「面談の日程調整したいが、なかなか日程が合わない」というお悩みはありませんか？面談の日程調整を簡単にするには、日程調整ツールを導入するのがおすすめです。
この記事では、面談の日程調整に便利なツール9選と無料の日程調整ツールを使うメリット、日程調整ツールの種類がわかります。最後に選び方のポイントを紹介しているので、面談の日付をスムーズに決めたい担当者はぜひご覧ください。
面談の日程調整に便利なツール9選！
面談の日程調整に便利なツールを9つ紹介します。
それぞれの機能や特徴を解説しているので、日程調整ツールを選ぶ際の参考にしてください。
スケコン
参照：スケコン
スケコンは、1対1でも複数人でも効率的にスケジュール管理できる日程調整ツールです。AIが空き時間を自動で抽出し、スムーズに予定が決められます。パソコンやスマホを使って任意のGoogleアカウントでログインし、リストアップされた空き時間から候補日を入力すれば完了です。
空き時間を抽出する際、予定が入っている日は候補日から除外され、リストアップされないので、予定がかぶる心配もありません。ビジネスやプライベートなど、幅広いシーンで活躍するので、個人や複数人いる面談でも役に立つこと間違いなしです。
TimeRex
参照：TimeRex
TimeRexは、登録者数30万人以上で大手企業も導入している日程調整ツールです。候補日のリストアップ、予定登録、日程調整のタスクを自動化するため、手間がかかる作業の95％が削減できます。また、予定日の前後の準備日や移動時間を踏まえた候補日の抽出も可能です。
さらに、お好み条件設定でリストアップする曜日設定を利用すれば、休日が抽出されて誤って予定が入るのも防げます。候補の時間帯は、10:00〜11:00や11:30〜12:30のように30分ごとに表示可能。無料プランでも不自由なく機能が使える便利なツールです。
伝助
参照：伝助
伝助は、「〇」「×」「△」を使って出欠の登録ができる日程調整ツールです。複数人いる面談でも、日ごとに参加できる人数を自動で集計し表示。「〇」「×」「△」というシンプルな表示によって、一人ひとりの都合の良い日が瞬時に把握できます。
また、伝助はiPhoneやスマホ以外にもガラケーにも対応しています。アプリのインストールも不要のため、機械の操作に慣れていない方でもスムーズに入力可能です。なお、伝助の昨日はすべて無料で、バージョンアップさせる有料プランもありません。
アイテマス
参照：アイテマス
個人面談やセミナー、複数人いるミーティングなど幅広いシーンに対応できる日程調整ツールです。相手は、アイテマスのアカウントを作らなくても候補日から日程を選択可能です。Googleカレンダーと連携すれば、自分と相手のカレンダーに自動で予定が入力できます。
リマインダーメール機能が搭載されており、任意の時間に日程調整した相手にメールが送信されます。また、日本語だけではなく英語版もあるのが魅力のひとつ。海外との時差を踏まえた候補日の抽出ができる便利な機能です。
トントン
参照：トントン
会員登録がいらない候補日提案型の日程調整ツールです。多くの日程調整ツールは、アカウントと紐づけしないと不便な仕様になっていますが、トントンはその必要がないので日程調整ツールを初めて使う人でも気軽に導入できます。
候補日作成は3ステップで完了です。基礎情報と日付、時間を入力し、発行したURLを相手にLINEやメールで送信。相手は、提案された候補日の中から都合のよい日を選ぶだけです。なお、トントンにはリマインドメール機能がないので、回答がない人には直に連絡しなければいけません。
アテンダー
参照：アテンダー
アテンダーは、モダンなデザインと簡単な操作で素早く日程調整できるツールです。利用料やアカウント登録、メールアドレスの登録は必要なく機能を無料で使えますが、外部アプリと連携する際は、アカウント登録が必須です。
1対1の調整では、候補日や回答期限、メッセージなどを入力してURLを発行。相手は提案された日のいずれかを選んで回答するだけです。グループの日程調整は、提案した候補日からメンバーに都合のよい日を選んでもらい、投票形式で日程を決めていきます。追加の質問も入力できるので、メールのやり取りの回数も減らせます。
クラウドカレンダー
参照：クラウドカレンダー
