部活やサークル、会社で合宿を行う際には、全員の日程が合うように調整をしなければなりません。
もちろん合宿先の予定や、時期も考慮する必要があり、意外と合宿の日程調整は面倒なことが多いです。
人数が多くなればなるほど、日程調整には手間が掛かります。なるべくなら面倒な手続きをせずスムーズに日程調整を行いたいでしょう。
もし、合宿の日程調整で悩んでいるのなら、スケジュール管理ツールの導入を検討してみて下さい。
スケコンなどのスケジュール管理ツールを導入することで、合宿の日程調整にかかる時間を大幅に削減することができます。
今回は、合宿の日程調整を上手に行うコツとスケジュール管理ツールについて紹介します。
合宿の日程調整をスムーズに行うコツ
合宿の日程調整をスムーズに行うためには、以下の点に注意しておくと良いでしょう
- 候補日は複数日幹事の方で決めてしまう
- 確実に相手に日程を回答させる
- 場所についてもあらかじめ決めておく
- 参加キャンセルの締め切りを指定
- リマインドメールを確実に送る
それぞれ詳しく説明していきます。
候補日は複数日幹事の方で決めてしまう
合宿の日程調整は大人数になることが多いので、候補日を全員から聞き出すのはとても無理な話です。
そのため、幹事の方である程度候補日を絞って提示してあげる方が良いでしょう。
幹事が候補日を指定することで、逆に相手もいちいち候補日を調べる手間がかからないのでおすすめです。
なお候補日は
- 幹事である自分が絶対に参加できる日
- 絶対に参加しなければならない人が参加できる日
など、最低限の基準を設けて決めるようにしましょう。
確実に相手に日程を回答させる
日程調整において一番面倒なのが、回答しない相手がいることです。
全員分の回答が無いと日程の調整が出来ないので、確実に回答がされるような工夫をすることが大切です。
特に以下の点に気を付けることで、回答率が上がります。
- 相手には〇か×かで回答させる
- 回答締め切り日を明確に伝える
相手に文章の返信をさせるやり方だと、面倒に感じてしまい、結局後回しにして忘れていたなんてこともあり得ます。
確実に回答を得るには、相手にとってストレスのない日程調整を行うことが大切です。
場所についてもあらかじめ決めておく
全員住んでいるところが違うので、合宿場所についてはあらかじめ決めておく方が良いでしょう。
- 「〇〇周辺で開催予定です」
- 「△△市の××で開催します」
など、場所は具体的に提示しておくことが望ましいです。
参加キャンセルの締め切りを指定
参加者の当日キャンセルを防ぐ点からも、欠席する場合の報告期限を決めておくようにしましょう。
合宿のキャンセル締め切りは、合宿先のキャンセル料金が発生する日を基準に考えておくと良いです。
余裕を持って2日～3日前を参加キャンセルの締め切りと設定しておくのがベストです。
なお、「参加キャンセルの日程を過ぎてキャンセルを申し出た場合は参加費を支払って貰う」という趣旨の連絡は予めしておくようにしましょう。
こうすることで、連絡漏れを少なくすることが可能です。
リマインドメールを確実に送る
合宿の日程を忘れている人がいないとも限りませんので、少なくともリマインドメールを前日に一度送るようにしましょう。
リマインドメールには、あわせて携行品などについても触れておくとベストです。
合宿の日程調整にはスケコンがおすすめ
面倒な合宿の日程調整にはスケジュール管理ツールであるスケコンの利用をおすすめします。
スケコンを利用することで
- AIコンシェルジュによって空き日程が自動で抽出される
- Googleカレンダーと同期しているので、新たに日程を入れる必要がない
- 複数人日程調整も、メールやSNSでシェアして調整が可能
- セキュリティ対策が万全で安心
- 無料で始められる
などのメリットを受けられます。
特に、合宿のように人数が増えれば増える程、スケコンのようなスケジュール管理ツールの導入を検討すると良いでしょう。
また、共有する側がGoogleカレンダーと同期していると、こちらと相手がお互い空いている時間を自動的に抽出してくれるので、日程調整する手間が大幅に削減されます。
共有メールやSNSを受取って回答する側も、文章を打つ必要も無くただ回答ボタンを押すだけなので、手間も掛かりません。
ストレスの無い日程調整を行うことが可能です。
スケコンを使って合宿の日程調整もミスなく進めよう
合宿の日程調整は、人数が多い場合がほとんどで、他の日程調整よりも面倒に感じることがあります。
その手間を大幅に削減するために、ぜひスケコンをはじめとしたスケジュール管理ツールを検討して下さい。
今回紹介した５つのコツと、スケジュール管理ツールを用いてストレスのない日程調整が出来ることを願っています。
