商談や打ち合わせなどの日程調整のたびに、何度もやりとりをするのを面倒に感じられている方は多いのではないでしょうか。
そんな悩みを解決するGoogleカレンダーの新機能が「予約スケジュール」です。
ここでは、Googleカレンダーの新機能「予約スケジュール」の使用方法と、さらに効率を上げたい方へ日程調整ツールの「スケコン」についても説明します。
日程調整をGoogleカレンダーの予約スケジュールで行う方法
ブラウザ版Googleカレンダーの「予約スケジュール」機能の使用方法を順番に説明していきます。
まず、ブラウザからGoogleカレンダーを開きます。
左上にある「作成」ボタンをクリック。
表示されたメニューから「予約スケジュール」を選択します。
予約ページのタイトルを記入
予約の長さのところで時間を設定します。
デフォルトでは15分単位になっていますが、カスタムから変更することが可能です。
通常時の空き時間のところで曜日ごとの空き時間を設定します。
予約受付期間は「今すぐ利用可能にする」と「開始日と終了日」が設定可能です。
臨時の空き時間も設定できます。
予約済みの予定設定では、準備時間と予約件数の上限、ゲストの権限を設定することが可能です。
ここまで入力できたら、「次へ」ボタンをクリックしましょう。
続いて、場所と会議の方法を選択。
Google Meetや対面会議、電話など選択ができ、任意の場所を設定することも可能です。
説明の項目では、会議などの詳細を記載できます。
「保存」のボタンをクリックすると、「追加の質問」を設定します。
「追加の質問」はプルダウンから選択ができ、必要な項目を設定することが可能です。
予約ページの設定が完了して、実際に作成したページをクリックすると下記の画面が表示されます。
「予約ページを開く」をクリックします。
こちらで希望の日時の予約枠を選択できます。
任意の時間をクリック。
予約に必要な情報を入力する画面になります。
「予約」ボタンをクリックすると予約が確定します。
予約が確定したら、カレンダーに情報が反映されているかを確認することが大切です。
Googleカレンダーの「予約スケジュール」機能を活用して、日程調整を効率よく行いましょう。
Googleカレンダーと連携できる日程調整ツールの選び方
Googleカレンダーと連携して、より便利に日程調整できるツールがあります。ここでは日程調整ツールを選ぶときの3つのポイントを説明します。
複数人で使えるかどうか
Googleカレンダーでは1対1で日程調整することはできますが、参加者が複数人になる場合、日程調整するのが困難です。
日程調整ツールでは、日程のURLを相手に送るだけで予約調整が完了するものや、複数人の空いている予定から日程を選択できるものがあります。
スマホでも使えるかどうか
外出先などで商談後にさっと日程を調整しようとしてもパソコンの場合、使用できる場所に制限があり、起動するのも手間です。
そこでデバイスを選ばずスマホでも使えるかがポイントとなります。
費用とセキュリティ
日程調整ツールを利用するにあたり、費用とセキュリティを検討することは重要なポイントです。
まず費用面では、日程調整ツールの多くには無料と有料の2つのプランがあります。
利用者の数や使いたい機能によって、料金がどのように変わるかを確認するようにしましょう。
また、割引やオプションなども確認しておくといいでしょう。
一方、セキュリティ面では、個人にアクセス権限を設定できる機能があるかを確認する必要があります。
さらに効率化したい場合はスケコンがおすすめ
スケコンは株式会社TIME MACHINEが提供している日程調整ツールです。
スケジュール調整をした相手と自動的に名刺交換が完了し、CSVでの出力までできます
Googleカレンダーと連携はもちろんのこと、Google Meet、Zoom、Termsのオンライン会議ツールとも連携が可能です。
スケコンはAIを活用することで、参加者全員の空き時間を瞬時に算出し、最適な日程を提案してくれます。
日程調整する手間が大幅に削減できます。
また、スケコンは情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格認証を取得しており、安心して利用できます。
日程調整の効率化を図りたい方は、ぜひ検討してみてください。
まとめ
Googleカレンダーの「予約スケジュール」機能を使うことで、効率よく日程調整が可能です。
さらに日程調整ツールを連携させることで、より便利に日程調整が可能となります。
日程調整ツールを選ぶ際は、複数人との日程調整ができることとスマホでも使用できるか、費用やセキュリティといった点がポイントです。
より効率よく日程調整がしたいときは、「スケコン」の使用を検討するといいでしょう。
「スケコン」はGoogleカレンダーと連携して利用し、AIを活用して、複数人の最適な日程を提案してくれます。
セキュリティ面においても安心して利用できます。
ぜひ本記事を参考にして、効率よく日程調整しましょう。
