打ち合わせの日程調整に必要なこととは?

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。(「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。)

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。

今回は、打ち合わせの日程調整に必要なポイントをお話していきます。

「日程調整って何から手を付ければいいの?」「どんなことに気を付ければいいの?」と感じている方は、ぜひ参考にしてみてくださいね。

打ち合わせに必要な情報

打ち合わせ日程を決める際に必要な情報は「目的」「開催日時」「場所」の主に3つです。

それに伴い、日程調整を行う際は以下の3つを意識してみてください。

打ち合わせの目的

そもそも打ち合わせを行う目的である「この会議ではどんなゴールに向けて話し合うのか」を双方間の共通認識として持っておく必要があります。

例えば、提携先との新商品についての会議にて、こちらの目的が「商品のコンセプト決定」、相手の目的が「全体的な方向性の確認」だとすると、当日の会議では話が嚙み合わずどちらかがモヤモヤした状態で終わることも十分に考えられます。

その会議におけるゴール設定を明確に行うことで当日までに必要な準備の程度も把握できるため、打ち合わせの打診をする時点で認識の共有をしておきましょう。

日程候補日は複数あげてもらう

日程調整を行う際、日程候補日は必ず複数案出してもらいましょう。

というのも、日程調整はスピードはもちろん正確性が必要な作業です。

相手からもらった候補日が1案の場合、その特定の日時にこちらのスケジュールが空いていない場合は再度候補日を挙げてもらう、または送ることになるので二度手間になっていまいます。

相手の都合がつく日程を複数もらっておくことでこちらのスケジュールと擦り合わせがしやすくなり、日程確定までの時間短縮にもつながります。

返信は最小限で済むようにする

日程調整メールにおいて一般的な流れは以下の通りです。

①「目的」「候補日」「時間帯」「場所」を伝える

②相手側の返信

③日程の確定

この流れを意識しつつ、なるべく最小限の往復で完了させましょう。

日程調整をはじめとする「会議以外の作業」で割く時間は最小限に抑え、本業の仕事に集中することで効率的に仕事を行えます。

往復が多ければ多いほど、お互いに余計な時間を割くことになるため、何度もメールでやり取りをしなくて済むよう工夫が必要です。

打ち合わせの日程調整メール例文

上記でお話ししたポイントを踏まえて、例文を挙げておきます。

日程調整メールを書く際にぜひ活用してください。

例①)候補日を伝えるメール文

件名:「○○」に関するお打ち合わせ日程のご相談

株式会社□□

営業部 ~~様

お世話になります。

先日お話した「○○」に関して、早速企画の方向性を決めるお打ち合わせのお時間を1時間ほど頂戴したく考えております。

つきましては、下記日程内でご都合のよろしい日時をご連絡いただけますと幸いです。

・10月28日(水) 13:00~16:00

・10月30日(金) 終日

・11月4日(水) 13:00~15:00

当日は私と上司の2名で貴社にお伺いすることを予定しております。

ご提示した日程内でご都合が悪い場合は調整させていただきますので何なりとお申し付けください。

お忙しいところ恐縮ですが、今週中にご返信いただければ幸いです。

ご検討宜しくお願いいたします。

送信者名

連絡先

例②)候補日を相手に挙げてもらう旨を伝えるメール文

件名:「○○」に関するお打ち合わせ日程のご相談

株式会社□□

営業部 ~~様

お世話になります。

先日お話した「○○」に関して、早速企画の方向性を決めるお打ち合わせのお時間を1時間ほど頂戴したく考えております。

つきましては、~~様いただけますと幸いです。のご都合のよろしい日時をお知らせいただけますと幸いです。

また当日は私と上司の2名で貴社にお伺いすることを予定しております。

お手数をおかけしますが、ご検討をお願い申し上げます。

送信者名

連絡先

打ち合わせは相手の負担を最小限に

今回は、打ち合わせの日程調整に必要な3つのポイントをお話しました。

相手との良好な関係を構築するためにも、打ち合わせまでの調整や当日の打ち合わせでは相手の負担を最小限に抑えることを意識しましょう。

事前の準備や、明確な目的は結果的に打ち合わせ時間の短縮や生産性の高いディスカッション、交渉にもつながります。

円滑な日程調整を行えるよう、ご紹介した例文を工夫して使ってみてくださいね。

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