日程調整メールは、型に当てはめると分かりやすく書けます。
相手に伝えるべきポイントをしっかり記載し、最後に挨拶文をそえて自分の名前を記載すれば完成ですが、書き方の注意点やマナーの意識が必要です。
今回は日程調整メールの書き方の基礎やポイント、注意点を解説します。例文もご紹介するので、日程調整メールの書き方を知りたいと思っている人は最後までご覧ください。
日程調整メールの書き方の基礎
日程調整メールには、基本形があります。ただミーティングや打ち合わせなどの日程を知らせればよいわけではなく、相手に分かりやすい作りにしなければいけません。
日程調整メールの基本形には、下記の7つの要素が含まれています。
- 件名：メールの目的が一目でわかるように、「〇〇の日程について」など具体的に記載します。
- 宛名：本文の前に挿入する「会社名・部署名・氏名・敬称」のこと。
- 名乗り：宛名の下に入れる自分の「会社名・部署名・氏名」のこと。名乗りを入れる前に、「お世話になっております」と一言あいさつを入れるのが一般的です。
- 要旨：メールの目的である日程調整の内容や経緯を伝えます。
- 詳細：日程調整の日時や場所、時間などをわかりやすく箇条書きします。
- 結び：あいさつを入れて、メールの締めとします。
- 署名：最後に自分の連絡先を入れます。
上記が日程調整メールの書き方の基礎です。日程調整メールを送る際は、この「型」に当てはめて必要事項を入力しましょう。
日程調整メールを書くときのポイント
次に日程調整メールを書くうえで大切なポイントを解説します。
相手にわかりやすい内容をかくのに欠かせないポイントのため、しっかり理解しましょう。
内容が分かりやすい件名にする
件名は、端的で分かりやすい内容にするのがポイントです。
毎日、大量にくるメールを処理するのは一苦労のため、内容が不明の件名は迷惑メールだと思われてしまい、開封されない場合もあります。
この事態を避けるため、件名には日程調整メールだと分かるキーワードを入れましょう。
また、件名を分かりやすくするのに、文字数にも配慮が必要です。
目安になるのはスマホだと「15文字以内」。15文字程度であれば、パッと見て内容の把握ができるといわれています。
ただ、パソコンで読むことが多いビジネスメールの場合、件名の表示領域は25〜30文字です。
状況に応じた文字数にする必要がありますが、分かりやすく長すぎない件名にすることは変わりません。
候補日、目的、場所、所要時間はハッキリと記載
日程調整メールは、ミーティングの詳細を相手に伝えるのが目的です。
あいまいな書き方をすると誤解を与える恐れがあります。
・場所…記載するのを忘れる場合もあるので、メールを作成したら最後に確認しましょう。
・ミーティングの目的…議題を箇条書きで記載すると、相手は把握しやすくなります。
・所要時間…ミーティングにかかる時間の目安です。予定より時間がかかる場合を考え、長めの時間を伝えると安心です。
上記のポイントを押さえつつ、日程調整メールを作成すれば、スムーズなやり取りが実現するはずです。
企業名は略さない、間違えない
宛名の企業名は、略さないですべて記載します。
また、難しい感じや長い名前だと、間違える可能性もゼロではありません。
相手から送られてきたメールなどから、正しい企業名をコピー＆ペーストすると間違いが防げるでしょう。
締めくくりと署名
日程調整メールの詳細を記載したら、最後に締めくくりと署名を挿入します。
締めくくりには、こちらから提示した日程以外でも調整できる旨を入れると相手も安心です。
そのうえで、日程調整メールへの対応と返信を依頼しましょう。
「お手数ですが」のようなクッション言葉を活用すると印象がよくなります。
締めくくりの後に、署名を記載します。署名に入れる内容は下記です。
- 自分の会社名
- 所属部署
- フルネーム
- メールアドレス
- 会社の住所・電話番号
- webサイトのURL
これらを記載すると、日程調整メールの出来上がりです。
日程調整メールの具体的な例文
下記ではシーン別の例文をご紹介します。
これらをテンプレートとして登録すれば、実際に日程調整メールを作成するときに便利です。
打ち合わせの候補日の提示
相手へ候補日を提示する日程調整メールを作成する場合の例文です。
件名：
来月の打ち合わせ日程のご相談
本文：
株式会社〇〇
企画部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
このたびは、来月の打ち合わせの日程をご相談したく、ご連絡いたしました。
以下の日時を提案いたしますので、ご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
1.〇月〇日（〇）〇時〜〇時
2.〇月〇日（〇）〇時〜〇時
3.〇月〇日（〇）〇時〜〇時
お忙しいところ申し訳ございませんが、ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇（所属部署とフルネーム）
〇〇@〇〇〇（メールアドレス）
携帯電話：〇〇〇
候補日をお伺いする場合
相手に候補日をお伺いする場合の例文です。
件名：
来月の打ち合わせ日程についてのご相談
本文：
株式会社〇〇
企画部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
このたびは、来月の打ち合わせの日程についてご相談したく、ご連絡いたしました。
つきましては、次回打ち合わせの候補日と時間を、3つほどご提案いただけますでしょうか。
こちらの予定として、〇月〇日（〇）の午後から別のアポがあるため、対応できかねます。
