最低でも週に1回はある社内会議。参加人数が多ければ多いほど、会議日の調整が面倒になりますよね。
「会議日の調整に時間を取られたくない」
「参加メンバーの日程を合わせることが手間」
「会議日の調整に使えるツールを知りたい」
今回は、会議日の調整にありがちな手間を解決する調整ツールをご紹介致します。
この記事を読めば、「会議日の調整の手間」や「会議室の確保を忘れた」という問題を軽減することができます。
是非この記事を最後まで読んで、あなたのビジネスシーンにマッチした会議調整ツールが見つかればと思います。
会議の日程調整は「スケコン」で自動化できる！
参照：スケコン
会議の日程調整は何度も行うものだからこそ、日程調整ツールを活用して自動化することがおすすめです。
なかでもスケコンは、AIコンシェルジュが搭載された日程調整ツールで、登録したカレンダーアプリの情報や提出された日程調整フォームへの回答をもとに、ツールが自動で日程調整を済ませます。
特に頻繁に行う会議の日程調整は、スケコンの以下の機能が役立ちます。
- 3人以上での日程調整を効率化できる「複数人予定調整」「仲間と予定調整」機能
- 特定のメンバーとの日程調整をすぐに組めるグループ機能
- チャットルームのURLを自動生成してメンバーに共有できるオンライン会議機能
スケコンを導入すれば、大人数での日程調整もスピーディに完結させられます。
特定のメンバーと会議を頻繁に行うのであればグループ機能を、リモートワークが中心であればオンライン会議機能を合わせて活用すれば、日程調整はもちろん会議に付随する業務もまとめて簡略化できるでしょう。
何度も行う会議の日程調整の負担を減らしたいと考えている方は、ぜひスケコンの導入を検討してみてください。
会議調整ツールを使うメリット
会議調整ツールを使うメリットは３つございます。
- 複数人との日程調整が一瞬
- 口頭やメール・チャットのやり取りが不要
- 会議室の確保も容易
1つずつ解説していきます。
複数人との日程調整が一瞬
複数人の予定を照らし合わせて、会議日程の調整は時間と手間がかかりますよね。
会議調整ツールを使えば、「URLを送ってメンバーに出席日を選択してもらうだけ」「合致した日程を自動で集計してくれる」ので、会議の日程をスムーズに決めることが可能です。
口頭やメール・チャットのやり取りが不要
会議日を決める際に、口頭で空いている日程を聞くことが多いですよね。また、在宅ワークが増えた現在は、スムーズに会議日が決まらないとメールやチャットのやり取りが多くなりがちです。
会議調整ツールは、相手にURLを送るだけで日程調整が可能なので、やり取りに時間を取られることがありません。
会議室の確保も容易
会議調整ツールは会議室との連携も可能です。会議日決定後に自動で会議室も確保してくれるため、「会議室の確保を忘れてた」というミスを避けられます。
ただし会議調整ツールによっては、会議室と連携できないものもあるので注意が必要です。
AIで自動化！今話題の会議調整ツール【スケコン】
会議調整ツールは、AIが自動で調整管理をしてくれる「スケコン」がおすすめです。
理由は下記３つです。
- 1on1から複数人の日程調整を自動化
- 会議室も自動で確保
- ダブルブッキングの心配も無用
1on1から複数人の日程調整を自動化
スケコンは人数制限がないため、複数人と予定のシェアや日程調整が可能です。相手の日時も瞬時に把握できるだけでなく、URLを送るだけで日程調整が可能です。
決定した予定は自動でカレンダーに入力してくれるため、予定を照らし合わせながら日程調整を行う手間がありません。
会議室も自動で確保
会議室と連携可能なスケコン。予定確定後に、空いている会議室を自動で算出し確保してくれます。
「空いてる会議室はどこ？」という確認作業、「会議室がいっぱいだった」といううっかりなミスが起きる心配がありません。
ダブルブッキングの心配も無用
スケコンはGoogleカレンダーと連携可能で、空きスケジュールを自動で抽出してくれます。
そのため、予定調整中に別の会議や予定が急に入っても、埋まった予定を自動で外してくれるため、ダブルブッキングの心配も不要です。
会議の日程調整に最適なツール3選
会議の日程調整に最適なツールを3つご紹介致します。
- 伝助
- biskett
- TimeRex
空き日程が一目でわかる【伝助】
参照：伝助
シンプルなデザインで会議参加者が選択した日程から、一目で都合の良いスケジュールがわかります。ガラケーにも対応しているため、ガラケーを使用者とも日程調整が可能です。
登録手続きや会費も無料なため、まずは会議調整ツールを使ってみたい方におすすめです。
Googleカレンダー・Slackと連携可能【biskett】
参照：biskett
Googleカレンダー・Slackと連携可能なbiskett。Slackと連携すると、会議日の確定と当日のリマインドが通知されます。
30～120分の範囲での打ち合わせ設定や、移動時間なども考慮するしないなど、自分好みにカスタマイズ設定が可能です。
チーム機能でメンバーと瞬時に日程調整【TimeRex】
参照：TimeRex
GoogleカレンダーとOffice365 Outlook予定表と連携可能なTimeRex。
チーム機能を活用することで、「チーム内のスケジュールを一目で把握」「空いている日程を自動でリストアップ」してくれます。
移動時間も自動で算出してくれるため、外部との打ち合わせ・社内会議の両方が多い方に最適です。
会議調整ツールを探しているなら「スケコン」が最適
いかがでしたか？今回は、会議の調整に最適なツールをご紹介致しました。
会議調整のツールが複数ありますが、中でもAIが自動で会議日程の調整や会議室の確保も行ってくれる「スケコン」が最適です。
セキュリティ対策も万全なため、ビジネスシーンにもマッチしています。AIによる自動化、機能も万全であるのにも関わらず、無料で利用することが可能です。
ぜひ、スケコンを利用して会議の日程調整の手間を軽減させてみてはいかがでしょうか？
無料ですぐに使い始められる！スケコンでの日程調整の手順
スケコンは月8件まで日程調整できるフリープランから利用できます。
フリープランであれば完全無料でスケコンの日程調整機能を幅広く活用できるため、スケコンでの日程調整が気になっている方はぜひフリープランの導入から検討してみてください。
スケコンへのログインと日程調整の手順は以下の通りです。
- スケコンにアクセスする
- Googleアカウントでスケコンにログインする
- 予定の名前や調整条件を決める
- 予定の対象カレンダーを選ぶ
- 予定を開催する時間帯と所要時間を選ぶ
- 開催期間を指定する
- 候補日一覧を確認する
- 予定調整を作成してメンバーに調整する
- 集められた参加者のスケジュールを確認する
スケコンの利用方法については動画でもご紹介しています。
スケコンの導入を計画している方は、合わせて参考にしてください！
