社会人になりたてのときは、失礼があってはならない取引先や上司とのやりとりはとても緊張しますよね。
でも社会に出たら、目上の人との会話やメールは避けられないことの1つです。
ビジネスマナーは、意外と知っているつもりでも知らなかったことが後でわかることも多いんですよ。
マナー違反にならないようにと気をつけていても、誰しも失敗談の1つや2つはあるもの。
そこでこの記事では、ビジネスマナーの失敗談などをご紹介しています。
もしかしたら、知ってたつもりが知らなかったビジネスマナーも見つかるかもしれません。
ビジネスマナー失敗談-あるあるを紹介
誰しも1つは心当たりがありそうな、ビジネスマナーの失敗談-あるあるをご紹介します。
ビジネスマナーに自信がない人は、ここで再確認をしておいてくださいね。
社内の人に敬称をつけてしまった
社内では上司に敬語は当たり前ですが、一旦外にでると社内は上司であろうとも身内の一人。
社外からの電話に、「◯◯部長さんは席を外されています。」と社内の人に対して敬称や敬語を使うのはNGです。
部長や課長、もしくは社長であっても「申し訳ございません。◯◯は今席を外しておりますので折り返しご連絡させていただきます。」と身内に対しては名字のみで敬称をつけずに応えるのが正解です。
目上の人に「ご苦労様です」「了解です」と言ってしまった
上司や取引先、目上の人に対して「ご苦労様です」や「了解です」はNGです。
一見、敬語のように見えますが、この言葉は上司が部下に使う言葉になりますので、目上の人に対して使うのは失礼にあたります。
- ご苦労様です。＝ お疲れ様です。お疲れ様でございます。
- 了解です。＝ 承知しました。承知いたしました。
このように言い換えましょう。
取引先の人より先に上司にお茶出ししてしまった
普段、お茶を入れるときには上司に先に出すというのに慣れてしまっている人は注意です。
上司でも社長でも、同じ会社の人は身内なので後回しです。
まずは取引先やお客様に先にお茶を出すのが礼儀になります。
お客様が複数人いてどの人が上の人かわからない場合には、上座（ドアから見て奥の席）の人からお茶出ししましょう。
貴社と御社を間違えてしまった
「貴社」と「御社」は、どちらも「あなたの会社」という意味の尊敬語です。
但し、「貴社」は書き言葉、「御社」は話し言葉なので、同じ意味でも使い分ける必要があります。
メールや書面では「貴社」を使い、会議や商談の際には「御社」を使います。
つい「御社」を書面に使ってしまいがちなので注意しましょう。
片手で名刺交換してしまった
名刺交換は、初めて会う相手との挨拶で行います。
初めてのお相手なので、第一印象がとても大事なことはおわかりでしょう。
名刺交換では、必ず両手で差し出し、両手で受け取るのが礼儀になります。
片手で扱うのはとても失礼なので気をつけましょう。
名刺は相手側に向けてから胸の上くらいの位置で両手で差し出し、そして同じくらいの位置で両手で受け取り丁寧に扱います。
そのまま会議や商談でテーブルに付く場合には、自分の左側に名刺を置いて確認できるようにしておきます。
取引先や上司よりも先にエレベーターを降りてしまった
エレベーターで目上の人や取引先の人と一緒に乗る場合には、必ず最後に乗降するようにしましょう。
エレベーターでの同乗は、最初から一緒に行動している場合には心構えがありますが、偶然乗り込んでくることもあります。
もし扉を開けるボタンを押せる位置であれば、ボタンで開けておいて自分は最後に降りましょう。
偶然乗り合わせた場合でも先に降りるのは失礼にあたるので、普段から最後に降りるようにしておくといいですね。
メールの送信先を間違えてしまった
誰にでもミスはありますが、メールの送信先を間違えてしまうのは大きな問題になる可能性があるので絶対に避けたいことです。
例えばメールの送信先を間違えてしまったことで、社外秘の情報を社外に漏らしてしまうなんて可能性も十分にあるのです。
しかしながらメールの送信先を間違えてしまうというミスは本当に誰もが1度は経験するようなあるあるの1つなので、本当に基本的なことですが、送信ボタンを押す前に、送信先が間違っていないか必ず確認をしましょう。
「書いてすぐに送信ボタン」は絶対にしないように。
メールで取引先の会社名を間違えてしまった
メールでのやり取りは文字という形で残ってしまうため、小さなミスも後を引いてしまうことがあります。
取引先の会社名だけでなく、相手の名前を間違えるのはビジネス上とても失礼なことです。
例え単なる文字入力のミスであっても、相手にとっては気持ちの良いことではありません。
メールの内容は送信前に読み返して、誤字脱字や敬語の間違いなどがないか必ずダブルチェックしましょう。
電話対応でメモを取らないまま要件を忘れてしまった
電話対応も慣れてしまうとメモを怠ってしまうというミスが起きがちです。
覚えたつもりの相手の名前や伝達事項をパッと忘れてしまうこともありますので、電話を取るときには必ずすぐにメモできるよう筆記用具を準備してから対応しましょう。
新入社員は特に、きちんと電話の対応ができるか、正確に要件を伝達できるかを見られていますので、必ずメモは残すよう心がけましょう。
電話対応で保留や転送の失敗
会社の電話の操作方法をしっかり覚えることも大事です。
保留したつもりがちゃんとできておらず、こちらの声が丸聞こえになっていたり、待たせて転送してい最中に間違って切ってしまったり、電話に関する失敗談はいろいろ出てくるはずです。
