営業や採用、秘書などビジネスの現場においてスケジュール調整を行わなければならないケースは多々あります。
そのような場合に、関係者に個別で予定を聞いて回っていると、いつまで経っても日時が決められないという事態になりかねません。
以下では、そのような非効率な事態を避けるために取り得る方策について紹介しますので、少しでもスケジュール調整の手間を減らしたいという方はぜひ参考にしてください。
Googleカレンダーを使ってスケジュールを共有
スケジュール調整を効率的に行うには、Googleカレンダーのスケジュール共有機能を使うのがおすすめです。
Googleカレンダーとは？
Googleカレンダーとは、Googleが提供しているオンラインで利用可能なスケジュール管理サービスです。
アカウントさえ持っていれば、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット端末などからもアクセスできるため、どこにいてもすぐに予定を確認することができます。
このGoogleカレンダーには、スケジュール共有機能が搭載されており、それを使えば効率的に会議などの日程調整を行えるようになるのです。
スケジュール共有機能とは？
Googleカレンダーのスケジュール共有機能というのは、他のユーザーを招待して自分の予定を共有できるというものです。
チームのメンバーが相互に予定を共有しておけば、会議などに呼びたい人が空いている時間帯が一目で分かるようになるので、わざわざ個別に都合の良い日時を聞いて回る必要がなくなります。
スケジュール共有の仕方
Googleカレンダーで自分のスケジュールを共有するためには、まずホーム画面の左下にあるカレンダー一覧に表示されているマイカレンダーを選んで、その右端に表示されている「オーバーフローメニュー」をクリックします。
そうすると「特定と共有」というボタンが表示されるので、それをクリックします。
続いて、「マイカレンダーに設定」というタブ内の「特定のユーザーとの共有」、そして「ユーザーを追加」の順でクリックすれば、あとは共有したいユーザーのメールアドレスを入れて付与する権限を設定するだけです。
方法さえ知っておけば、それほど難しい作業ではないので、この機に覚えておくとよいでしょう。
なお、設定画面の中に「一般公開して誰でも利用できるようにする」というチェック項目がありますが、基本的にはそこのチェックは外しておくのがおすすめです。
なぜなら、チェックを入れてしまうと、誰でもスケジュールを見ることができるようになってしまうからです。
ビジネスに関する予定の中には社外秘扱いのものが少なくないため、情報漏洩のリスクを低減するためにも社外からスケジュールを見られないようにしておく必要があるのです。
他のユーザーをスケジュールに招待
Googleカレンダーでは、自分の予定を他のユーザーと共有するだけでなく、他のユーザーを自分のスケジュールに招待することも可能になっています。
この機能を活用すれば、招待したいユーザーのスケジュールを一度に押さえることが可能です。
招待の仕方
他のユーザーを招待するためには、まず自分のカレンダー上でスケジュールを作成します。
参加者の予定が共有されているのであれば、全員の予定が空いている日時を選ぶようにするとよいでしょう。
スケジュールを作成したら、次に編集ボタンをクリックし、「ゲストを追加」欄に招集したいユーザーのメールアドレスを入力します。
あとは、「保存」を選ぶと「Googleカレンダーのゲストに招待メールを送信しますか？」と聞かれるので、問題なければ「送信」をクリックすると選んだユーザーのカレンダー上にもそのスケジュールが表示されるようになるのです。
便利な機能
Googleカレンダーでは、自分が作成したスケジュールの編集権限を他のユーザーに付与することができるようになっています。
この機能を使えば、招待したユーザーがさらに別のユーザーをそのスケジュールに招待できるようになります。
具体的には、他のユーザーを招待する際に表示される画面の中でスケジュールを編集するための権限を付与することが可能です。
関係者が多く、自分だけでは誰を呼べばよいのか分からないような場合に非常に重宝する機能ですので、併せて使いこなせるようになっておくとよいでしょう。
Googleカレンダーを使って業務を効率化しよう
以上で見てきたように、Googleカレンダーのスケジュールの共有機能や招待機能を活用すれば、予定の調整に要する手間を大幅に減らせるようになります。
スケジュール調整は意外と負担の大きい業務ですので、まだ使ったことがないという方は、ぜひ試しにGoogleカレンダーを使って業務を効率化させることを検討してみるとよいでしょう。
