面倒な歓迎会の日程調整はスケジュール管理ツールでスムーズに行う

会社や部活、サークルなどに新人が入った時に行う「歓迎会」。大きな会社だと社外の方を招いて会食形式で行うことも多いでしょう。

できるだけスムーズに、全員の日程調整を行いたいですよね。

しかし人数が多くなるに連れ、歓迎会の日程調整はなにかと面倒に感じることも多いはず。

そんな時は、スケコンをはじめとするスケジュール管理ツールの導入を検討してみて下さい。

今まで面倒に感じていた歓迎会の日程調整をスムーズに終わられます。

この記事では、歓迎会の日程調整におけるポイントと、最適なスケジュール調整ツールについて紹介しますので、ぜひ参考にしてみて下さい。

歓迎会の日程調整におけるポイント

歓迎会の日程調整においては以下のポイントに気を付けて行うと良いでしょう

  • 会の趣旨を明確にする
  • 日程を明確にする
  • 場所を明確にする
  • 会費の有無を明確にする(予算が決まっていれば明記する)
  • 出欠確認の締め切りを設定する
  • 出欠確認の幹事を明確にする(返信してもらう形が望ましい)
  • 無駄な内容を書かない

特に、無駄な内容を書かないことが重要です。

社内でメールなどを用いて歓迎会の日程調整を行う場合は、内容が長いと後回しにされてしまうことも多いです。そのまま忘れ去られてしまうこともしばしば。

メールを開いたらすぐに内容を確認出来て、かつすぐに返信をしてもらえるような簡潔な内容が求められます。

また、人数把握も早急にしなれば、キャンセル料がかかってしまう可能性もあるので、出欠の締め切りは余裕をもってキャンセル料がかかる2日~3日前に設定しておくと良いでしょう。

歓迎会の日程調整におすすめなスケジュール管理ツール

歓迎会の日程調整におすすめなスケジュール管理ツールとして

  • 調整さん
  • LINEスケジュール
  • eeasy(イージー)
  • スケコン

などがあります。

それぞれに特徴がありますので、自分が一番利用しやすいと思うスケジュール調整ツールを導入してみて下さい。

調整さん

  • 30秒で簡単に出欠が取れる
  • 幹事は複数の候補日と時間を選択し回答者に送るだけ
  • 回答者は送られてきた日程に〇△×のいずれを選択して返送するだけ
  • 任意でメモが使えるので、場所や会費、出欠の締め切りなどを記載できる
  • ログイン不要で、無料で利用できる

調整さんは30秒で日程調整が出来るスケジュール調整ツールです。

使い勝手が良く、回答者に返答させる手間を極力与えないようなシステムとなっていますので、

「返信は後でやろう」

と、そのまま忘れ去られる心配もありません。

メモ帳を使えば、他に記載しなければならない事項もきちんと伝えられます。

LINEスケジュール

  • 幹事は複数の候補日と時間を選択し回答者に送るだけ
  • 回答者は送られてきた日程に〇△×のいずれを選択して返送するだけ
  • スケジュールの共有はLINEで完結。メールやSNSで相手を探す手間が無い
  • LINEのグループがあれば、そのまま全員にスケジュール共有が可能
  • 無料

LINEスケジュールは、LINEを利用している人は最も使いやすいスケジュール調整ツールと言えます。

何よりも、スケジュール調整した日程の共有が簡単に行えるという点は、他のスケジュール調整ツールには無い特徴です。

LINEグループがあれば、グループにLINEスケジュールを投稿することが出来ます。全員にメールやURLを送る手間がかからないため、簡単にスケジュール調整・共有が出来ます。

小規模な歓迎会の日程調整であれば、LINEスケジュールを導入するのが良いでしょう。

eeasy(イージー)

  • Googleカレンダー、Office365と同期が出来る
  • 調整はURLを送るだけ
  • 調整が確定したらカレンダーに自動登録されるため、ダブルブッキングが起こらない
  • 1ヵ月無料期間がある

eeasyはビジネス向けに開発されたスケジュール調整ツールですが、歓迎会の日程調整にも利用が出来ます。

GoogleカレンダーやOffice365と同期出来るため、候補日の日程抽出の手間が省けます。

普段から会社のスケジュールや部活、サークルのスケジュールをカレンダーで共有している場合は、eeasyの利用価値が上がります。

調整を受ける人は送られてきたURLにアクセスして日程を選ぶだけ。手間を最小限にしているので、誰でも迷うことなく操作できます。

スケコン

  • AIコンシェルジュにより、空き日程を自動で抽出
  • Googleカレンダーに同期
  • 日程が確定すると、自動でカレンダーに入力される
  • 候補日に他の予定が入ると、自動で候補日から削除される
  • セキュリティが万全
  • ログイン不要、無料で始められる

歓迎会の日程調整にはスケコンもおすすめです。

スケコンの最大の特徴は、AIコンシェルジュにより空き日程を自動で抽出してくれる点です。

また共有する全員がスケコンとカレンダーを同期することによって、瞬時に全員の空き日程から最も合っている候補日を抽出できます。

わざわざ自分のカレンダーから日程を確認する必要がないため、歓迎会の日程調整にかかる手間を大幅に削減可能です。

まとめ

歓迎会の日程調整をスムーズに行うためには、スケコンをはじめとしたスケジュール管理ツールの導入を検討してみて下さい。

特に人数が多くなればなるほど、日程調整には手間がかかってしまいます。出来るだけ簡単に時間をかけずスケジュールを決めたいですよね。

今回紹介した4つのツールは、いずれも無料で始められます。一度利用してその便利さを体感してみてはいかがでしょうか。