- チャットでの日程調整が向く場面・向かない場面
- チャット共通の3つのコツ
- ツール別の実践テクニック
- チャットで詰まったときの切り替え方
- チャットと日程調整ツールをつなぐ
社内の連絡がチャットに移った組織では、日程調整もチャットで始まります。「来週いつ空いてる？」の一言で済むのが利点ですが、参加者が増えたり社外が絡んだりすると、途端に決まらなくなります。
この記事では、主要なチャットツールごとの日程調整テクニックと、チャットで完結する範囲・しない範囲を整理します。
チャットでの日程調整が向く場面・向かない場面
| 向いている | 向いていない | |
|---|---|---|
| 人数 | 2〜4人 | 5人以上（発言が流れて集計できない） |
| 相手 | 社内メンバー | 社外（同じツールを使っていない） |
| 緊急度 | 今日・明日の調整 | 2週間先の予定（返信が後回しになる） |
| 正式さ | 社内の打ち合わせ | 商談・面接（記録が残りにくい） |
チャット共通の3つのコツ
コツ1：候補を箇条書きで、番号を振る
「来週どこかで30分いける？」では返事が来ません。番号付きの候補にすると、「2でお願いします」の一言で返せます。
来週、30分お時間ください。下記から選んでいただけますか。
1. 9/22（月）14:00〜
2. 9/24（水）10:00〜
3. 9/25（木）16:00〜
※ いずれも難しければ希望をお知らせください
コツ2：期限を書く
チャットは流れます。「本日中に」「明日午前まで」と期限を書くだけで、返信率が大きく変わります。
コツ3：確定したらカレンダーに入れる
チャットの発言は記録として弱く、後から探せません。確定したら必ずカレンダーの招待を送る。ここを省くと「決まったつもり」のずれが起きます。
ツール別の実践テクニック
Slack（スラック）
絵文字リアクションを投票代わりに使うのが最も手軽です。候補を1行ずつ投稿し、それぞれに数字の絵文字を付けてもらいます。参加者が多い場合はワークフロー機能で回答を集める方法もあります。詳しくはSlackで日程調整を効率化する方法で解説しています。
Chatwork（チャットワーク）
タスク機能が使えるのが特徴です。「候補日を回答する」タスクを参加者全員に割り当てると、未回答者が一目で分かります。チャットが流れても、タスク一覧に残るのが利点です。Chatworkで日程調整を効率化する方法にまとめています。
Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）
Outlookカレンダー（アウトルックカレンダー）と統合されているため、社内であれば空き時間を見ながらその場で会議を設定できます。組織内の調整では最も強力です。一方、社外の相手の空き状況は見えません。Teamsで会議の日程調整を効率化する方法で詳しく扱っています。
Google Chat（グーグル チャット）
Googleカレンダー（グーグルカレンダー）との連携が前提になります。チャットから直接カレンダーの空きを確認して招待を送る流れが自然です。手順はGoogle Chatで日程調整を効率化する方法を参照してください。
Discord（ディスコード）
イベント機能で開催日時を告知し、参加表明を集められます。コミュニティやサークルの日程調整に向いています。Discordで日程調整・イベントスケジュール管理を効率化する方法にまとめています。
チャットで詰まったときの切り替え方
5人を超えたら投票かURLへ
発言が流れて集計できなくなります。投票機能を使うか、回答を1か所に集められる調整URLに切り替えるのが確実です。全員の予定の重なりから候補を出す方法は「社内予定調整」の使い方で解説しています。
社外が絡んだらチャットから出る
相手が同じツールを使っているとは限りません。ゲスト招待には相手側の許可が必要な場合もあります。社外を含む調整は、登録不要で開ける調整URLに切り替えるのが摩擦がありません。
返信が来ない
チャットは既読が分かるぶん、催促しづらい面があります。候補を再掲して選びやすくするのが角を立てない方法です。詳しくは候補日が1日しかない・いつでもいい時の日程調整メールで扱っています。
チャットと日程調整ツールをつなぐ
スケコンはSlack・Chatworkとの連携に対応しており、調整の依頼や確定の通知をチャットに流せます。普段見ている場所に通知が来るので、メールを開かない人にも届きます。連携手順は『Schecon』が「Slack」「Chatwork」の連携方法を参照してください。
ツールごとの機能差を比べたい場合はビジネスチャット徹底比較15選、連携全体の考え方は日程調整ツールの連携まとめをご覧ください。
まとめ
チャットでの予定調整は、番号付きの候補・期限の明記・確定後のカレンダー登録の3点を守れば、少人数の社内調整なら十分に速く決まります。
逆に、5人を超える／社外が絡む／記録を残したい場面では、チャットから出るのが正解です。無理にチャットで押し通すと、かえって時間がかかります。
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