上記以外の日時であれば、いつでもかまいません。
お忙しいところ申し訳ございませんが、ご都合の良い日時をご提案いただけましたら幸いです。
よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇（所属部署とフルネーム）
〇〇@〇〇〇（メールアドレス）
携帯電話：〇〇〇
提示された日程で確定する場合
相手から提示された日程で了承する場合の例文です。
件名：
Re：来月の打ち合わせ日程のご相談
本文：
株式会社〇〇
企画部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
ご連絡ありがとうございます。
それでは、以下の日程で打ち合わせをお願いいたします。
・〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
弊社からは〇〇が参加しますので、よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇（所属部署とフルネーム）
〇〇@〇〇〇（メールアドレス）
携帯電話：〇〇〇
日程の調整を依頼する場合
提示された日程では予定があったため、別の日を提示する場合の例文です。
件名：
Re：来月の打ち合わせの日程のご相談
本文：
株式会社〇〇
企画部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
ご連絡ありがとうございます。
誠に申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程は予定があるため調整がつきません。
同日〇月〇日であれば、〇時〜〇時でしたら、お伺いできます。
また、同じ週でしたら、以下の日程が調整可能です。
1.〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
2.〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
3.〇月〇日（〇）〇〇:〇〇～〇〇:〇〇
お忙しいところ申し訳ございませんが、ご都合をお聞かせいただければ幸いです。
ご検討よろしくお願いいたします。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇（所属部署とフルネーム）
〇〇@〇〇〇（メールアドレス）
携帯電話：〇〇〇
一度決定した日程を再度調整する場合
日程調整したが、都合が悪くなる場合も起こる可能性があります。
一度決定した日程の再調整をお願いする場合は、下記を参考にしてください。
件名：
打ち合わせ日程変更のお願い
本文：
株式会社〇〇
企画部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先日は打ち合わせの日程をご調整いただき、誠にありがとうございました。
しかしながら、社内事情によって、調整した日程での打ち合わせが難しくなってしまいました。誠に申し訳ございません。
つきましては、以下の候補から再度、ご都合の良い日程をお知らせいただけませんでしょうか。
1.〇月〇日（〇）〇時〜〇時
2.〇月〇日（〇）〇時〜〇時
3.〇月〇日（〇）〇時〜〇時
お忙しいところ申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇（所属部署とフルネーム）
〇〇@〇〇〇（メールアドレス）
携帯電話：〇〇〇
就活生のための日程調整メールの例文
就活するうえで、欠かせないのが面接です。
下記でシーン別の面接の日程調整メールを紹介するので、スムーズに対応できるようにしましょう。
面接の候補日の提示
面接の候補日を尋ねられた場合の日程調整メールの例文です。
候補日を複数挙げて選択肢を増やすと、相手に良い印象を与えます、
件名：
面接希望日時のご連絡
本文：
株式会社◯◯
人事部 〇〇様
お世話になります。
この度、貴社の求人に応募させていただきました〇〇と申します。
面接日程をご連絡いただき、誠にありがとうございました。
ご提示いただいた日程より、下記の日時を希望いたします。
1.〇月〇日（〇）〇時
2.〇月〇日（〇）〇時
3.〇月〇日（〇）〇時
お忙しいところ申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 法学部 4年
〇〇 〇〇（フルネーム・ふりがな）
〇〇@〇〇〇（メールアドレス）
携帯電話：〇〇〇
候補日をお伺いする場合
先方から日時の提示がない場合、候補日をこちらから複数挙げましょう。
件名：メール件名はそのままにする
株式会社◯◯
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇 〇〇と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程でお伺いすることが可能ですので、ご調整いただけますと幸いです。
1.〇月〇日（〇）〇時
2.〇月〇日（〇）〇時
3.〇月〇日（〇）〇時
お忙しいところ申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 法学部 4年
〇〇 〇〇（フルネーム・ふりがな）
〇〇@〇〇〇（メールアドレス）
携帯電話：〇〇〇
日程の調整を依頼する場合
一度決まった面接日に都合が悪くなり、再調整をお願いする場合の例文です。
件名：〇月〇日〇時からの面接日程変更のお願い（〇〇名前）
株式会社◯◯
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇 〇〇と申します。
