皆さんは忘年会の幹事を任された経験はありますか。
例えば会社の忘年会の幹事であれば「お店選び」から始まり、「上司への挨拶のお願い」や「二次会・三次会のセッティング」、「スケジュール調整」など様々な手続きをする必要があります。
その中でも一番面倒と言われているのが、全員の予定を聞いて行うスケジュール調整です。
もし、今までスケジュール調整をする上で面倒だと感じたことがある人は、スケコンなどのスケジュール管理ツールを導入することで、大幅に時間を減らすことが出来るかもしれません。
今回は、忘年会のスケジュール調整におすすめなスケジュール管理ツールを6つ紹介しますので、ぜひ参考にしてみて下さい。
忘年会について
会社勤めをしていると必ずといっていいほど開催される年末恒例の忘年会。
もし忘年会の幹事を任されることになったなら... まずは知っておきたい忘年会の開催時期と準備期間をこちらでご紹介します。
いつ頃開催する？
忘年会の開催時期は、会社のカレンダーにもよりますが12月中に開催するのが一般的です。
その中でも12月の2,3週目の週末が最もピークとなります。
・11月末の開催
11月末の開催では少し早すぎて忘年会という雰囲気ではないです。
・12月1週目の開催
年末までの仕事がまだ多く残っていて「今年もお疲れさまでした」というにはちょっと盛り上がりに欠けてしまいます。
・12月4週目の開催
年末の締めに近づき、仕事も大詰めを迎えています。仕事納めまで忙しすぎてそれどころではないという雰囲気になってしまいます。
このような理由で特に12月2週目と3週目週末は忘年会には人気の時期ですので、レストランや会場の予約がすぐにいっぱいになってしまいます。
準備はいつから？
忘年会の準備は早めに行うようにしましょう。特にピーク時期にセッティングしたい場合は早めに予約しないと、せっかく日程調整できたのに会場取れないなんてことにもなりかねません。
準備期間は、だいたい1ヶ月半ほどあれば日程調整から会場予約まで余裕を持って計画ができます。
具体的な流れとしては以下のような手順となります。
- 上司や社長など上層部の希望から候補日をピックアップ
- 社員など参加者にアンケートを取り、候補日の中から日程決め
- 日程決定の連絡
- 会場探し（必要なら希望会場等のアンケートを取る）
- 1ヶ月前までに会場決定・予約
- 参加予定者へ出欠確認
- 2週間前までに参加人数確定
- 1週間前までに会場へ確定人数の連絡
必ず予約会場に何日前まで人数変更やキャンセルなどが可能かを確認しておきましょう。
数日余裕をもって最終参加人数確定日を設定し、それ以降は急に参加できなくなった場合でも参加費は返還されない旨を予め追記しておくと後でトラブルが起きにくくなります。
忘年会の前日や当日の朝などに、再度会場や日時の連絡や待ち合わせ場所などをリマインドメールをしておくと良いでしょう。
忘年会でスケジュール調整ツールを使うメリット
個別での説明が不要
スケジュール調整を行うとき、どのように日程候補をもらいたいか、どんな幅で貰いたいか、いちいち説明するのが面倒ですよね。
しかしこのスケジュール調整ツールを使用すれば、忘年会自体の説明はもちろんのこと、
あなたが用意した日程候補の中から参加できる日程を選んでいただくだけでよいため
余計な説明をあなたが追加で行う必要は一切ありません。
ただURLを共有し、回答をお願いするだけで日程調整が完了します。
複数人の日程調整がラクにできる
全員から日程候補をヒアリングし終わった結果、どこも時間が合わなかった…なんてこと、ありますよね。
しかしこの日程調整ツールを使えば、１時間単位で調整可否をヒアリングできるため、マッチする時間を見つけやすくなります。
さらには回答者に対して「他の人の時間が空いている時間候補」を確認してもらうこともできるため、他の人の予定に合わせて調整をしてもらうようお願いするなんてことも簡単にできてしまうんです。
1.5～1ヶ月前ぐらいに実施するとしても返信が遅れる可能性もあるため、ツールを使って少しでもラクに調整できるようにしたいですね。
忘年会のスケジュール調整を楽にするスケジュール調整ツール6選
スケコン
スケコンを利用するメリットは
- AIコンシェルジュによって自動で空き日程を抽出