クラウドカレンダーは、Googleカレンダーと連携して空いている日を抽出する日程調整ツールです。複数人のGoogleカレンダーの情報を取得し、メンバーが都合のよい日が一目で把握できます。
日程調整はテンプレートに沿って入力しURLを発行したら、メールなどで相手に送るだけです。複数人のGoogleカレンダーを同期できるため、候補日に都合のよい日がないのでもう一度候補日を提案し直す必要もありません。
ちょー助
参照：ちょー助
ちょー助は、予定表に「〇」「×」を入力してスケジュール管理する日程調整ツールです。予定を合わせることに特化しています。入力も簡単で基礎情報や期間と時間帯、候補日をチェックし、パスワードを入力したら自動で予定表が完成します。
時間帯は10:00〜12:00や18:15〜19:30など、自由に入力できます。手間のかかるメールアドレスの入力もありません。メンバーが希望を入力したら、自動で集計されます。
LINEスケジュール
参照：LINEスケジュール
LINEスケジュールとは、LINEアプリについている日程調整ツールです。日本で多くの人が利用しているLINE上でスケジュール管理ができます。使い慣れているLINEで日程調整できるので、気軽に日程調整でき、回答する側も操作しやすいのがメリットです。
また、リマインド機能がついているので、予定の1週間前や5分前などに通知がくるように設定も可能です。日程調整メール内でコメントも入力できるため、質問なども一度に伝えられます。
面談で無料の日程調整ツールを使うメリット
無料の日程調整ツールを面談で使うと、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
複数人の求職者の面談のとりまとめが一括でできる
面談する人が複数人いる場合、無料の日程調整ツールを使うことで業務の効率化が図れます。
一人ひとりにメールを作成して送信する作業や全員の予定を管理するのはかなり手間です。
もし、提案した日付で都合が合わなかったら、メールのやり取りの数もさらに増加し、面談担当者の負担も増大します。
日程調整ツールを導入すれば、これらの作業も一気に自動化できます。
求職者は、担当者のスケジュールが記載されたカレンダーから都合のよい日を選び、回答するだけです。都合が合わなくて何度もメールをやり取りする必要もありません。
スムーズに日付がきまり、面談のとりまとめが一括できるでしょう。
無料のツールを選ぶ事で求職者にも負担が少なくて済む
日程調整ツールが無料だと求職者もコストがかかりません。
有料だと求職者に金銭的な負担がかかります。無料なら気軽に導入できるので、回答率もアップしやすくなります。
また、無料のツールは有料のツールにくらべ、操作性もシンプルで使いやすいのも魅力です。機能が多すぎて操作方法がわからなくなるより、どんな人でも扱いやすい方が求職者の負担を軽減できるはずです。
ダブルブッキングなどのミスの防止になる
無料でも基本機能は使える場合がほとんどです。
カレンダーに予定を入力しておけば、日程調整ツールが自動で空いた日を抽出します。
自分で入力する場合、日付を入力し間違えたり、入力し忘れたりする可能性があります。
複数人いる面談ではなおさら入力ミスも起こりやすいでしょう。
気を付けているつもりでも忙しいとケアレスミスは起こりうるものです。
日程調整ツールを導入することで、ケアレスミスを防げます。予定がかぶってダブルブッキングするトラブルも防止できるはずです。
いつでもどこでもスケジュール管理ができる
日程調整ツールにはスマホやタブレットでも利用できるタイプもあります。
この機能を利用すれば、外出中でもスマホやタブレットからスケジュール管理が可能です。ブラウザ上でしか日程調整できないと、出先でパソコンを使える場所を探すのが手間になりますが、場所関係なく利用できる日程調整ツールならこの手間もいりません。
急にスケジュールが変わった際もすぐ対応できるのもうれしい点です。臨機応変に予定変更の調整ができれば、大きなトラブルも起こりにくくなります。
面談用の日程調整ツールの種類
面談用の日程調整ツールには下記のように3つの種類があります。
状況に応じて使いやすい種類を選びましょう。
予約受付型
