スケジュール調整でお困りのあなた。
「スケジュール調整でミスするのが怖い…！」
「どんなことに気を付ければいいのかな？」
「便利なツールがあれば知りたいな！」
こんな疑問に答えます。
この記事を読むとスケジュール調整でミスをしないためのポイントが分かります。
スケジュール調整でミスしないか不安ですよね？
うっかりミスをすると「こんな仕事もできないのか！」とあなたの評判が下がる可能性が高くなります。
ミスしないためのポイントは簡単です。
ぜひこの記事を最後まで読んで、仕事の効率をあげましょう。
スケジュール調整でやりがちなミス
スケジュール調整でやりがちなミスは２つあります。
- ダブルブッキング
- 予定を忘れて当日にドタキャン
詳しく解説していきます。
ダブルブッキング
もっとも多いのが、他の予定と同じ日時に他の予定を入れてしまうミス。
あなたは予定の再調整をして余計な仕事が増えてしまいます。
さらに相手には予定を再調整してもらうためにウソをつく必要があるので、気持ち悪いものです。
ただし、実務での被害は少ないのが幸いです。
予定を忘れて当日ドタキャン
最悪なミスが予定を忘れてしまうこと。
予定をしていた相手から電話がかかってきて、ようやく予定に気付くなんてこともあります。
相手の時間を無駄にしてしまう絶対にやってはいけないミスです。
スケジュール調整でミスしない4つのポイント
スケジュール調整でミスしないためには4つのポイントがあります。
- 「誰と」の予定なのかだけは必ず記録する
- 予定を必ず共有する
- リマインド（注意喚起）の依頼をする
- バックアッププランを用意しておく
詳しくみていきましょう。
「誰と」の予定なのかだけは必ず記録する
あなたが誰とスケジュール調整をしたかは必ず記録しましょう。
なぜなら再度調整するときに便利だからです。
よくあるのが「調整を行った後、肝心の予定表に入力し忘れた」というミスです。
仕事が忙しくて調整した予定をスケジュールに入れ忘れることは、誰にでも起こり得ます。
例えば、時間だけ入力して詳細を書き忘れてしまい、予定表を見たときに何をすべきかわからないという状態になります。
「誰」との予定かさえ分かれば、
「xxさん、私と何か約束してませんでしたっけ？」
と、恥を忍んで聞くことで無断欠席やドタキャンなどの事態を防ぐことができます。
少なくとも「相手の名前だけでもどこかに残す」ということを習慣にしてみましょう。
予定を必ず共有する
あなたの予定は、社内のネットワークに繋がっている人なら誰でも見られるに設定しましょう。
特に予定の有無だけではなく、詳細情報まで公開しましょう。
なぜならあなたの「予定を押さえたい」と思った人が、あなたのスケジュールを見られることで、余計なやりとりが減らせるからです。
例えば、予定表の13:00～15:00の時間帯が埋まっているように見えても、行き先が勤務地の東京ではなく、大阪に設定されていれば、16時から東京の予定を入れられないことを認識してもらえます。
逆に、大阪勤務の人はその予定をチェックして「この日に大阪にいるなら、自分の担当顧客を紹介しよう」という感じで調整をしてくれることもあります。
このように予定を公開することによって、社内でのスケジュール確認作業の手間を大きく減らし、仕事の効率を上げることができます。
リマインドの依頼をする
リマインドを送る習慣は必ず取り入れましょう。
なぜならうっかりミスをなくすことができるから。
スケジュールを押さえものの、事前準備の詳細を忘れてしまったり、持っていくべき資料を用意するのを忘れたりするリスクも存在します。
予定の前日にメールを一通入れるだけで、忘れていた大事なことを思い出したり、思わぬ最新情報を仕入れられることがあります。
スケジュール調整のミスを無くすだけではなく、仕事がスムーズに進むようになります。
バックアッププランを用意しておく
依頼してきた相手に何も返せないという状況に陥らないように、普段から「バックアッププラン」を用意しておくことが必要です。
なぜならいざというときにスケジュールの穴をしっかり埋めてくれる人を味方につけていると、あなたのキャリアアップにつながるからです。
そのためには、あなたの仕事のスキルを棚卸ししておくことが重要です。
そして、同程度の仕事ができる人と助け合える関係性を作っておくと、お互いを補い合うことができます。
こうすれば、万が一スケジュール調整がつかない仕事が出た時に、代わりに仕事を頼むことができます。
ミスなくスケジュール調整するならスケコンがおすすめ
スケジュール調整のミスを無くすポイントは４つあります。
- 「誰と」の予定なのかだけは必ず記録する
- 予定を必ず共有する
- リマインド（注意喚起）の依頼をする
- バックアッププランを用意しておく
スケジュール調整のミスを減らす方法が分かったので、次は「実際にやってみようかな！」と思いましたよね。
スケジュール調整のツールなら「スケコン」がおすすめです。
あなたのGoogleカレンダーと連携できるので、ダブルブッキングのようなミスがなくなります。
ぜひスケコンを使いこなして、あなたの仕事の効率を上げましょう。
