スケジュール調整にエクセルを使うのは正しいのか?

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。(「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。)

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。

今回は、エクセルを使った日程調整のメリット、デメリットについてお話していきますよ。

「日程調整のツールで何を使おうか悩んでる」「ツールによって何が違うの?」と感じている方は、ぜひ参考にしてもらえたらと思います。

エクセルで日程調整する人も多い

エクセル上でスケジュール管理を行っている人も多いことは知っていますか?

例えば、横軸に希望日の項目、縦軸にメンバーの氏名欄をつくれば各メンバーの希望日を一覧で見ることができます。希望日はメンバーのスケジュールが合わないこともあるので、第三希望日まで項目を用意しておくと良さそうです。

また、候補期間が絞られている場合は、詳しい希望時間なども記入しておくと調整がスムーズに行えます。

希望日の隣に備考欄を設けることで会議やイベントの内容に関して共有したり、その他のことについても調整できるでしょう。希望日は無制限に追加できるため、その都度追記できる自由度の高さも魅力の一つです。

エクセルのデメリット

エクセルでの日程調整を行った際に感じたデメリットを以下の3つに絞って解説していきます。

表の作成に時間がかかる

まず、時間的コストがかかります。

表の項目からすべて打ち込む必要があるため、作成者はどこに何を記入する表にするかを考えることから始めなければいけません。そのため、一つの日程調整表をつくるのにまあまあな時間を取られることは把握しておく必要があります。

また各メンバーの記入時間も必要になるため、日程確定までの時間がかなりかかることが予想できます。

日程調整において避けたいのは、調整に時間がかかることでメンバーの候補日スケジュールが埋まってしまうこと。調整に時間がかかればかかるほど、日程を確定させることも難易度が高くなり、結果的に負のスパイラルになりかねません。

仕事の合間や空き時間で行うなど、あまり時間がない中での表作成は非効率と言えるでしょう。

メンバーが多いと見づらい

日程調整を行う際にメンバーが多い場合、表に打ち込まれる情報量が多くなるため必然的に見づらくなります。

各個人のスケジュールはわかるものの、どの日程に何人が集まれるのかといった集計はこちらが手動で導き出さなければいけません。

また、やっと集計が終わった場合でも、表の見づらさから抜け漏れなどの可能性があります。メンバーが多ければ多いほど表の見づらさや調整の手間は増えていくので、ある程度の時間と注意力が必要になるでしょう。

手動で入力する必要がある

先ほどもお話ししたように、全ての内容を手動で入力しなければならず、他の事務作業や書類の処理がある中でこういった入力作業は効率的とは言えません。

他の各メンバーの手間も発生するので、全体的な生産性が下がることにもつながります。

手動での記入がなくとも日程調整が行えるツールは他にもあるので、必ずしもエクセルを使う必要はなさそうです。

スケジュール調整にはアプリを使うのがおすすめ

今回お話ししたことを踏まえて、スケジュール調整には日程調整アプリを使うのがおすすめです。

最近では、新型コロナウイルスの影響からリモートワークが進んでいることもあり、日程調整サービス「調整さん」やスケジュール調整AI「スケコン」、LINEの日程調整機能など、エクセルに比べて手間も時間もかからず簡単に使えるアプリが続々と出ています。

ご自身の要望に合わせて、一度試してみてはいかがでしょうか。

—–
スケコンマガジンでは、
毎日の業務や生活がもっと楽に、もっと楽しくなる情報を日々更新しています。
<<<<<スケジュール調整AI「スケコン」とは?>>>>>
誰でも簡単に無料ではじめられる
日程・予定調整ツール「スケコン」。
https://schecon.com/login
ビジネスから遊びの予定まで、スケジュール調整にかかっていた時間を”一瞬”に!
相手と自分の空き時間を自動で割り出し、決定したら自動でカレンダーに予定を追加。
1対1でも、大人数でも大丈夫。
営業のアポ取り、社内・社外会議、オンラインMTG、採用面接、会食・飲み会・ランチ、バイトのシフト出し、友人・学校での集まり、同窓会…
どんなシーンでも、
スケコンがあなたのスケジュール調整の心強いコンシェルジュに。