日程調整のアンケートをスマートに取る方法

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。(「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。)

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。

今回は、スムーズに日程調整を行うために役立つ方法を3つご紹介します。

「なかなか日程が決まらなくて大変」「効率的に日程調整する方法を知りたい」と考えている方は、ぜひ最後まで読んで参考にしてもらえたらと思います。

メールでの日程調整のデメリット

メールでの日程調整のデメリットはいくつかありますが、今回は3つに絞ってお話しします。

メールの作成に時間がかかる

まず、メール作成に時間を取られること。

仮に相手とのやり取りを計3往復でスムーズに調整を行えても、一通作成に5分として約15分かかります。

普段から人数調整をメールで行っている場合、毎日5人とのやり取りで約30分もメール作成に時間を割いていることになります。

また相手の返信を待つ必要もあるため、日程確定までの時間も手間も多く、非効率です。

日程調整表の作成が必要

メールでは日程調整表を自ら作る必要があり、追加でリソースを割かなければなりません。

参加人数が多いほど表の規模も大きくなるため、抜け漏れにも注意です。

作成後の集計も行うため、調整ツールを使えば自動化で省略できる作業も全て負担することに。

全体的に非効率的な手間の多さが目立ちますね。

メールの管理が煩雑

相手とのやり取りの記録であるメールの管理は、送信者別でフォルダ分けをした場合でも、一見煩雑でわかりづらいのが特徴です。

そのため相手の言質や、記憶が曖昧な内容の確認を行う際に、該当内容が記されたメールを見つけるのに苦労している人も多いのではないでしょうか。

登録したメルマガも重なると、メール探しの最中に関係ないメールを処理していて気づいたら多くの時間を費やしてた、なんてことも。

管理上、その都度メール削除の手間も増えていくので、ダラダラと時間を無駄にしないよう注意しなければいけません。

日程調整のアンケートは日程調整ツールで

上記のように、メールでの日程調整は非効率なタスクが多く発生します。

そして、これらをまとめて行ってくれる日程調整ツールには以下のものがあるんです。

LINE

LINEの日程調整が可能な、LINEスケジュール

https://line.me/ja/

LINEの日程調整機能は、調整を行いたいメンバーのグループを作ればすぐに使えます。

候補日を選択して共有し、メンバーに候補日における出席の可否を記入してもらうだけなので簡単且つ便利です。

一方で、細かい時間設定は行えないため日程確定後に改めて時間を決める必要があります。

LINEの日程調整は、終日の予定等を決める際に使いやすいツールと言えるでしょう。

調整さん

日程調整サービス「調整さん」

https://chouseisan.com/

日程調整サービスの調整さんは、既に使ったことがある方も多いと思います。シンプルなデザインで、初心者の方でもすぐに日程調整を進められるのが嬉しいですね。

使い方も簡単。調整さんを開いて、タイトルと候補日を入れれば作成完了!参加人数が多くても、回答者がスケジュールを記入する際に名前を入れるため作成者が全員分の名前を書く必要はありません。

LINEとは異なり、時間まで記入できるため細かいスケジュール共有も可能です。リンクをコピペして共有できるので、記入も短時間で済みます。

一方でデメリットとしては、日程調整を行う際にその都度スケジュールを記入する手間がかかることが挙げられます。

スケコン

スケコン(Schecon)

https://schecon.com/login

スケジュール調整AIのスケコンは、事前に記入したスケジュールから、共有相手のスケジュールと合う日時を自動で提案してくれるサービス。

アプリではないのでインストールも必要なし、検索すればすぐに出てくるのもわかりやすいですね。

使い方は、まずGoogleアカウントでスケコンを認証。それから「対象のカレンダー」や「時間帯」「所要時間」といった該当イベントの情報と、あなたのスケジュールに関する項目に答えます。するとその情報をもとに、あなたの都合の良い候補日が割り出されます。

候補日をメールやリンクで共有すれば何人とでも簡単に日程調整を行えるんです。

調整相手がGoogleアカウントを持っていれば、自動的にAIが双方に都合の良い日時を割り出し、相手に提示してくれます。

カレンダーと同期してスケジュールが自動更新されるので、スケジュールを聞いて候補日を出したり、詳しい時間の調整を行ったりなどの手間を一切省略して日程調整を進めることが継続的に可能になります。

日程調整に課題を感じてる方はぜひ検討してみましょう。

面倒なメールでのやりとりからサヨナラしよう

メールでの日程調整は、やはり手間も時間も多く取られてしまいます。

集中したい仕事に専念しつつ、相手との良好な関係構築をするためにも、ぜひツールを使ってお互いの時間を奪うことなく、円滑な日程調整を行ってみてはいかがでしょうか。

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