スケジュールの共有に苦労されている方も多いでしょう。
例えばあなたが、企画会議を主催するとします。
あなたは日程が確定するまで「参加者の予定を聞いて、調整し、共有する」作業を繰り返すことでしょう。
このように、従来のスケジュール共有は大変な手間がかかるものでした。
しかし現在は、そんな面倒なスケジュール共有が、ツールを使用することで「自動化」できるようになりました。
この記事では特にビジネスシーンにおいて便利な「サイボウズ」と、さらに手軽に利用できる「スケコン」についてご紹介します。
最後までを読んで頂ければ、スケジュール共有を自動化でき、あらゆる場面で効率的に予定を組めるようになるでしょう。
サイボウズで実現できるスケジュール共有の「自動化」3つ
最近ビジネスシーンで注目を集めているのが「サイボウズ」というツール。
主に企業向けの、グループ内のコミュニケーションをより円滑にしてくれるクラウドサービスです。
特にこのツールの強みが生きるのが「スケジュール共有」の場面。
サイボウズならば、面倒なスケジュール共有を「自動化」してくれるのです。
以下では、サイボウズを使ってスケジュール共有をする3つのメリットをご紹介します。
面倒なやりとりなし！「空き時間確認」の自動化
サイボウズのスケジュール機能なら、任意のメンバーの予定を表示し、それぞれの空いている日程・時間を一目で把握できます。
また、予定を作成する際に、メンバーの空き時間、使用する部屋や施設の空き時間などを、クリックひとつで「検索」できる機能も。
これまで人力で行ってきたスケジュール共有の作業を、サイボウズはすべて自動化してくれるのです。
連絡モレとおさらば！予定の「お知らせ」の自動化
決定した予定は、招待メンバーに自動で通知が届きます。
わざわざメールを送らなくても、サイボウズが代わりに通知してくれるのです。
受信する側は、予定が作成された瞬間、タイムラグなく通知を受け取れます。
設定を変えれば、メールでお知らせを受信することも可能です。
メールを待つ必要なし！「出欠確認」の自動化
サイボウズならば、作成した予定の画面内で、招待メンバーと様々なコミュニケーションが取れます。
例えば、ボタンひとつで予定の画面内に出欠アンケートの設置が可能。
始めから空き時間に予定が組まれているはずなので、参加者側はよほどの予定変更がない限り、出席欄にチェックを入れれば操作は終了です。
サイボウズより手軽？スケコンで可能になるスケジュール共有の「高速化」3つ
非常に便利なツールであるサイボウズ。
しかし有料であり、導入に手間がかかる等、使用までのハードルが高いのも事実です。
ビジネスとプライベートの双方で、より手軽にスケジュール共有をしたい。
そんな時におすすめするのが「スケコン」です。
こちらもスケジュール共有に強みのあるツールですが、より直感的な操作で、作業を高速化してくれます。
以下では、スケコンを使えば「スケジュール共有が高速化できる理由」についてご紹介します。
AIが候補日を教えてくれる！「空き時間確認」の高速化
スケコンならば、より早く手軽にスケジュールを共有できます。
メンバーがGoogleカレンダーを使っていれば、既に準備は完了です。
スケコンのAIが、招待メンバーのGoogleカレンダーを解析。
メンバーの空き時間をすべて洗い出し「選択肢」として主催者の画面に表示されます。
Googleカレンダーを使用していない人にも、スケコンからメッセージやアンケートを送り、予定の調査が可能。
これならチーム全員で新たなサービスに登録する手間が省けます。
※スケコンのAIが解析するのはGoogleカレンダーの空き時間のみで、チームメンバーに個人の予定が共有されることはありません。
選択肢を選ぶだけ！「予定作成」の高速化
スケコンなら、より直感的にサクッと予定を作成できます。
例えば「会議」や「飲み会」といった予定の内容や「30分」「1時間」などの所要時間、予定の開催時期などが「選択肢」として画面に出てきます。
主催者は選択肢を選んでいけば、簡単に予定を作成できるのです。
予定が決まれば、もちろんすぐにメンバーへのスケジュール共有が可能。
メールやSNSなど様々な媒体が使用でき、タップひとつでお知らせができます。
スマホ1台あればOK！「導入」の高速化
スケコンはスマホから手軽にダウンロードが可能。
しかも初期費用は無料です。
メンバーが新たにサービスに登録する必要もなく、まさに思い立ったらすぐに始められるのが、スケコンの利点と言えるでしょう。
まとめ
この記事では、スケジュール共有において、特にビジネスではサイボウズが非常に有益であることをお伝えしました。
また、より手軽にスケジュール共有ができるツール「スケコン」もご紹介しました。
ビジネスでもプライベートでも、スピードが求められる現代。
スケジュール共有を効率化できれば、時代の変化により迅速に対応できるようになるでしょう。
あなたに合ったツールをうまく使うことで、人生の質が上がるかもしれません。
