スケジュール調整にエクセルを使うのは正しいのか?

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。(「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。)

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。

今回は、エクセルを使った日程調整のメリット、デメリットについてお話していきますよ。

「日程調整のツールで何を使おうか悩んでる」「ツールによって何が違うの?」と感じている方は、ぜひ参考にしてもらえたらと思います。

エクセルで日程調整する人も多い

エクセル上でスケジュール管理を行っている人も多いことは知っていますか?

例えば、横軸に希望日の項目、縦軸にメンバーの氏名欄をつくれば各メンバーの希望日を一覧で見ることができます。希望日はメンバーのスケジュールが合わないこともあるので、第三希望日まで項目を用意しておくと良さそうです。

また、候補期間が絞られている場合は、詳しい希望時間なども記入しておくと調整がスムーズに行えます。

希望日の隣に備考欄を設けることで会議やイベントの内容に関して共有したり、その他のことについても調整できるでしょう。希望日は無制限に追加できるため、その都度追記できる自由度の高さも魅力の一つです。

エクセルでの管理に向いているもの

中でも特にエクセルでの管理に向いているものは、
①細かな項目が多いもの
②修正頻度が少ないもの の2つです。

たとえば①は、TODOリストとセットでのスケジュールなどで、エクセルであればたくさんのタスクを
網羅的に可視化することができるため、他のツール以上にもれなく管理をしやすくなります。

また②は、たとえば年間スケジュールなど、大まかな計画を管理するうえではエクセルは非常に便利です。
ただしデイリーカレンダーのような都度修正が入るものはやや扱いづらです。

エクセルは日程調整に向いていない

エクセルでの日程調整を行った際に感じたデメリットを以下の3つに絞って解説していきます。

表の作成に時間がかかる

まず、時間的コストがかかります。

表の項目からすべて打ち込む必要があるため、作成者はどこに何を記入する表にするかを考えることから始めなければいけません。そのため、一つの日程調整表をつくるのにまあまあな時間を取られることは把握しておく必要があります。

また各メンバーの記入時間も必要になるため、日程確定までの時間がかなりかかることが予想できます。

日程調整において避けたいのは、調整に時間がかかることでメンバーの候補日スケジュールが埋まってしまうこと。調整に時間がかかればかかるほど、日程を確定させることも難易度が高くなり、結果的に負のスパイラルになりかねません。

仕事の合間や空き時間で行うなど、あまり時間がない中での表作成は非効率と言えるでしょう。

スケジュールの管理難易度が高い

スケジュールの管理難易度が高い原因として、大きく2つ理由があります。

まず1つめは、エクセルとは流動的なものの管理には不向きであるということ。

スケジュールとは日々の予定を追加・変更・保存していく流動的なものなので、予定変更のたびにエクセルファイルを開き、更新や保存をしていかなければいけません。非常に手間がかかってしまうため、重要なスケジュールでの更新忘れや保存エラーの可能性も高くなってしまいます。

2つめは、スケジュール管理ルールの徹底に無駄な工程がかかってしまうこと。

エクセルは表計算ソフトなので、表をベースにスケジュール管理を可視化しなければいけません。30分ごとや1時間ごとを表すセルの単位のルール決めや、スケジュールの必要時間によってセルを結合するなど、予めルールを徹底しておく必要があります。

ルールの徹底にも作業工数が発生するのでエクセルでのスケジュール管理は難易度が高いといえます。

メンバーが多いと見づらい

日程調整を行う際にメンバーが多い場合、表に打ち込まれる情報量が多くなるため必然的に見づらくなります。

各個人のスケジュールはわかるものの、どの日程に何人が集まれるのかといった集計はこちらが手動で導き出さなければいけません。

また、やっと集計が終わった場合でも、表の見づらさから抜け漏れなどの可能性があります。メンバーが多ければ多いほど表の見づらさや調整の手間は増えていくので、ある程度の時間と注意力が必要になるでしょう。

手動で入力する必要がある

先ほどもお話ししたように、全ての内容を手動で入力しなければならず、他の事務作業や書類の処理がある中でこういった入力作業は効率的とは言えません。

他の各メンバーの手間も発生するので、全体的な生産性が下がることにもつながります。

手動での記入がなくとも日程調整が行えるツールは他にもあるので、必ずしもエクセルを使う必要はなさそうです。

共有にも手間がかかる

エクセルのスケジュール管理では、複数人での共有にはかなりの手間がかかってしまいます。

エクセルでの複数人のスケジュール確認の仕方は、まず確認したい複数のスケジュールファイルを開き、それぞれの予定を見て照らし合わせて確認することになります。

ファイル自体を共有設定するのも手間がかかる他、組織やチームなどのグループ内で複数人のスケジュールを確認には、かなりの手間と時間が無駄がかかり作業工数がかかってしまうため、エクセルでのスケジュール管理はあまり現実的ではありません。

スケジュール調整にはアプリを使うのがおすすめ

今回お話ししたことを踏まえて、スケジュール調整には日程調整アプリを使うのがおすすめです。

最近では、新型コロナウイルスの影響からリモートワークが進んでいることもあり、日程調整サービス「調整さん」やスケジュール調整AI「スケコン」、LINEの日程調整機能など、エクセルに比べて手間も時間もかからず簡単に使えるアプリが続々と出ています。

ご自身の要望に合わせて、一度試してみてはいかがでしょうか。

スケジュール調整アプリのメリット

リアルタイムに共有が可能

第一に、アプリであればエクセルなどとは違いオンライン上での管理になるため、
リアルタイムでメンバーとの共有が可能となります。

頻度高く、最新状態を共有しあいたい場合にはアプリでのスケジュール調整は非常に便利です。

マルチデバイス対応ならどこからでもアクセス可能

また、たとえばエクセルはどうしてもPCを開かないことにはアクセスできなかったり、操作がしづらいですが、
いまではスマートフォン上で簡単に操作できるスケジュール調整アプリも豊富にそろっています。

そのため、マルチデバイス対応であれば、PC以外からでも簡単にアクセスできてしまうんです。

外部ツールとの連携も簡単

さらに今では、アプリ間連携も非常に手軽にできるものが増えてきています。

このリモートワーク環境の中で、たとえばオンラインMTGを行うソフト「zoom」などと
スケジュール調整アプリを連携出来たりと、非常に高い機能性を備えているものが多いのもアプリの魅力です。

おすすめのスケジュール調整アプリ

その中でも特におすすめしたいあぷりは、AIを通して誰でも簡単に無料で始められる
日程・予定調整ツールの「スケコン」です。

このツールは、先ほど書いた上記3つのメリットを、非常にシンプルに操作できるアプリになっているので、
ぜひこの機に試してみてはいかがでしょうか?

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