保留のまま長い時間待たせてしまうことも失礼にあたるので、長くなりそうなら一旦戻してもうしばらくかかる旨を説明したり、折り返しにするなどの対応も必要です。
敬語での予定調整をする際のポイント
仕事をする上で取引先や目上の人とのやり取りは避けて通れないものでありますが、中でも日程調整には気をつかうべきポイントが多くあります。
年長者や権力がある人と予定調整する際は、敬語を使わなければならない上に、相手の希望を伺ったり返事の催促をすることもあります。
このように日程調整は敬語に気を使うのは言うまでもありませんが、他にもビジネス上マナー違反にならないために気をつけたいポイントがいくつかあります。。
以下では、敬語での予定調整をする際の注意点について解説します。
何度も確認の連絡を入れない
敬語でのやりとりのマナーとして、何度も確認の連絡を入れないことが挙げられます。
敬語を使うということは、相手を敬っているということ。
その敬っている相手に対し、何度も確認の連絡を入れるのはできる限り避けたいとことです。
できれば、数回のメールや電話で、予定調整をするのが良いでしょう。
敬語だと堅苦しい印象もあるので、長々としたやりとりにならないよう、注意が必要です。
リスケや再調整の場合は丁寧な姿勢を
敬語を使うべき相手に対して、リスケや再調整をする場合は、できるだけ丁寧な姿勢でいることが大切です。
予定調整をしていると、どうしてもリスケや再調整の場面は出てくるもの。
そういった時こそ、丁寧な姿勢を心がけてください。
相手に対して敬語なのであれば、気配りや配慮も必要です。
敬語なのに連絡が適当だと、不信感を持たれてしまう可能性があります。
もしもリスケや再調整が必要になったら、普段よりもより気を使って対応するように、心がけてみましょう。
スケジュールの優先順位をつける
相手に敬語を使って予定調整を行う際は、スケジュールの優先順位をつけましょう。
特に複数人で予定調整を行う際は、とても大切になります。
年長者や権限が強い人のスケジュールを優先して、予定調整を行うことが大事。
誰の予定を優先させるのか、しっかり見極めて予定調整しなければいけません。
ですがこのバランス感覚は、非常に難しいです。
逆に相手に「申し訳ない」と思わせるのも良くないので、状況に合わせる臨機応変さも必要になります。
不自然にならない程度に、優先順位をつけることが大切と言えるでしょう。
スケコンを使えば少しの敬語で予定調整が可能
ビジネスマナーとして敬語を使うべき相手との予定調整は、非常に大変です。
なのでこのような場合は、スケジュール調整ツールの「スケコン」を導入しましょう。
スケコンを使えば、年長者や権限が強い人との予定調整も、かなり楽になります。
URLを送って予定調整をお願いするだけ
スケコンは、URLを送って予定調整をお願いするだけです。
なので、何度も連絡をやりとりする必要はありません。
敬語での堅苦しい文面や電話、何度も繰り返すのは疲れますよね。
あなたは敬語を使って文面を作り、共有のURLを送るだけです。
後はスケコンが調整や管理をしてくれるので、予定調整が非常に楽になるかと思います。
気遣いや気苦労が最小限で済む
スケコンを使えば、気遣いや気苦労が最小限で済みます。
特にリスケやスケジュールの再調整が必要なケース自体が減るので、とても楽になるでしょう。
スケコンは、個々のスケジュールを登録していくだけ。
その後はAIが、自動的に空き予定を見つけ出してくれます。
そのため、そもそものリスケの頻度を減らせるのです。
余計な気遣いや気苦労を最小限に減らし、無駄のない予定調整を実現させましょう。
テンプレート化で作業効率もアップ
テンプレート化で作業効率をアップさせましょう。
メールでのやり取りなどは、スケコンでテンプレート化してしまえば、毎回神経をすり減らして文章を作る必要がなくなり作業効率も上がります。
面倒なリスケジュールも、必要なタイミングで必要な内容を自動でメールしてくれるので、敬語や誤字脱字で失礼になることもなく正確なスケジュール管理が可能になります。
優先順位をつけずに予定調整ができる
スケコンを使えば、優先順位をあまり考えることなく、予定調整ができます。
年長者や権力が強い人に対し、必要以上に気を遣う必要はありません。
スケコンの魅力は、全員に対して平等なところです。
誰かのスケジュールを神経質に優先したり、心配をすることはなくなるでしょう。
優先順位をつけて予定調整するのは大切なことですが、気にし過ぎてしまうとなかなかスケジュールがまとまりません。
スケコンを使えば全員が平等に予定調整できるので、スケジュールの管理や調整が非常に楽になります。
マナーも予定調整のコツも押さえてデキるビジネスマンを目指そう
今回は、ビジネスマナーの失敗談や、日程調整でのマナー違反を回避する方法などをご紹介しました。。
- 何度も確認の連絡を入れない
- リスケや再調整の場合は丁寧な姿勢を
- スケジュールの優先順位をつける
敬語を使うべき相手と予定調整するのは、たくさんの気苦労や気遣いが必要になりますよね。
かといって、避けることはできないのがつらいところです。
そのような場合は、スケコンを導入してスケジュール管理を行っていきましょう。
誰にでも使えるシンプルなツールなので、年長者も簡単に入力できると思います。
快適に予定調整をするため、スケコンの導入を検討してみてください。