〇月〇日〇時からお約束しておりました面接ですが、貴社にお伺いすることが難しくなりました。誠に申し訳ございません。
先ほどお電話でご連絡させていただきましたが、ご不在でしたので、メールにて取り急ぎご連絡をさせていただきました。
大変勝手なお願いで恐縮なのですが、もし可能であれば、以下の日程の中で面接を再調整していただけないでしょうか。
1.〇月〇日（〇）〇時
2.〇月〇日（〇）〇時
3.〇月〇日（〇）〇時
後ほど再度お電話させていただきます。
お忙しい中、お手数をおかけして申し訳ありませんが、ご検討いただけると幸いです。
何卒よろしくお願い致します。
〇〇大学 法学部 4年
〇〇 〇〇（フルネーム・ふりがな）
〇〇@〇〇〇（メールアドレス）
携帯電話：〇〇〇
日程調整メールを送るときの注意点
日程調整メールは、以下の注意点を意識しながら作成しましょう。
打ち合わせの候補日は複数提示する
候補日が一つだと、お互いの都合が合うまで何度もメールのやり取りが必要になる可能性があります。
余計なやり取りを少なくするためにも、最低3つは候補を挙げましょう。
さらに、曜日と時間帯を分散させて異なる日付を含めると、選択肢が増えて選びやすくなります。
時間は、開始時刻と予定終了時刻を記載するとより親切です。
内容の分かる件名にする
件名は、メールの内容が一目で判断できるかがポイントです。
ただの「お願い」だけだと、相手は件名を見ても何のメールなのかが判断できず、開封が後回しにされてしまう恐れがあります。
件名を見て「今度の打ち合わせの日程調整メールだな」と分かるように、「〇〇打ち合わせ日程のご相談」や「〇〇打ち合わせ日程のお願い」などがよいでしょう。
返信期限を記載する
急ぎの日程調整メールには、返信期限を設けると返信が遅くなる心配もありません。
返信期限をつけない日程調整メールもありますが、期限がないと後回しにされる可能性もあります。
参加者が何人かいる打ち合わせでは、返信が遅いと全員に迷惑がかかるため、期限をつけたほうが安心です。
返信期限を記載する流れは以下を参考にしましょう。
- 返信期限を入れる前に、クッション言葉「お手数おかけしますが」をつける
- 返信期限をつける理由を入れる（例：スケジュールの都合上）
- 返信期限を入れる
この流れを参考にしていただき、文面を作成すると違和感のない日程調整メールが完成します。
日程調整メールにおけるマナー
最後に日程調整メールのマナーをご紹介します。
相手に失礼にならないメールを作るために、しっかり理解しておきましょう。
不明瞭な点は必ず確認をする
分からない点をそのままにすると、信頼関係にも影響が及びます。
たとえば、打ち合わせの日程や場所、時間があいまいな場合です。
間違っていると、トラブルに繋がりかねませんので、遠慮せずに相手に確認しましょう。
真面目に対応する姿は、相手にも好印象を与え、信頼も得られるはずです。
今後のビジネスもよりスムーズに進んでいく可能性が高くなります。
丁寧な言葉遣いで文字装飾はしない
日程調整メールは、丁寧な言葉遣いで文章を作るのがマナーです。
また、文字を太字にする、色を付けるといった文字装飾もビジネスシーンでは不適切な表現になるので使用しません。
文字化けすると、相手は何のメールかが分からなくなります。
「！」「？」「…」の記号も、相手によっては失礼になるので使用せずに文章を作りましょう。
24時間以内には返信をする
日程調整メールには素早く返信します。
なるべく24時間以内に返すと、相手から意欲的な姿勢を評価してもらえるでしょう。
そのためには、メールチェックを定期的に行うことが必要です。
メールの返信が遅くなると、相手は予定を入れてよいのか分からず、迷惑がかかるのでご注意ください。
もし、日程調整メールへの返信が遅くなる場合、いつ頃になるかを先に伝えると、相手を待たせる心配もありません。
件名を変えずそのまま返信をする
日程調整メールの件名は、変えずに返信するのが一般的です。
件名に入る「Re:」は、返信メールだと判断できる要素のため、消去しないでかまいません。
しかし、メールのやり取りが増えるにしたがって、「Re:」も増えます。
件名が分からなくなってきたら、見やすくなるように「Re:」を一つ残して消去しましょう。
メールを返信する時間帯に気を付ける
日程調整メールを返す時間も配慮が必要です。
企業に勤めている人は出社後にメールチェックを行います。
早く気づいてもらいたいメールであれば、始業時間前の朝8時以降に送りましょう。
さらに、お昼休憩が終わった13〜14時ころもメールチェックする可能性が高いのでおすすめです。
一方、できるだけ避けたいのは夜遅い時間の返信です。
急ぎでなければ翌日に返信した方が良いのですが、急ぎであれば「夜分遅くに失礼いたします」と一言添え、失礼にならないようにしましょう。
敬語を意識する
日程調整メールでは、正しい敬語を使うのもマナーです。
普段、友達に送るような言葉だったり間違った敬語を使ったりすると、相手に良く思われません。
また、堅苦しい言葉や誤字脱字も禁物です。
間違った言葉遣いを防ぐために、メールを最後まで書き終えたら、最初から読み直しましょう。
誤字脱字があれば、この段階で訂正してください。
まとめ
日程調整メールは、書き方の基礎どおりに作成するとスムーズです。
そのうえで、不明瞭な点が出ないように、件名や内容をはっきりと書くのがポイントです。
気持ちよいメールのやり取りを行うために、注意点やマナーに配慮した日程調整メールを作成しましょう。
シーン別の例文では、さまざまなタイプをご紹介しているので、いざという時は活用してみてください。