- 共有はメールやSNSで行うことが出来る
- 回答者は候補日をクリックするのみ
- Googleカレンダーと同期可能
- 候補日が確定したら自動でGoogleカレンダーに書き込みされる
- 新しい予定が出来たら、自動で候補日から削除される
- セキュリティ対策が万全
- 無料で利用できる
などが挙げられます。
特にAIコンシェルジュによって自動で空き日程を抽出してくれるサービスはスケコン最大の魅力です。
また、回答者がGoogleカレンダーとスケコンを同期すれば、回答者の空き日程も自動で抽出してくれます。
スケコンを利用すれば自動で忘年会のスケジュール調整をしてくれるのでおすすめです。
調整さん
忘年会のスケジュール調整には、調整さんがおすすめです。
調整さんのメリットは
- 会員登録が不要ですぐに始められる
- 幹事が候補日を複数を送るだけ
- 回答者は候補日に〇△×を回答するだけ
- メモを利用すれば、締め切りの日程をあわせて伝えられる
などが挙げられます。
調整さんの一番の魅力は、スケジュールを送られた側の回答が〇△×だけで済む簡単設計という点です。
返信に手間がかからないので、調整側も回答側もお互いに手間をかけずにスケジュール調整できます。
TONTON(トントン)
TONTONも忘年会の日程調整におすすめのスケジュール管理ツールです。
TONTONのメリットは
- 会員登録が不要ですぐに始められる
- URLを共有するだけで、スケジュール調整が可能
- 回答者は送られた来た候補日を確認し〇△×で送る
- 時間単位の調整が可能
などが挙げられます。
TONTONは調整さんと内容が似ていますが、時間単位で調整できることが大きなメリットと言えるでしょう。
スケジュール調整もURLを送るだけなので、共有に時間が掛からないのもメリットの1つです。
伝助
忘年会のスケジュール調整には伝助の利用も検討してみて下さい。
伝助のメリットは
- 全員の都合の良い日が一瞬で分かる
- カレンダーをクリックしてページを作るので手間が掛からない
- 出欠はボタンを押すだけなので簡単に入力できる
- 出欠登録がされた時通知が来る
などが挙げられます。
伝助はの一番のメリットは単純で分かりやすく、誰でも利用出来るスケジュール調整ツールだという点でしょう。
プッシュ通知の登録をすれば、日程の回答が来た時にすぐ知らせてくれるので、入力されているかいちいち確認をする必要が無いのも幹事にとって嬉しい機能です。
調整丸
ぐるなびがサービス提供している調整丸も、忘年会のスケジュール調整にお勧めできるスケジュール管理ツールです。
調整丸のメリットは
- 候補日を簡単に登録出来る
- 参加者にURLを送ることで日程の共有が出来る
- 参加者の回答を見て正式なスケジュール調整が可能
- ぐるなびに掲載されている店を日程と一緒に候補として提示
などが挙げられます。
特筆すべき点は、ぐるなびに掲載されているお店を日程と一緒に候補として表示してくれることでしょう。
忘年会はスケジュール調整の他にも「お店選び」が面倒なことが多いです。
しかし、この調整丸を使えば、一度に両方確認決められるので、大幅に手間を削減することが可能です。
LINEスケジュール
LINEスケジュールも忘年会のスケジュール調整におすすめのスケジュール管理ツールです。
LINEスケジュールを利用するメリットは
- LINE上で全部完結することが出来る
- グループを作ればメンバーをまとめて調整することが可能
- 回答は〇×△のみで簡単
- 備考や締め切りはLINEで連絡出来るため楽々
などが挙げられます。
あらかじめ忘年会のメンバーがラインに登録されているのであれば、LINEスケジュールは利用し易いスケジュール調整ツールと言えるでしょう。
また、一番参加率の高い候補日がハイライトされるので、一目で日程候補が分かるのも魅力の1つです。
忘年会のスケジュール調整はスケコンがおすすめ！
今まで面倒だった忘年会のスケジュール調整ですが、スケジュール管理ツールを用いることで、面倒な手間の大幅な削減が期待出来ます。ぜひスケジュール管理ツールの利用を検討してみて下さい。
スケジュール調整ツールはスケコンをはじめ沢山ありますので、今回の照会を参考にして、ご自身に合ったものを利用するようにして下さい。