予約受付型は、求職者に担当者の空いている日付をカレンダー形式で提案し、その中から選んでもらうスタイルです。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどと連携し、スケジュールを入力したら求職者は都合のよい日を選択。担当者と求職者のカレンダーに選んだ日付が自動で入力されるシステムです。
希望の日程が選択されれば、URLも自動で発行されます。
予約受付型は、普段使っているカレンダーと連携すれば簡単に日程調整ツールへ反映されるのがメリット。
自分で入力する手間もないので負担が少ないのが魅力です。
効率的でスムーズに日程調整できるので、大人数の求職者をまとめる際に便利なタイプといえます。
日程候補提案型
日程候補提案型は、候補をいくつかリストアップして求職者に提案するスタイルです。
提案された複数の候補日から、求職者は都合のよい日を選択し日程が確定します。
このタイプのメリットは、事前に担当者の都合のよい日を絞ることで、候補日を調整する手間の軽減ができる点です。
日程調整の中で柔軟に候補日の変更もできるので、求職者それぞれの都合に合わせた日時を見つけられます。
担当者のスケジュールは事前にリストアップされた日だけ求職者に知らされるため、すべてのスケジュールが求職者に把握される心配もありません。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーに予定を入れていない人は、日程調整ツールと連携しても意味がないので、日程候補提案型が最適でしょう。
投票型
投票型の日程調整ツールは、複数提案した候補日の中から都合のよい日を投票してもらい、集計して日程を決めるスタイルです。
予約受付型と候補提案型を混ぜたやり方が投票型といえ、上記で紹介した「ちょー助」や「伝助」が該当します。
カレンダーと連携させる必要はなく、候補日をいくつかあげたら求職者にどれか選んでもらいます。
投票結果も自動で求職者にいくので、知らせる手間もかかりません。
投票結果はグラフや表で表示できます。求職者の人数が多い場合におすすめの日程調整ツールの種類です。
日程調整ツールを選ぶ時のポイント
最後に、日程調整ツールを選ぶポイントを解説します。
無料か有料か？料金を確認して選択する
日程調整ツールには、料金がかかるタイプもあります
。無料だと思って登録したら有料だったケースもあるので、料金をチェックしてから選ぶことが大切です。
コストをかけたくないなら無料の日程調整ツールがおすすめですが、有料のタイプのメリットは無料のタイプにくらべ多機能な点です。
日程調整ツールを使う頻度や使いたい機能などを考慮して選ぶとよいでしょう。
自社のカレンダーと利用できる状況にあるか
日程を入力する手間を省きたいなら、自社のカレンダーと連携できる日程調整ツールがおすすめです。
カレンダーに入力された予定も日程調整ツールに即座に反映され、スムーズに日程調整できます。
カレンダーと連携できない日程調整ツールもあるので、事前に問題なく連携できるかを確認すると安心です。
面談にマッチしたサービスかどうか
日程調整ツールは、面談に合う機能があるかを考えて選ぶのもポイントです。
ツールによって種類や機能が大きく異なる場合があります。
細かい条件を設定したいなら、条件指定ができるタイプがおすすめです。
曜日や移動時間などが設定できます。
求職者が大人数なら、投票型や予約受付型が便利です。
自動で空いた日付を出してくれる候補日提案型も十分使えます。何を重視するのか考え、日程調整ツールを選びましょう。
操作が簡単にできるか
操作がシンプルであれば、求職者の負担も減らせます。
機能が豊富だと操作がスムーズにいかない場合も考えられるため、求職者が回答するのに時間がかかる可能性があります。
次第に使用頻度も低下し、コストだけ無駄にかかる場合も少なくありません。操作性を考えた選び方が大切です。
まとめ
面談の日程調整に便利なツールを9つ紹介しました。
求職者が多い場合、日程調整ツールを取り入れた方が業務は効率化します。
日程調整ツールが予定を決めるときに発生する手間を自動で行ってくれるからです。
日程調整ツールは運営する企業によって対応はさまざまなので、今回紹介したツールの種類や選ぶポイントを考慮していただくと、面談でも使いやすい日程調整ツールが選べるはずです。
