学の◯◯です。

特に◯◯についてのお話が印象に残っております。
これまで漠然と捉えていた◯◯業界の仕事について、具体的なイメージを持つことができました。

今後の就職活動に活かしてまいります。
改めまして、本日は誠にありがとうございました。

具体的に何が印象に残ったかを1つ書くのがコツです。定型文だけのお礼とは受け取られ方が変わります。

よくある疑問

面接の日程連絡との違い

OB・OG訪問は選考ではないため、企業からの面接案内よりこちらが候補日を出す側になります。ここが大きな違いです。面接の日程連絡への返信は立場が逆になるので、面接の日程調整メール 返信例文を参照してください。

敬語の細かい言い回しに不安がある場合は「いつでも大丈夫です」の正しい言い換え・敬語もあわせてどうぞ。

まとめ

OB・OG訪問の日程調整は、自分の空きを幅広く先に出す・所要時間を明示する・形式の選択肢を渡すの3点で、相手の負担が大きく減ります。

社会人は忙しいなかで時間を作ってくれています。相手に考えさせないという姿勢が、そのまま丁寧さとして伝わります。

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