「日程調整の幹事を頼まれた！」
「幹事って何をすればいいんだろう？」
「便利なツールがあれば知りたいな！」
こんな疑問に答えます。
打合せや飲み会の幹事を頼まれてお困りではないですか？
「幹事なんて面倒くさい」と手を抜いてしまうと、あなたの評価が下がり知らないうちに損をする可能性が高くなります。
実は、日程調整の幹事がやることはたったの3つの手順。あなたも今すぐ真似できるのです。
優秀な人間は日程調整の仕事も完璧にこなします。
ぜひこの記事を最後まで読んで、仕事がデキる幹事になりましょう。
日程調整の幹事はめんどくさい？
日程調整の幹事を頼まれても手を抜くのは危険です。
なぜなら、日程調整のやり方を見れば、あなたが仕事をできる人間かどうか分かってしまうから。
たかが日程調整。されど日程調整です。
とはいえ、やり方はシンプルなので心配しなくても大丈夫です。
一緒に手順を見ていきましょう。
日程調整を頼まれた幹事がやるべき3つの手順
日程調整を頼まれた幹事のあなたがやるべきことは以下の３つです。
- 出席者を確認する
- 候補日を上げる
- 全員が都合の良い日時を見つける
仕事の打ち合わせも、プライベートの飲み会でもやり方は同じです。
手順①：出席者を確認する
まず初めに、誰が出席するかをリストアップしましょう。
コツは連絡先も一緒に記載すること。
会社の場合なら、氏名の隣にメールアドレスも記載します。
こうすると、連絡するときにコピー＆ペーストするだけで連絡先を入力できますよね。
プライベートの飲み会ならLINEのグループを作っておきましょう。
手順②：候補日を上げる
次に日程の候補日を上げます。
仕事の場合、役職の高い人のスケジュールを見て候補日を上げていきます。
偉い人ほど空いている時間が少ないことが、その理由です。
出張で不在のこともあるので、外出の有無も必ずチェックしましょう。
また、候補日の数は5つ程度に留めてください。
候補日が多すぎると、記入する人が面倒です。
手順③：全員が都合の良い日時を見つける
最後に日程を調整して都合の良い日時を見つけます。
「幹事が全員の都合を確認するなんてやってられないよ！」と思う人もいますよね。
そんなときは日程調整サービスを使いましょう。
あなたに代わって都合の良い日時を調整してくれます。
正直、日程調整サービスはどれも大差はありませんが、おすすめは無料で使える「スケコン」です。
日程調整をする幹事が気を付ける４つのポイント
あなたが日程調整の幹事をするときに注意すべきポイントが4つあります。
- 検討中の人をなるべく少なくする
- リマインドメールは必ず送る
- キャンセルの締切を設定する
- とにかく迅速に動く
これはあなたが損をしないために重要なことなので、必ずチェックしてください。
検討中の人をなるべく少なくする
日程調整の幹事にとっては「検討中」や「△（未定）」という返事ほど困ったものはありません。
なぜなら人数が確定しないので、会議室や飲み会のお店の予約が取れないから。
従って選択肢は〇（参加可能）と×（参加不可能）の２つに絞りましょう。
とはいえ、いろんな事情によって未定の人は必ず出てきます。
そんな時は理由を聞いていつまでに回答してもらうのか明確にしましょう。
「融通が利く幹事」として一目置かれる存在になれますよ。
リマインドメールは必ず送る
「うっかり忘れる人」はどうしてもいるので、前日か当日にリマインドメールは必ず送りましょう。
例えば、飲み会が始まる時間になってもお店に現れない人がいます。
電話をしたら「飲み会を忘れて帰宅しちゃった」なんてことも起きかねません。
するとキャンセル料が発生して幹事のあなたの手間が増えるだけです。
「イベントは明日ですよ」または「今日がイベントなのでお忘れなく！」とリマインドメールを送るだけでこの可能性を潰すことができます。
リスクヘッジをしておくのは仕事がデキる人の特徴です。
キャンセルの締切を設定する
キャンセルができる締め切りは必ず設定しましょう。
なぜなら幹事であるあなたの仕事の手間が減らせるから。
例えば、重要な会議の座席表を印刷した後に欠席の連絡が来たら、手戻りが発生しますよね。
飲み会なら最悪、キャンセル料が発生します。
締切を設定すれば、キャンセルでのトラブルが起こる可能性を下げられます。
とにかく迅速に動く
スケジュール確保は時間との勝負です。
従って、幹事のあなたに求められる最も重要なことがスピード。
仕事だろうがプライベートであろうが、出席者の予定は日々埋まっていきます。
あなたの行動が遅れれば遅れるほど、「全員参加」というゴールが遠ざかります。
理想は、幹事に任命されたその日に候補日を連絡することです。
「何もそこまでしなくても…！」
と思うかもしれませんが、幹事にはそれぐらい大切なことなのです。
また、正式な日程が決定したときの連絡も、できるだけ急ぎましょう。
出席者はスケジュールを仮で抑えてくれています。
いつまでたっても日程が決まらないと、相手に「仕事が遅い幹事だな！」という印象を与えてしまいます。
スピードを意識するだけで、あなたの評価は確実に上がります。
まとめ
日程調整のやり方を見れば仕事がデキる人間か分かります。
幹事に選ばれたらチャンスだと思って、「仕事がデキる人間」だとアピールしましょう。
日程調整の手順が分かったので、次は「スケコンを使ってみようかな！」と思いましたよね。
ぜひスケコンを使いこなして、仕事がデキる幹事になりましょう。
