- 幹事の作業は3つに分けて考える
- 1. 日程調整のアプリ｜「候補日に○×」を集める
- 2. 出欠確認のアプリ｜未回答者を追いかけない
- 3. 集金のアプリ｜現金を扱わない
- 集まりの種類別｜アプリの組み合わせ
幹事の仕事は多いように見えて、時間を食っているのは日程調整・出欠確認・集金の3つです。店選びや当日の進行は楽しい部分ですが、この3つは純粋な作業で、しかも手作業でやると必ずミスが出ます。
この記事では、幹事の3つの作業をアプリでどう楽にするかを、仕事別に解説します。特定のアプリを並べて比べる記事ではなく、自分の集まりにはどの種類のアプリが合うかを判断できるように書いています。
幹事の作業は3つに分けて考える
| 作業 | 手作業でやると | アプリに任せると |
|---|---|---|
| 日程調整 | 一人ずつ聞いて表にまとめる。集計に1時間 | 候補日を送って○×を集める。集計は自動 |
| 出欠確認 | 返事の有無を追いかけ、催促する | 未回答者が一覧で見える。リマインドも自動 |
| 集金 | 当日受付で現金。釣り銭と計算ミス | 事前に送金。誰が払ったかが記録に残る |
1. 日程調整のアプリ｜「候補日に○×」を集める
幹事の作業で最初に来て、最も時間を食うのが日程調整です。アプリを使う目的は集計を自動にすることの一点です。
参加者が全員LINEにいるなら
LINEグループの「イベント」機能で候補日を立てれば、追加のアプリは要りません。参加者はスタンプを押す感覚で回答できます。手順はLINEスケジュールの作り方・使い方にまとめています。
LINEを使っていない人が混ざるなら
社外の人、年配の方、取引先など、LINEでつながっていない人がいる場合はURLだけで回答できるツールを選びます。URLならメール・ショートメッセージ・チャットのどれで送っても届き、受け取った側はログインなしで○×を付けられます。スケコンはこのタイプで、幹事側がカレンダーと連携しておけば自分の空き時間から候補日を自動で出せるので、候補日を考える手間も省けます。
選ぶときに見るポイント
- 回答者にアプリのインストールや登録を求めないか … ここでつまずくと回答率が落ちる
- 誰が未回答かが一覧で見えるか … 催促の手間が変わる
- 時間単位で候補を出せるか … 「◯日の19時と20時」のように時間帯で聞きたい場合
- 無料で何人まで使えるか
各ツールの無料枠や機能の違いは日程調整ツールの比較で確認できます。
2. 出欠確認のアプリ｜未回答者を追いかけない
日程が決まった後の出欠確認は、日程調整と同じ仕組みで済むことがほとんどです。候補日を1つだけにして「参加／不参加」を聞けば、それが出欠確認になります。
大事なのは締切と自動リマインドです。締切前日に未回答者へ自動で通知が飛ぶ仕組みがあれば、幹事が一人ずつ催促する必要がなくなります。催促を手で書く場合は催促メールの書き方と例文を参考にしてください。
3. 集金のアプリ｜現金を扱わない
当日受付で現金を集めるのは、幹事の負担が最も大きい作業です。事前に送金してもらう形に変えるだけで、当日の受付がほぼ無くなります。
- 個人間送金アプリ … 参加者どうしが同じサービスを使っていれば手数料なしで送れる
- 銀行振込 … 誰でも使えるが、振込手数料と入金確認の手間がある
- 割り勘アプリ … 「誰がいくら払ったか」を全員が見られるので、精算の透明性が高い
どの方法でも、「誰が払ったか」の記録が残ることが重要です。現金だと「払った・払っていない」の水掛け論が起きます。
集まりの種類別｜アプリの組み合わせ
| 集まり | 日程調整 | 出欠 | 集金 |
|---|---|---|---|
| 社内の飲み会 | 日程調整ツール（社内カレンダー連携） | 同じツール | 当日受付か給与天引き |
| 友人との集まり | LINEイベント | LINEイベント | 個人間送金 |
| 同窓会・二次会 | URL型の日程調整ツール | 同じツール | 銀行振込（事前） |
| 取引先を含む会食 | URL型の日程調整ツール | メール | 自社負担が多い |
アプリを入れても変わらないこと
アプリは作業を減らしますが、締切を書く・候補日を絞る・先に店を押さえるという幹事の基本は変わりません。むしろアプリで作業が減るぶん、こうした判断に時間を使えるようになります。
幹事を任されたら、まず日程調整をアプリに任せてください。それだけで幹事の負担は半分になります。社内の飲み会なら飲み会の日程調整をスマートに決める方法も合わせて読んでみてください。
