会食を計画するときに、一番大変な作業は日程調整だと思います。
日程調整方法はいろいろありますし、調整には手間がかかりますよね。
どのように日程調整をすれば良いのか悩むこともあると思います。
そんなあなたに今回は、会食の日程調整を行う方法を紹介していきます。
この記事を読むことで、会食の日程調整が簡単にできるようになりますよ。
会食の日程調整は大変ですが、少しでも楽にできると助かりますよね。
楽にできる方法を順番に見ていきましょう。
大人数での日程調整を行う際には
参加者の人数が増えれば増えるほど、日程調整は非常に難しくなります。
その際に注意しなければならないポイントを3つ見てみましょう。
1.全員の予定をなるべく公平に配慮すること
大人数では、全員が集まれる日を見つけるのが困難です。少数の意見が無視されないように、投票ツールやアンケートを活用し、多数決の形で決定するのが効果的です。
2.参加可否の締め切りを明確に設定すること
いつまでに参加の返事をする必要があるかを明示し、締切を守らせることでスムーズな調整が可能になります。
3.重要な日程を避ける
公共の祝日や特定のイベント日など、多くの人が予定を入れやすい日を避けることで調整がスムーズになります。
これらを意識することで、大人数での会食の調整がよりスムーズになり、参加者全員が満足できる会食を実現できます。
ハイクラスな人と日程調整を行う際には
ハイクラスな人と日程調整を行う際には、相手の立場や価値観に配慮しつつ、スムーズに進行することが求められます。
その際に、特に注意しなければならないポイントを4つ見てみましょう。
1. 相手のスケジュールを最優先に考える
ハイクラスの方は多忙であるため、候補日や時間帯を提示する際は、相手の都合を最優先に考慮することが重要です。
2.候補日を少なくしすぎない
選択肢が少ないと調整が難航します。相手にとって柔軟性のあるスケジュールを提案しましょう。
3. 早めの連絡を心掛ける
日程調整は余裕を持って進めることが必要です。相手が予定を確保しやすいよう、早めに提案を行います。
4.適切な日程調整ツールを活用する
スケコンや、Outlook、Googleカレンダーなどの日程調整ツールを使い、相手に手間をかけさせない工夫をします。
これらを意識することで、信頼感を与え、良好な関係を築きながらスムーズな日程調整が可能になります。
会食の日程調整をメールで行う場合
はじめに、会食の日程調整をメールで行う場合にどのような手間がかかるか紹介します。
会食の日程調整は友達同士で開催する飲み会とは違うため、いろいろな配慮も必要です。
会食の日程調整をメールで行う場合は以下の2点に気をつける必要があります。
- 気遣いが必要になる
- 相手の日程に合わせる必要がある
それぞれについて詳細を見ていきましょう。
気遣いが必要
ひとつめは、会食はビジネスシーンのため、相手に対する気遣いが必要という点です。
ビジネスシーンですと、言葉遣いや相手に対する気遣いがとても重要です。
そのため、メールなど自分の言葉で作成するものは注意が必要となります。
文面を何度も確認して、誤字や漏れがないことをしっかり見る必要があるでしょう。
相手の日程に合わせる
ふたつめは、相手の日程に合わせる必要があるという点です。
自分から都合の良い日程を提示して、相手にその日程から選ばせる必要があるんです。
会食の日程調整では、相手への配慮がとても重要になってくるんですね。
メール以外で会食の日程調整を行うには
つづいては、メール以外で会食の日程調整を行う方法を紹介していきます。
メール以外でも会食の日程調整は可能で、さまざまな方法があります。
ここでは代表的な3つの日程調整方法を見ていきましょう。
- カレンダーアプリの機能を使って、共有を行い日程調整する
- 日程表ツールを使って、日程調整を行う
- Googleカレンダーと連携可能なWEBサービスを使って、日程調整を行う
カレンダーアプリで共有する
ひとつめは、カレンダーアプリの共有機能を使って、日程調整を行う方法です。
GoogleカレンダーやOutlookの予定表には共有機能があります。
共有機能を使って、調整したい相手とスケジュール共有し、日程調整を行います。
日程表ツールを使う
ふたつめは、日程表ツールを使って、会食の日程調整を行う方法です。
無料で作成できる日程表ツールを使って、URLを共有することで日程調整を行います。
代表的な日程表ツールは以下の2つがあります。
- 調整さん
- 伝助
2つのツールとも無料で使えて、アカウント登録も不要となっています。
ほかのサービスとの連携も不要なので、誰でも使えるという点が良いですね。
候補日程から参加者が多い日程が自動でハイライトされるのも便利です。
Googleカレンダーと連携するサービスを使う
みっつめは、Googleカレンダーと連携可能なWEBサービスを使って調整を行う方法です。
Googleカレンダーと連携することで、日程調整が自動化できるサービスがあります。
代表的なWEBサービスには以下の5つがあります。
- TimeRex
- アイテマス
- biskett
- eeasy
- スケコン
5つのサービスともGoogleカレンダーをもとに日程調整が可能となっています。
そのため、自分で予定表を作成する必要がなく、共有機能に特化しているんです。
サービスによって、異なるさまざまな機能があるので、日程調整も簡単にできます。
会食の日程調整に向いている調整方法は「スケコン」
最後に、会食の日程調整に向いている調整方法を紹介していきます。
会食の日程調整に向いている調整方法はWEBサービスを使って日程調整する方法です。
WEBサービスを使うことで、日程調整が自動化され、手間なく簡単に調整可能です。
5つあるサービスのなかで、一番おすすめな日程調整サービスは「スケコン」となります。
「スケコン」は、AIスケジュールコンシェルジュサービスとなっています。
AIによって、空き時間や候補日程を自動抽出してくれるので、誰でも簡単に使えるんです。
手間がかかる会食の日程調整も「スケコン」によって、楽になるはずです。
スケコンを使って会食もサクッと日程調整しよう
会食の日程調整方法について紹介してきましたが、いかがでしたか。
日程調整自体はメールでも可能ですが、メールでの調整は手間がかかってしまいます。
そのため、日程調整には負担を楽にしてくれるWEBサービスを使うと良いでしょう。
会食の日程調整を楽に行いたい皆さん。
ぜひ「スケコン」を使って、これからの日程調整を楽にしていきましょう。
