- 忘年会の幹事がやること一覧
- 日程の決め方｜候補日は3つ、締切は明示する
- 店の予約｜人数は「仮」で先に押さえる
- 案内文の書き方｜必要な項目を漏らさない
- 当日の挨拶｜乾杯と締めは短く
忘年会の幹事は、日程が決まった時点で仕事の半分が終わっています。逆に言えば、日程が決まらないうちは店も案内も何も動かせません。12月は誰の予定も埋まるのが早く、店も早い者勝ちです。
この記事では、忘年会の幹事がやることを時系列の順番で整理します。何から手を付ければいいか迷っている人は、上から順にやってください。
忘年会の幹事がやること一覧
先に全体を見ておくと、抜けが減ります。
| 時期 | やること |
|---|---|
| 11月上旬 | 候補日を出して日程を確定する |
| 11月中旬 | 店を予約する（人数は仮でよい） |
| 11月下旬 | 正式な案内を出し、出欠を締める |
| 1週間前 | 店に最終人数を伝える。会費を決める |
| 前日 | リマインドを送る。挨拶する人に声をかける |
| 当日 | 受付・集金・乾杯・締め・二次会の案内 |
一番早く動くべきは日程で、次が店です。この2つが遅れると、あとは全部が遅れます。
日程の決め方｜候補日は3つ、締切は明示する
忘年会の日程調整で失敗するパターンは決まっています。候補日が多すぎるか、締切がないかのどちらかです。
候補日は2〜3つに絞る
「12月のどこかで」と聞くと、全員が違う日を答えて収拾がつきません。幹事の側であらかじめ2〜3日に絞って提示してください。絞るときの基準はこうです。
- 金曜日は人気だが店が取りにくい。木曜も候補に入れる
- 12月第2〜3週が参加率のピーク。月末は帰省や有給で減る
- 役職者や来賓など「この人がいないと成立しない」人の予定を先に押さえる
締切を必ず書く
「都合のいい日を教えてください」だけでは返事が来ません。「◯日（◯曜）までにご回答ください」と締切を書くだけで、回答率が目に見えて変わります。
【忘年会の日程調整】
下記のうち、参加できる日に○をお願いします。
・12月11日（木）19:00〜
・12月12日（金）19:00〜
・12月18日（木）19:00〜
締切：11月14日（金）
回答を集める方法
メールやチャットで一人ずつ聞くと、集計だけで1時間かかります。人数が10人を超えるなら、候補日に○×を付けてもらう仕組みを使ってください。社内なら飲み会の日程調整をスマートに決める方法で紹介している段取りがそのまま使えます。LINEグループで集めるならLINEスケジュールの作り方が手軽です。
店の予約｜人数は「仮」で先に押さえる
日程が決まったら、出欠が確定する前に店を押さえてください。12月は予約が取れなくなるのが早く、出欠を待っていると希望の店が埋まります。
- 人数は「◯人前後、確定は1週間前」と伝えれば、ほとんどの店は仮予約を受けてくれます
- 飲み放題の有無・コース料金・キャンセル規定を確認する
- 幹事の負担を減らすならコース＋飲み放題で定額にする。会計が一瞬で終わります
部署合同や全社規模で30人を超える場合は、店選びの基準が変わります。貸切の条件や幹事の分担は会社の宴会・パーティーの日程調整と幹事の段取りで扱っています。
案内文の書き方｜必要な項目を漏らさない
案内に書く項目は決まっています。テンプレートとして使ってください。
件名：【出欠確認】忘年会のご案内（12月12日）
お疲れさまです。◯◯です。
今年の忘年会を下記のとおり開催します。日時：12月12日（金）19:00〜21:00
場所：◯◯（住所・地図URL）
会費：5,000円（当日受付でお預かりします）
出欠：11月28日（金）までに返信をお願いします。ご参加お待ちしています。
ポイントは会費と締切を最初の案内に入れることです。あとから会費を伝えると「聞いてない」が必ず出ます。
当日の挨拶｜乾杯と締めは短く
幹事が一番緊張するのが挨拶です。安心してください、短ければ短いほど喜ばれます。
乾杯の挨拶（30秒）
本日はお忙しい中お集まりいただきありがとうございます。今年一年、本当にお疲れさまでした。堅い話は抜きにして、今日は楽しく過ごしましょう。それでは、乾杯！
締めの挨拶（30秒）
そろそろお時間となりました。今年一年ありがとうございました。来年もよろしくお願いします。一本締めで締めさせていただきます。よぉーっ、（パン）。ありがとうございました！
乾杯は役職が上の人に頼むのが一般的で、幹事は進行役に徹します。頼むときは前日までに声をかけておいてください。当日いきなり振るのは失礼です。
よくあるトラブルと防ぎ方
- ドタキャンで人数が合わない … 案内に「前日以降のキャンセルは会費をいただきます」と書いておく
- 集金が終わらない … 受付で先に集める。釣り銭を用意しておく
- 二次会に流れる人が分からない … 締めの挨拶で「二次会は◯◯へ、参加する方は◯◯に声をかけてください」と案内する
日程調整だけは仕組みで終わらせる
店選びや挨拶は幹事の腕の見せどころですが、日程調整に腕は要りません。候補日を出して回答を集めて集計する作業は、ツールに任せたほうが早くて正確です。
日程調整ツール「スケコン」なら、候補日を入れてURLを送るだけで、参加者はログインせずに○×を付けられます。集計は自動で、誰が未回答かも一目で分かるので、催促の手間も減ります。
忘年会の幹事で一番時間を食うのは日程調整です。ここを30分で終わらせて、残りの時間を店選びに使ってください。
