議事録の書き方と共有の型｜決定事項・宿題・次回日程を残すテンプレート

議事録は「会議で話したことの記録」だと思われがちですが、読み手にとって本当に必要なのは「何が決まり、次に誰が何をいつまでにやるか」だけです。結論から言うと、議事録は次の4項目を軸に書けば十分です。

1. 決定事項 … この会議で決まったこと
2. 宿題（アクション） … 誰が・何を・いつまでに
3. 保留事項 … 決まらなかったことと、その理由・次の扱い
4. 次回日程 … 次の会議の日時（会議中に決めてしまう）

会議前の準備であるアジェンダの作り方はアジェンダと議事録の型｜会議を「決まる場」に変える書き方で扱いました。この記事はその続編として、議事録の書き方と共有のしかただけを深掘りします。

議事録の3つの書き方と使い分け

議事録にはいくつかの書き方があり、会議の性質によって向き不向きがあります。

日常の会議のほとんどは決定事項型か要点型で足ります。発言を全部書き起こすと、書く側の負担が大きいうえに、読む側も決定事項を探し出せません。発言記録が必要な会議は、その会議だけ別の型にすると割り切りましょう。

そのまま使える議事録テンプレート

次の型をコピーして、会議ごとに埋めるだけで形になります。

会議名：○○定例（第○回）
日時・場所：○月○日（○）10:00〜10:45／第2会議室・オンライン併用
参加者：山田、佐藤、鈴木（敬称略）
記録者：鈴木

1. 決定事項
・新しい申込フォームは11月中に公開する
・告知はメールとWebサイトの2経路で行う

2. 宿題
・フォームの文言案を作成する（佐藤／○月○日まで）
・公開日の社内調整を行う（山田／○月○日まで）

3. 保留事項
・広告を出すかどうか → 予算確定後に次回判断

4. 次回日程
・○月○日（○）10:00〜10:30（参加者同じ）

書くときのコツは、宿題には必ず担当者名と期限を入れることです。「検討する」「確認しておく」で終わった宿題は、ほぼ確実に次回まで進みません。

議事録を書くときの5つのコツ

1. 会議中に書き始める

会議が終わってから思い出して書くと、時間がかかるうえに抜け漏れが出ます。テンプレートを画面共有しながら、決定事項と宿題だけはその場で全員に見せて確認すると、認識のずれもその場で直せます。

2. 結論を先に、経緯は短く

経緯や議論の流れは、結論の理由として必要な分だけにします。読み手が知りたいのは「どうなったか」です。

3. 主語と期限をはっきり書く

「対応する」ではなく「佐藤が○月○日までにフォーム案を作る」。誰が読んでも同じ意味に取れる書き方にします。

4. 保留事項は「次にどう扱うか」まで書く

決まらなかったことを書き残すだけでは、次回また同じ議論が始まります。「誰が何を調べて、いつ判断するか」を添えましょう。

5. 会議当日中に共有する

議事録は鮮度が命です。目安として会議当日中、遅くとも翌営業日の午前中には共有しましょう。時間がたつほど、参加者の記憶と議事録の内容がずれていき、修正のやり取りが増えます。

議事録でよくある失敗

特に記録者の固定は見落とされがちです。若手や新任者に任せきりにすると、その人は議論に加われません。記録者は持ち回りにし、テンプレートを共通化しておけば、誰が書いても同じ品質で残せます。

議事録の共有先と共有のしかた

共有先は「参加者全員」と「宿題に関わるが欠席した人」が基本です。チャットツールで共有する場合は、本文の冒頭に決定事項と宿題を貼り、詳細は資料へのリンクにすると読まれやすくなります。Slack（スラック）やChatwork（チャットワーク）での連絡のしかたはチャットツールでの日程調整テクニックも参考にしてください。

社外との打ち合わせの議事録は、相手に送る前に社内で一度確認するのが安全です。言った・言わないのトラブルを避けるため、合意した内容は議事録の形で相手にも確認してもらいましょう。

次回日程は「議事録の最後」で決めない、会議の最後で決める

議事録の4項目のうち、いちばん後回しにされやすいのが次回日程です。「次回の日程は追って調整します」と書いた瞬間、会議後にメールやチャットで何往復もやり取りする仕事が生まれます。

おすすめは、会議の最後の5分で次回日程を決めてしまうことです。全員がそろっている場なら、その場で空き時間を確認して1回で決まります。どうしても決まらない場合も、候補日の出し方まで会議中に決めておけば、議事録の共有と同時に調整を始められます。定例の会議体ごとの日程の決め方は社内会議・全体会議・分科会の日程調整にまとめています。

スケコンで次回日程の調整を議事録と一緒に送る

会議中に次回日程が決まらなかったときは、日程調整ツールのスケコンで候補日のURLを作り、議事録の「次回日程」欄に貼って共有する方法があります。スケコンはGoogleカレンダー・Outlook（アウトルック）カレンダーの空き時間から候補を自動で作り、相手はログインせずにURLから回答できます。

社内メンバーのカレンダーが共有されていれば、回答を待たずに空き時間を見て確定することもできます。手順は「社内予定調整」の使い方を参照してください。

まとめ

• 議事録の軸は決定事項・宿題・保留事項・次回日程の4項目
• 日常の会議は決定事項型か要点型で十分。発言記録型は必要な会議だけ
• 宿題には必ず担当者と期限を入れる
• 会議中に書き始め、当日中に共有する
• 次回日程は議事録で「追って調整」にせず、会議の最後に決める

議事録は、会議を「話した場」から「決まって動き出す場」に変えるための道具です。まずは次の会議で、4項目のテンプレートを画面に出しながら進めてみてください。

あわせて読みたい

• アジェンダと議事録の型
• 社内会議・全体会議・分科会の日程調整
• 会議を効率化する方法
• 「社内予定調整」の使い方
• チャットツールでの日程調整テクニック